Nie wszyscy pracownicy urzędów mogą wykonywać obowiązki w formie telepracy

Wprowadzając do kodeksu pracy przepisy dotyczące zatrudniania pracowników na odległość, ustawodawca podkreślił, że zatrudnienie pracowników w tej formie dotyczyć może jedynie osób mających kwalifikacje niezbędne do pracy, która może być wykonywana poza zakładem pracy i której wyniki mogą być przekazywane za pośrednictwem technologii informatycznych.

Jednocześnie zwrócono uwagę, że dotyczyć to może głównie stanowisk w grupie zawodów specjalistów i pracowników biurowych. Po odniesieniu tych uwag do zatrudnienia pracowników samorządowych nie pozostawia wątpliwości to, że zdecydowaną większość stanowisk występujących w strukturze urzędów stanowią pracownicy biurowi. Niemniej jednak ocena tego, czy konkretny pracownik może być zatrudniony w formie telepracy, zależeć będzie w znacznej mierze od zakresu wiążących go obowiązków.

Omawiana forma zatrudnienia będzie mogła być stosowana do pracowników wykonujących czynności analityczne, polegające na opracowywaniu sprawozdań, analiz czy raportów. Wydaje się również, że w ramach telepracy zatrudnione mogłyby być również osoby pracujące w zespołach radców prawnych. Ta forma zatrudnienia nie mogłaby natomiast być stosowana w przypadku tych osób, które niejako zmuszone są wykonywać pracę w siedzibie pracodawcy. Chodzi tu np. o osoby zajmujące się bezpośrednią obsługą interesantów.

Pracownik zatrudniony w urzędzie styka się z wieloma informacjami, co do których powinien zachować poufność. Powyższe zobowiązanie bezpośrednio wynika z art. 24 ust. 2 pkt. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.), zgodnie z którym do podstawowych obowiązków pracownika samorządowego należy dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej.

Obowiązek dochowywania tajemnicy ustawowo chronionej znalazł swoje uszczegółowienie w przepisach ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228) - dalej ustawa. Zgodnie z jej przepisami dopuszczenie do pracy na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych jest możliwe tylko po spełnieniu określonych w ustawie procedur, opisanych m.in. w art. 21 ustawy. Również system teleinformatyczny, w którym mają być przetwarzane informacje niejawne, podlega specjalnej procedurze akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego (art. 48 ustawy). Biorąc pod uwagę powyższe obostrzenia oraz surową odpowiedzialność karną grożącą funkcjonariuszowi publicznemu za ujawnienie informacji niejawnej (art. 266 par.2 k.k.), wydaje się, że zatrudnienie pracowników mających kontakt z wyżej wskazanymi danymi w formie telepracy jest znacznie ograniczone, o ile w ogóle możliwe. Z uwagi na charakter i wagę tych informacji priorytetowe znaczenie przypisać należy bowiem ich ochronie.

Za ujawnienie przez funkcjonariusza publicznego informacji niejawnej o klauzuli "zastrzeżone" lub "poufne" lub informacji, którą uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych, a której ujawnienie może narazić na szkodę prawnie chroniony interes, grozi kara pozbawienia wolności do lat 3 (art. 266 par.2 k.k.).

Z kolei za naruszenie informacji niejawnej o klauzuli "tajne" lub "ściśle tajne" grozi kara pozbawienia wolności od 3 do 5 lat.

To prawda, dlatego też nie ma obowiązku stosowania wymienionych wyżej obostrzeń do innych danych, którym nie nadano klauzuli niejawności. Ich przekazywanie pomiędzy urzędem a pracownikiem zatrudnionym w formie telepracy jest więc zasadniczo możliwe. Pamiętać jednak należy, że informacje posiadane przez urzędnika, nawet jeżeli nie mają charakteru niejawnego, powinny być odpowiednio zabezpieczone. Ich nieuprawnione ujawnienie grozić bowiem może naruszeniem chronionego prawem interesu. Stąd też na konieczność zabezpieczania danych przekazywanych telepracownikowi zwrócił uwagę sam ustawodawca w art. 6712 par. 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca zobowiązany jest określić zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Telepracownik z kolei, w myśl art. 6712 par. 2 k.p., powinien potwierdzić na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych, o których mowa w par. 1, oraz ich przestrzegać. Nie wnikając w szczegóły technicznego zagadnienia, jakim jest bezpieczeństwo danych, można w tym miejscu przykładowo wymienić następujące sposoby zabezpieczania danych:

● obowiązek stosowania kodów i wygaszaczy ekranów;

● obowiązek kodowania wysłanej korespondencji;

● zakaz korzystania z prywatnej poczty elektronicznej ze sprzętu służbowego;

● zakaz korzystania z nielegalnego oprogramowania i/lub instalowania go;

● zakaz udostępniania sprzętu i oprogramowania osobom trzecim;

● zakaz instalowania na sprzęcie pracodawcy jakiegokolwiek oprogramowania;

● obowiązek korzystania wyłącznie z serwerów wskazanych przez pracodawcę.

Zanim pracodawca zdecyduje się zatrudnić telepracowników, powinien najpierw rozważyć celowość i faktyczną możliwość wprowadzenia tej formy zatrudnienia (co w przypadku urzędu jest kwestią podstawową), spodziewane korzyści oraz posiadane możliwości techniczne. Kolejnym krokiem powinien być przegląd stanowisk, na których możliwe i celowe byłoby zastosowanie telepracy. Następnie pracodawca powinien:

● poinformować pracowników o celu i zasadach wprowadzania telepracy,

● dokonać wyboru osób - kandydatów na telepracowników - przy czym pamiętać należy, że wybór dotyczyć może wyłącznie osób zainteresowanych tą formą pracy. Wyraźnie wskazuje na to art. 677 par. 4 k.p., zgodnie z którym nie jest dopuszczalne powierzenie wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie art. 42 par. 4 k.p., tj. w drodze jednostronnego powierzenia pracownikowi pracy innej niż określona w umowie o pracę;

● podjąć decyzję co do inwestycji w sprzęt informatyczny i internet. Pracodawca z uwagi na regulację zawartą w art. 6711 k.p., powinien rozważyć, czy konieczny jest zakup nowego sprzętu, czy też lepszym rozwiązaniem byłoby przeniesienie komputerów już wykorzystywanych w urzędzie lub zawarcie z pracownikiem porozumienia dotyczącego wykorzystania przez niego własnego sprzętu informatycznego.

● stworzyć harmonogram pracy i spotkań z telepracownikami w urzędzie - ułatwi to realizację obowiązku pracodawcy w zakresie umożliwienia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy czy z prowadzonej działalności socjalnej (art. 6716 k.p.)

Przed indywidualnym uzgodnieniem pomiędzy stronami umowy o pracę, że będzie ona wykonywana w formie telepracy, co może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (art. 677 k.p.), niezbędne jest wprowadzenie ogólnych zasad dotyczących warunków stosowania telepracy.

W myśl art. 676 k.p. warunki stosowania telepracy należy określić bądź w porozumieniu, bądź w regulaminie, w zależności od tego, czy u pracodawcy działają organizacje związkowe. Zasadniczo nie ma przeszkód prawnych do tworzenia związków zawodowych i zrzeszania się np. pracowników samorządowych w związkach. Może więc mieć miejsce sytuacja, w której w danym urzędzie funkcjonować będą związki zawodowe. W takim przypadku w celu wprowadzenia telepracy niezbędne będzie zawarcie z zakładową organizacją związkową porozumienia określającego warunki stosowania telepracy. W przypadku gdy uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi nie będzie możliwe, pracodawca zobowiązany będzie zawrzeć porozumienie z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p.

Regulamin wydawany jest natomiast w dwóch sytuacjach:

● jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, wówczas pracodawca, wydając regulamin, uwzględnia ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;

● gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe. W takiej sytuacji warunki stosowania telepracy pracodawca określa w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Podkreślić należy, że niezależnie od tego, czy regulacja kwestii związanych ze stosowaniem telepracy zostanie umieszczona w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi, czy też w jednostronnie wprowadzonym przez pracodawcę regulaminie, to będzie ona miała pierwszeństwo przed techniczno-organizacyjnymi przepisami obowiązującego w urzędzie regulaminu pracy. Podstawową konsekwencją powyższego rozwiązania jest to, że odmienne uregulowanie kwestii organizacyjno-technicznych w stosunku do telepracowników nie będzie wymagało dokonywania wypowiedzeń zmieniających tym pracownikom, którzy wcześniej pracowali w systemie normalnym.

To, że warto zatrudniać osoby niepełnosprawne, nie budzi wątpliwości.

Zatrudnienie odpowiedniej liczby osób niepełnosprawnych wiąże się bowiem z gratyfikacjami dla pracodawcy, także będącego urzędem. Przede wszystkim mowa tu o miesięcznym dofinansowaniu ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) do wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej.

Zatrudnienie osób niepełnosprawnych jest środkiem do obniżenia kosztów działalności, z kolei ich niezatrudnianie koszty te zwiększa. Pracodawca musi bowiem płacić do PFRON tzw. opłatę dodatkową za każdego niepełnosprawnego brakującego do wypełnienia ustawowo wyznaczonego limitu. Naruszenie tego obowiązku w przypadku urzędów wiąże się z odpowiedzialnością uregulowaną w ustawie z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 14, poz. 114 z późn. zm.). Tymczasem możliwość zatrudnienia w formie telepracy wydaje się niezwykle korzystnym rozwiązaniem zarówno dla osoby niepełnosprawnej, jak i samego pracodawcy. Z punktu widzenia osoby niepełnosprawnej telepraca pozwala na ograniczenie uciążliwości związanych z dojazdem do pracy, umożliwia dostęp do nowości teleinformatycznych oraz specjalistycznego sprzętu wykorzystywanego podczas pracy, daje też osobie niepełnosprawnej poczucie swobody i samodzielności. Natomiast z punktu widzenia pracodawcy telepraca umożliwia ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem biura, wpływa na wzrost efektywności pracy, a także daje możliwość zatrudniania wykwalifikowanych pracowników.

Urząd zatrudniający niepełnosprawnych telepracowników unika ponadto ponoszenia kar określonych w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Powyższe korzyści dostrzegł zresztą sam ustawodawca. W myśl art. 4 ust. 5 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2010 r., nr 214, poz. 1407 z późn. zm.) przyjęto, że zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności osoby nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej w przypadku zatrudnienia w formie telepracy. Podkreślić przy tym należy, że zatrudnienie w formie telepracy osoby niepełnosprawnej nie implikuje konieczności przeprowadzenia przez Państwową Inspekcję Pracy kontroli przystosowania stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej. To kolejny argument przemawiający za stosowaniem tej formy zatrudnienia w przypadku osób niepełnosprawnych.

@RY1@i02/2011/048/i02.2011.048.209.0003.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Arkadiusz Sobczyk, radca prawny z kancelarii Sobczyk i Współpracownicy

Rozmawiała Katarzyna Bartman

Art. 67⁶, art. 67¹² par.2, art. 67¹⁶, art. 241^25a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).