Co zrobić, by dostać pracę w służbie cywilnej

Służba cywilna, stanowiąca cześć administracji publicznej, jak każdy inny pracodawca jest zainteresowana pozyskiwaniem wysoko wykwalifikowanych pracowników realizujących wyznaczane jej zadania. W przeciwieństwie jednak do zasad rekrutacji w sektorze prywatnym nabór do służby cywilnej jest ściśle określony przepisami prawa. Zostały one określone w ustawie z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).

Równy dostęp obywateli do służby

Zgodnie z art. 6 ustawy o służbie cywilnej nabór ma charakter otwarty i konkurencyjny. Przepis ten należy odnieść do art. 60 konstytucji, zawierającego zasadę równego dostępu obywateli polskich do służby publicznej. Otwartość naboru oznacza powszechność dostępu, jawność kryteriów oraz równość w ubieganiu się o zatrudnienie w służbie cywilnej. Konkurencyjność jest realizowana przez prowadzenie naboru według procedury z zastosowaniem narzędzi selekcji. Te zapewnią równe szanse wszystkim kandydatom oraz porównywalność ich wyników w celu zatrudnienia osoby, która w największym stopniu zapewni efektywną i profesjonalną realizację wykonywania zadań dla danego stanowiska oraz całej organizacji.

Szukaj ogłoszeń w BIP KPRM

Upowszechnienie informacji o wolnym stanowisku następuje przez opublikowanie ogłoszenia o naborze. Ustawa o służbie cywilnej precyzyjnie określa elementy, jakie musi zawierać takie ogłoszenie. Wśród najważniejszych z nich wymienić należy m.in.:

wnazwę i adres urzędu,

wliczbę i wymiar etatu,

wzakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy, określenie wymagań związanych ze stanowiskiem (ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe),

winformację o warunkach pracy na danym stanowisku, o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie,

wwymagane dokumenty,

wtermin i miejsce składania ofert.

Termin na składanie dokumentów od momentu publikacji ogłoszenia o wolnym stanowisku nie może być krótszy niż 10 dni. W przypadku umów na zastępstwo nie może być krótszy niż 5 dni. Wszystkie ogłoszenia o naborach publikowane się na stronach BIP KPRM, BIP danego urzędu oraz w miejscu powszechnie dostępnym w urzędzie. W praktyce jednak najwygodniejszym miejscem do wyszukiwania ofert pracy jest biuletyn kancelarii premiera, w którym dostępne są ogłoszenia z całego kraju.

Skompletuj wymagane dokumenty

Ogłoszenie o naborze zawiera wiele istotnych informacji dla osób zainteresowanych danym stanowiskiem pracy, z którymi należy się szczegółowo zapoznać w celu uniknięcia niejasności i rozczarowań. Przy kompletowaniu oraz sporządzaniu dokumentów składających się na ofertę aplikacyjną należy dochować szczególnej staranności. Powinna ona zawierać wszystkie dokumenty wymagane treścią ogłoszenia o naborze.

Nie bez znaczenia jest także sposób, w jaki są przygotowane dokumenty aplikacyjne, bowiem poza samym stwierdzeniem złożenia przez kandydata wymaganego dokumentu (np. CV oraz listu motywacyjnego) brana jest również pod uwagę staranność, z jaką zostały one sporządzone. Dotyczy to zarówno formy, jak i treści dokumentu. W związku z tym istotne jest, aby unikać błędów językowych, gramatycznych czy interpunkcyjnych. Należy również pamiętać, że informacje z CV oraz listu motywacyjnego nie mogą zastępować wymaganych dokumentów.

Uwiarygodnij swoje umiejętności

Informacje zamieszczone w CV czy liście motywacyjnym powinny przede wszystkim podkreślać zalety kandydata. Pisząc o cechach charakteru czy umiejętnościach, najlepiej podeprzeć je faktami z życia. Odnosząc się do doświadczenia zawodowego, warto skupić się na tym, czego zainteresowany nauczył się w poprzednim miejscu pracy i czy będzie potrafił wykorzystać te umiejętności na aplikowanym stanowisku.

Oferty nadesłane w odpowiedzi na interesujące nas ogłoszenie o naborze (wyłącznie takie są rozpatrywane) podlegają selekcji formalnej, która co do zasady jest pierwszym etapem naboru. Osoba ubiegająca się o pracę w służbie cywilnej zobligowana jest do złożenia wszystkich wymaganych dokumentów, które zostały określone przez organizatora naboru w treści ogłoszenia. Brak spełnienia wymogów formalnych (m.in. w zakresie terminowości złożenia oferty oraz kompletności dokumentów) powoduje, że organizator naboru odstępuje od dalszego rozpatrywania naszej aplikacji.

Przygotuj się do testu i rozmowy

Do uczestnictwa w kolejnych etapach naboru dopuszczani są kandydaci, wobec których stwierdzono spełnienie wymogów formalnych związanych z ogłoszeniem, jak również wymagań niezbędnych, możliwych do zweryfikowania na podstawie nadesłanych dokumentów (np. potwierdzających staż pracy). Postępowanie selekcyjne może mieć różny przebieg w zależności od liczby i rodzaju dobranych metod i technik selekcji, liczby osób ubiegających się o stanowisko czy też charakteru stanowiska pracy. Najpowszechniejszymi metodami selekcji w służbie cywilnej jest test wiedzy oraz rozmowa kwalifikacyjna.

Test wiedzy służy określeniu poziomu wiedzy teoretycznej u kandydatów biorących udział w procedurze selekcyjnej, a następnie skonfrontowaniu wyników z wymaganiami danego stanowiska. Zwykle posiada on określony próg zaliczalności, którego osiągnięcie pozwoli na dopuszczenie kandydata do kolejnego etapu naboru. Do tego typu testów najlepiej jest się przygotować, szczegółowo studiując treść ogłoszenia o naborze, w którym wskazany jest wymagany zakres wiedzy na stanowisku pracy (np. przez wskazanie konkretnych aktów prawnych). Warto także przejrzeć publikacje z określonego zakresu, raporty, sprawozdania, dane statystyczne czy też specjalistyczną prasę.

Zapoznaj się z miejscem, gdzie aplikujesz

Rozmowa kwalifikacyjna jest jednym z najważniejszych etapów naboru. W jej trakcie nawiązywany jest bezpośredni kontakt pomiędzy członkami komisji a kandydatem. Podczas tej rozmowy następuje także ocena cech osobowościowych osoby szukającej pracy (np. asertywność). Jest to zatem ogromna szansa dla ocenianego do przekonania komisji rekrutującej o tym, że będzie on odpowiednim pracownikiem na dane stanowisko. Na tym etapie wszystko zależy już od osób biorących udział w tej części naboru - od ich osobowości, umiejętności, od tego, jak się zaprezentują podczas rozmowy. Przed przystąpieniem do rozmowy bardzo ważne jest, aby osoby aplikujące na dane stanowisko zapoznały się z danymi na temat urzędu i jego struktury, zadań, jakie on realizuje. Istotne również jest uzyskanie informacji na temat komórki organizacyjnej, do której kandydaci aplikują i wykonywanych przez nią zadań. Warto zatem zapoznać się z informacjami zamieszczonymi na stronie internetowej urzędu.

Nie daj się zaskoczyć żadnym pytaniem

Kandydat do pracy w urzędzie często zaskakiwany jest pytaniami wymagającymi zastosowania wiedzy teoretycznej w praktyce, np. rozwiązania określonego stanu faktycznego czy zastosowania konkretnego przepisu prawa. Do takich pytań stosunkowo trudno się przygotować, ale warto poćwiczyć swoją kreatywność, umiejętność logicznego myślenia czy wyciągania wniosków. Podczas przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej, niezbędne jest również przeanalizowanie własnego CV, gdyż często w trakcie rozmów kwalifikacyjnych pojawiają się pytania odnoszące się do wykształcenia kandydata, kierunku studiów, jakie ukończył, oraz motywacji, jakimi się kierował, wybierając dany kierunek. Powszechnym pytaniem rozmów kwalifikacyjnych są kwestie związane z doświadczeniem zawodowym kandydata i motywacją do podjęcia pracy. Należy więc zwrócić uwagę na etapy swojej ścieżki zawodowej oraz zastanowić się, jakie przyczyny były powodem zmiany miejsca pracy, awansu, przeniesień czy długiego pozostawania bez zatrudnienia.

Komisję rekrutacyjną zainteresują też przyczyny odejścia z poprzedniej pracy bądź chęci jej zmiany, a także motywy, dla których kandydat chce podjąć pracę właśnie w tym urzędzie na wybranym przez siebie stanowisku. Popularnym pytaniem, które pada na rozmowach kwalifikacyjnych, jest pytanie dotyczące zalet i wad danego kandydata. Na pierwsze z nich kandydaci zazwyczaj mają przygotowaną odpowiedź, natomiast zdecydowanie mniej korzystnie wypada wypowiedź na temat własnych słabości. W związku z tym odpowiadając na to pytanie, można odnieść się do przeszłości, co pokaże osobom rekrutującym, że danym kandydat jest świadom swoich słabych stron.

Musisz odpowiedzieć, ile chcesz zarabiać

Bardzo ważnym pytaniem, które może paść pod koniec rozmowy kwalifikacyjnej, jest pytanie odnoszące się do wysokości oczekiwanych zarobków. Jest to niejednokrotnie problematyczne pytanie - kandydaci boją się podać sumę interesującego dla nich wynagrodzenia, ze względu na obawę przed odrzuceniem z tego powodu ich kandydatury.

Najwłaściwszym wyjściem z tej sytuacji jest podanie wysokości wynagrodzenia, którą można uzasadnić przede wszystkim swoimi obecnymi czy poprzednimi zarobkami.

Informacje o średnich płacach w służbie cywilnej dla poszczególnych urzędów i grup stanowisk są przedstawiane w corocznym sprawozdaniu szefa służby cywilnej zamieszczonym na stronach departamentu służby cywilnej. Dlatego warto się z nimi zapoznać, aby nie zniechęcić przyszłego pracodawcy swoimi oczekiwaniami płacowymi, jak również aby nie zaniżyć propozycji naszego wynagrodzenia.

Pytaj o możliwości rozwoju

Kandydat przystępujący do naboru powinien zainteresować się szczegółami dotyczącymi przyszłej pracy oraz innych go interesujących aspektów, a które nie padły jeszcze na rozmowie kwalifikacyjnej. W szczególności pytania te mogą dotyczyć m.in. charakteru i głównych obowiązków wykonywanych na stanowisku, warunków pracy, odpowiedzialności, programu szkoleń, świadczeń socjalnych itp. Warto również zapytać o dalszy przebieg procesu naboru oraz o to, kiedy można spodziewać się ostatecznej decyzji w sprawie. Kandydat może również samodzielne odnaleźć ostateczny wynik naboru, korzystając z wyszukiwarki ogłoszeń o naborach do służby cywilnej (zakładka wyszukiwanie wyników naboru).

Warto zatem poszukiwać pracy w służbie cywilnej, gdyż zmieniająca się administracja stale poszukuje profesjonalistów, którym jest w stanie zapewnić rozwój zawodowy, stabilne zatrudnienie oraz zdobycie unikalnego doświadczenia zawodowego.

Ważne

Przed przystąpieniem do rozmowy kwalifikacyjnej bardzo ważne jest, aby osoby aplikujące na stanowisko zapoznały się z danymi na temat urzędu i jego struktury oraz zadań, które on realizuje

Warto poszukiwać pracy w urzędach publicznych, bo zmieniająca się administracja stale poszukuje profesjonalistów

Odpadają kandydaci, którzy nie mają motywacji i gotowości do długotrwałego związania swojej kariery z administracją publiczną

@RY1@i02/2012/190/i02.2012.190.18300070f.101.jpg@RY2@

Dr Tomasz Rostkowski, ze Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, ekspert z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi

Oferta zatrudnienia na umowę o pracę u stabilnego pracodawcy już teraz jest rzadkością, a wkrótce będzie czymś jeszcze trudniejszym do znalezienia. Urzędy będą miały do wyboru bardzo wielu kandydatów spełniających podstawowe wymogi kwalifikacyjne, jak wykształcenie czy podstawowe umiejętności (obsługa komputera czy znajomość angielskiego). Będą mogły zwracać większą uwagę na inne cechy kandydatów - motywację do pracy w administracji publicznej czy gotowość do długotrwałego związania swojej kariery z instytucją. Będą też cenić przygotowanie kandydatów do pracy w konkretnej jednostce i znajomość podstawowych faktów na jej temat. Warto zatem udoskonalić techniki wstępnej selekcji kandydatów. Niestety, obecnie komisje rekrutacyjne marnują często swój czas na wywiady z kandydatami poszukującymi "jakiejkolwiek pracy biurowej". Takiej pracy w administracji rządowej nie ma. Są jedynie konkretne stanowiska, wymagające konkretnej wiedzy i konkretnych umiejętności.

@RY1@i02/2012/190/i02.2012.190.18300070f.102.jpg@RY2@

Joanna Krawczyk, naczelnik wydziału naboru oraz kadr wyższych stanowisk w służbie cywilnej w departamencie służby cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Joanna Krawczyk

naczelnik wydziału naboru oraz kadr wyższych stanowisk w służbie cywilnej w departamencie służby cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

@RY1@i02/2012/190/i02.2012.190.18300070f.103.jpg@RY2@

Cykl pod patronatem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów