Głównego księgowego może zastępować pracownik jednostki

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. Może jednak zgodnie z art. 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm. (dalej ustawa) określone obowiązki w tym zakresie powierzyć pracownikom jednostki. Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (odpowiednio również głównym księgowym budżetu państwa, głównym księgowym części budżetowej oraz skarbnikiem - głównym księgowym budżetu jednostki samorządu terytorialnego) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli:

● zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

● kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych musi spełniać wymogi kwalifikacyjne określone w ustawie o finansach publicznych. Nie można tej funkcji powierzyć innej osobie nawet na czas określony, jeśli nie spełnia tych wymogów. Dlatego każdy pracownik, któremu powierzone są obowiązki głównego księgowego jednostki, powinien spełniać warunki określone w art. 54 ustawy. Zgodnie z tym przepisem głównym księgowym może być osoba, która, po pierwsze ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego. Po drugie ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych.

Po trzecie nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe. Po czwarte posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego.

Po piąte spełnia jeden z poniższych warunków:

● ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

● ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

● jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

● posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Decyzje o wyborze sposobu zastępowania głównego księgowego w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy podejmuje kierownik. Musi to być rozwiązanie, które zapewnia prawidłowe wykonywanie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości. Dlatego należy brać pod uwagę wielkość jednostki oraz liczbę osób pracujących w księgowości.

Kierownik jednostki może na czas nieobecności głównego księgowego, w trybie określonym w art. 53 ust. 2 ustawy oraz art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), powierzyć obowiązki w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości innemu pracownikowi komórki organizacyjnej księgowości. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Wówczas na czas określony podczas trwania nieobecności głównego księgowego stosuje się odrębne imienne upoważnienie.

Jak wskazano w art. 54 ustawy, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik jednostki. Dlatego nie można powierzyć tego stanowiska osobie zatrudnionej na podstawie umowy-zlecenia lub o dzieło. Dotyczy to także sytuacji zastępowania głównego księgowego. Pracownikiem w rozumieniu art. 2 k.p. jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W przypadku pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach budżetowych, zgodnie z art. 2 pkt 3 i art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.), można mieć do czynienia jedynie z umową o pracę. Umowy cywilnoprawne, takie jak np. umowa-zlecenie czy umowa o dzieło, nie mogą być podstawą zatrudnienia głównego księgowego lub osoby go zastępującej w jednostkach budżetowych, ponieważ osoby je wykonujące nie mają statusu pracownika jednostki organizacyjnej.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych jeśli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, to pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Zatrudnienie osoby na zastępstwo nie wymaga przeprowadzania naboru w trybie opisanym w art. 11 - 15 tej ustawy.

W umowie na zastępstwo trzeba zaznaczyć, że jest to umowa zawarta na czas określony pełnienia zastępstwa za głównego księgowego jednostki. Co do zasady, kończy się ona z chwilą powrotu do pracy zastępowanego głównego księgowego, można ją także rozwiązać wcześniej za trzydniowym wypowiedzeniem (art. 33¹ k.p.). W tej sytuacji stosujemy także ogólne zasady dotyczące formy powierzenia obowiązków z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości określone w art. 53 ust. 2 ustawy oraz art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

W przypadku dużych jednostek organizacyjnych, gdzie ilość pracy związana z wykonywaniem zadań z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki uzasadnia tworzenie odrębnego stanowiska, można wprowadzić stanowisko zastępcy głównego księgowego. O ile przewidziane ono zostało w przepisach wykonawczych do ustawy o pracownikach samorządowych. Wówczas zazwyczaj jednym z jego obowiązków jest pełnienie zastępstw za głównego księgowego w czasie jego nieobecności.

Kierownik jednostki powinien w formie odrębnego imiennego upoważnienia lub wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki ustalić zakres obowiązków i odpowiedzialności zastępcy głównego księgowego. Szczególnie odnośnie do prowadzenia gospodarki finansowej jednostki oraz prowadzenia rachunkowości. Powinien zrobić to na zasadach wynikających z art. 53 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Główna księgowa szkoły jest na zwolnieniu, a potem ma pozostać na urlopie macierzyńskim. Jest to jedyna osoba pracująca w dziale księgowym, nie ma więc możliwości powierzenia obowiązków komuś innemu. Ustawa o finansach publicznych wskazuje, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych musi być pracownik, dlatego nie można zawrzeć umowy-zlecenia. Została więc zatrudniona osoba na umowę na zastępstwo. Zgodnie z art. 12 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych nie wymaga przeprowadzenia naboru zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego. Zatrudniona osoba spełnia warunki określone w art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Główny księgowy przebywa na urlopie wypoczynkowym. Zastępstwo za głównego księgowego pełni jego formalny zastępca. Stanowisko to zostało określone w strukturze organizacyjnej. Kierownik jednostki niektóre obowiązki głównego księgowego powierzył na piśmie innej osobie.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).