Główny księgowy musi być pracownikiem jednostki

Za całość gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki, przy czym określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej może powierzyć pracownikom jednostki (zgodnie z art. 54 z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm., dalej: ustawa). Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (odpowiednio również głównym księgowym budżetu państwa, głównym księgowym części budżetowej oraz skarbnikiem - głównym księgowym budżetu jednostki samorządu terytorialnego) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli:

● zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

● kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Nie każda więc osoba może zostać głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych. Ubiegając się o to stanowisko, trzeba spełnić określone w art. 54 ustawy warunki. Zgodnie z tym przepisem głównym księgowym może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe,

4) posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego.

5) spełnia jeden z poniższych warunków:

a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

d) posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Każdy pracownik, któremu powierzone są obowiązki głównego księgowego jednostki, powinien spełniać powyższe warunki.

W art. 54 ustawy wyraźne wskazano, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik jednostki. Wyklucza to więc powierzenie tego stanowiska osobie zatrudnionej na podstawie umowy-zlecenia bądź umowy o dzieło. Pracownikiem w rozumieniu art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W przypadku pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach budżetowych, zgodnie z art. 2 pkt 3 i art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, można mieć do czynienia jedynie z umową o pracę. Umowy cywilnoprawne, takie jak np. umowa-zlecenie czy umowa o dzieło nie mogą być podstawą zatrudnienia głównego księgowego w jednostkach budżetowych, ponieważ osoby je wykonujące nie mają statusu pracownika jednostki organizacyjnej.

Definicje poszczególnych rodzajów wykształcenia wyższego zawarte są w ustawie z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365, dalej: ustawa o szkolnictwie wyższym) i wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych. Zgodnie z uchwałą Centralnej Komisji do Spraw Stopni i Tytułów z 24 października 2005 r. w sprawie określenia dziedzin nauki i dziedzin sztuki oraz dyscyplin naukowych i artystycznych (M.P. nr 79, poz. 1120 z późn. zm.) do "nauk ekonomicznych" zalicza się takie dziedziny, jak: ekonomia, finanse, nauki o zarządzaniu, towaroznawstwo - w zakresie których kształcenie odbywa się na uczelniach ekonomicznych oraz na wydziałach ekonomicznych innych uczelni wyższych na kierunkach studiów, określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 13 czerwca 2006 r. w sprawie nazw kierunków studiów (Dz.U. nr 121, poz. 838 z późn. zm.). Należą do nich m.in. takie kierunki, jak: ekonomia, finanse i rachunkowość, towaroznawstwo, zarządzanie i marketing, zarządzanie, zarządzanie i inżynieria produkcji. W ramach tych kierunków obowiązują tzw. standardy kształcenia, które określają reguły kształcenia na poszczególnych kierunkach, przy czym standardy te określają pewne minimum programowe. Uczelnie prowadzące dany kierunek mają możliwość wprowadzania w jego ramach różnych dodatkowych specjalizacji. Na podstawie kompetencji przyznanych w art. 68 ustawy o szkolnictwie wyższym to uczelnie kształcące na kierunkach ekonomicznych same ustalają ich nazwy i zakres programowy studiów podyplomowych. Jest to forma kształcenia przeznaczona dla osób legitymujących się dyplomem ukończenia studiów wyższych, inna niż studia wyższe i studia doktoranckie, która może być prowadzona przez uczelnię w zakresie związanym z prowadzonymi przez nią kierunkami studiów wyższych (art. 2 pkt 11 i art. 8 ust. 1 i 6 ustawy o szkolnictwie wyższym).

Co najmniej 3-letnia praktyka w księgowości jest potrzebna, gdy ukończono ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe. Natomiast co najmniej 6-letnią praktyką w księgowości należy się wykazać, gdy ukończy się średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną.

Od 1 stycznia 2009 r. praktykę w księgowości zgodnie z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości można odbyć w różnych formach:

● na podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu,

● odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych,

● umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej.

Czynności, jakie należy wykonywać w tych formach, obejmują:

● prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, lub

● wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub

● sporządzanie sprawozdań finansowych, lub

● badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Obecnie doświadczenie nie jest uznawane, jeżeli księgowy pracuje na umowę cywilnoprawną (np. umowę-zlecenie) w podmiocie, który nie prowadzi usługowo ksiąg rachunkowych. Musi być natomiast zatrudniony na minimum pół etatu. Wykonując czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, można wykazać praktykę, tylko jeżeli jest ona zdobywana w jednostce usługowo prowadzącej księgi rachunkowe (np. biurze rachunkowym) z zastrzeżeniem jednak, że księgowy dostaje wynagrodzenie.

Za doświadczenie nadal uznawane jest wykonywanie określonych czynności na podstawie umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej.

Co ważne, o czym często nie pamiętają księgowi, praktykę dla celów certyfikatu księgowego można zdobyć tylko na pełnych księgach. Podatkowe ewidencje nie liczą się do takiego doświadczenia.

Problematyczna jest również odpowiedź na pytanie, czy praktyka w księgowości zaliczana jest w trakcie trwania urlopu chorobowego, urlopu wychowawczego lub macierzyńskiego. Warto więc pamiętać, że tylko okres urlopu macierzyńskiego oraz chorobowego wlicza się do okresu zatrudnienia. Oznacza to, że czas trwania urlopu wychowawczego nie jest liczony do doświadczenia w księgowości.

Głównym księgowym może zostać także osoba posiadająca świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów, czyli ur. Na temat tego warunku warto przeczytać artykuły zamieszczone w serwisie internetowym ksiegowość.gazetaprawna.pl.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).