Poradnia rachunkowa

— W którym sprawozdaniu umieścić wydatki ze środków niewygasających

— Jak klasyfikować wyposażenie nowej siedziby ZOZ

— W jaki sposób zaksięgować zmianę opon

— Czy kierownik jednostki może scedować zapisem w instrukcji odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę, na przykład na głównego księgowego?

ekspert z zakresu rachunkowości

Nie. Nie jest to możliwe. Wyłącznie kierownik odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. Kierownik jednostki na mocy zarządzenia wewnętrznego decyduje o roli głównego księgowego i podległego mu personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych. Odpowiedzialność kierownika za inwentaryzację jest doprecyzowana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury (tu bezpośrednio odpowiedzialność ponoszą członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych). Jednak jest to tylko odpowiedzialność za rzetelne przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury, natomiast kierownik odpowiedzialny jest za inwentaryzację jako całość.

Kierownik nie może skutecznie przekazać odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Jednak dokonanie podziału kompetencji poszczególnych osób zapewni sprawniejsze przeprowadzenie inwentaryzacji, sprzyja osiągnięciu pełnych i właściwych jej celów. Ułatwia także nadzór, kontrolę oraz egzekwowanie obowiązków od określonych pracowników. Kompetencje organów zajmujących się inwentaryzacją nie wynikają z reguły z żadnego konkretnego przepisu. Stanowią przykład zwyczajowego stosowania sprawdzonych zasad, które w poprzednich okresach stanowiły obowiązujące przepisy (np. zarządzenie ministra finansów z 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej).

Główny księgowy, który przyjął pisemną odpowiedzialność za obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury. Kierownik ponosi wtedy wspólną odpowiedzialność wraz z nim za prawidłowy przebieg tych czynności, ponieważ ponosi odpowiedzialność (w tym z tytułu nadzoru) za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości (a więc i za inwentaryzację).

Główny księgowy może sprawować nadzór nad przeprowadzeniem spisu z natury, rozliczeniem powstałych różnic w toku inwentaryzacji (pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). Zwykle na wniosek głównego księgowego powoływane są organy do przeprowadzenia inwentaryzacji, a zwłaszcza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, eksperci przewidziani do czynności szczególnych itp. Dopiero po zaopiniowaniu przez głównego księgowego kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza (lub nie) wnioski komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Ponadto główny księgowy może przygotowywać projekty instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzeń wewnętrznych w sprawie inwentaryzacji, jemu także zazwyczaj powierza się sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. W instrukcji inwentaryzacyjnej można przykładowo zapisać, że do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy:

wprzedstawienie kierownikowi wniosków w sprawach: powołania przewodniczącego,

wsprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,

wuzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,

wzapewnienie uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych polach spisowych,

wzapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury, tj. środków pieniężnych i kredytów bankowych oraz rozrachunków, z wyjątkiem spornych i wątpliwych, publicznoprawnych oraz z pracownikami i innymi osobami nie prowadzącymi ewidencji - drogą uzgodnienia sald,

wzapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald tj. pozostałych aktywów i pasywów - drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją,

wzapewnienie wyceny arkuszy spisowych,

wustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,

wzaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Z kolei do kierownika w zakresie inwentaryzacji należy: wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji, powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji, zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

— Czy w sprawozdaniu Rb-WSa/b za dany rok należy uwzględnić wydatki, które zostaną sfinansowane w sensie kasowym dopiero w roku następnym ze środków niewygasających?

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

W sprawozdaniu Rb-WSa/b jednostka winna zaprezentować wydatki na cele strukturalne faktycznie poniesione w danym roku sprawozdawczym. Oznacza to, że do sprawozdania z wydatków strukturalnych za dany rok należy zaliczyć wyłącznie te wydatki, na które faktycznie zostały wydatkowane środki (nastąpił wypływ środków finansowych). Jeżeli jednostka zrealizowała w okresie sprawozdawczym - np. w roku 2012 - wydatki na cele strukturalne ze środków niewygasających z roku poprzedniego (2011) - do sprawozdania za rok 2011 przyjmie wydatki w kwocie zrealizowanej w roku 2012 (w tym również ze środków niewygasających).

PRZYKŁAD

W roku n niezrealizowane wydatki zostały zaliczone do środków niewygasających, które mają być wydatkowane w roku następnym (n+1).

W sprawozdaniu Rb-WSa/b za rok n+1 jednostka winna ująć wydatki zrealizowane ze środków niewygasających z roku n łącznie z wydatkami roku n+1. Z powyższego przykładu wynika, że wydatki ze środków niewygasających (z roku poprzedniego) powiększają kwotę wydatków poniesionych w danym roku sprawozdawczym.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103).

— Zakład opieki zdrowotnej w ramach wyposażania nowej siedziby poniósł wydatki na zakup następujących rzeczy: meble, monitory, komputery, serwer, podciąganie przewodów, pralka, kuchenka, radiostacja, centrala telefoniczna, sprzęt medyczny (defibrylator, aparat do wykonywania badań EKG), firanki, dywany, krzesła. Czy należy zaliczyć je do wydatków strukturalnych?

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

Tak, ale pod warunkiem że wymienione wydatki zostały poniesione w ramach projektu polegającego na rozbudowie, przebudowie, modernizacji lub remoncie obiektów (budynków i pomieszczeń) infrastruktury ochrony zdrowia działających w publicznym systemie ochrony zdrowia wraz z zakupem niezbędnego wyposażenia celem poprawy jakości świadczonych usług (w tym przebudowa, rozbudowa, remont i wyposażenie sal i bloków operacyjnych, bloków diagnostycznych, sal zabiegowych, gabinetów, pracowni, punktów ambulatoryjnych). W obszarze XIII. Inwestycje w infrastrukturę społeczną, w kodzie 76. Infrastruktura ochrony zdrowia, ujmuje się m.in. wydatki poniesione na wyposażenie w niezbędny specjalistyczny i wysokospecjalistyczny sprzęt medyczny w celu poprawy jakości świadczonych usług, zwiększający możliwości diagnozowania i leczenia (tj. aparatura i sprzęt medyczny do diagnostyki, terapii i rehabilitacji, aparaty lub urządzenia medyczne, w tym wyroby medyczne z wyłączeniem wyrobów i produktów jednorazowego użytku) oraz pozostałe wyposażenie obiektów ochrony zdrowia.

Jeśli wymienione w pytaniu rzeczy były kupowane poza projektem, wtedy w sprawozdaniu Rb-WSa należy ująć wydatki poniesione na stworzenie systemu informatycznego, czyli:

wmonitory, komputery, serwer, podciąganie przewodów,

wna specjalistyczny sprzęt medyczny,

wna montaż radiostacji i centrali telefonicznej.

Pozostałe wydatki nie kwalifikują się jako strukturalne.

W przypadku lecznictwa uzdrowiskowego i przyrodolecznictwa (szpitale uzdrowiskowe i sanatoria uzdrowiskowe), do wydatków strukturalnych ujmowanych w obszarze XIII., w kodzie 76. ujmuje się wydatki poniesione m.in. na zakup:

wsprzętu i unowocześnienie urządzeń lecznictwa uzdrowiskowego,

wsprzętu medycznego do diagnostyki, terapii i rehabilitacji.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103).

— Chcemy dokonać wymiany opon letnich na zimowe w naszych służbowych samochodach. Jak prawidłowo dokonać ewidencji zakupu opon i usługi wymiany?

ekspert z zakresu rachunkowości

Wymianę opon dokonujecie państwo w ramach zwykłej eksploatacji samochodu, dlatego koszty związane z wymianą opon nie zwiększają wartości początkowej aut. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości samochód służbowy stanowi środek trwały, gdy jest kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki. Dokonywana przez państwa firmę wymiana opon letnich na zimowe nie powoduje ani zwiększenia ceny nabycia samochodu, ani ulepszenia amortyzowanego środka trwałego. Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Z kolei przez ulepszenie środka trwałego należy rozumieć przebudowę, rozbudowę, modernizację lub rekonstrukcję, które spowodują, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową (zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dlatego nie można zwiększyć ceny nabycia środka trwałego o wartość zakupionych opon ani potraktować takiego zakupu połączonego z wymianą jako ulepszenie środka trwałego. Nabycie opon należy ujmować na koncie 411 - Zużycie materiałów. Koszty związane z wymianą opon zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Koszty wymiany opon, jeżeli zajmuje się tym zewnętrzna firma, księguje się na koncie 429 - Pozostałe usługi obce. Ewidencja powinna wyglądać następująco:

wwartość netto zakupionych opon: strona Wn konta 411 - Zużycie materiałów, wartość netto usługi montażu: strona Wn konta 429 - Pozostałe usługi obce,

wVAT naliczony: strona Wn konto 225 - Rozliczenie VAT naliczonego,

wwartość brutto faktury: strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).