Urzędnika trzeba oceniać. Warto poświęcić na to trochę czasu

Wprowadzona cztery lata temu powszechna ocena pracy dla wszystkich członków służby cywilnej okazała się niedoskonała. Z danych za ubiegły rok wynika, że ponad 56 proc. otrzymuje najwyższe noty, a tylko nieco ponad pół procent ocenianych nie zalicza tej weryfikacji. Szef służby cywilnej zdecydował się na wysłanie do konsultacji dwóch projektów rozporządzeń dotyczących pierwszej i okresowej oceny. Co się zmieni w przyszłym roku w sprawie weryfikacji pracy osób nowo zatrudnionych?

Obecnie opisy poszczególnych kryteriów pozostawiają dosyć duży margines uznaniowości dla bezpośrednich przełożonych. Aczkolwiek w mojej ocenie są dosyć dobre i w miarę spójne. Jednak po zmianach weryfikacja jakości pracy będzie bardziej zobiektywizowana. Problematyczna bywa umiejętność zastosowania przepisów przez osobę przeprowadzającą taką ocenę. W przypadku pierwszej oceny, która jest stosowana wobec nowo zatrudnionego pracownika, główna zmiana to kryteria. Ich opisy zostały opracowane od nowa, tak aby były bardziej spójne. Poza tym zawierają szczegółowe opisy zachowań na każdym poziomie.

Na czym więc będzie polegała ta spójność?

Obecnie w dwóch rozporządzeniach są stosowane różne kryteria obowiązkowe. A po zmianach będą takie same. W efekcie będzie ich mniej, bo zaledwie czternaście. Pięć kryteriów będzie używanych do pierwszej oceny. Efektem jest też wyeliminowanie przypadków zachodzenia na siebie definicji poszczególnych kryteriów.

Rozumiem, że obecne propozycje mają nie powielać sposobów oceny?

Nie mogę wykluczyć, że jakaś niespójność mogła się gdzieś pojawić. Jednak od tego są właśnie konsultacje społeczne i uzgodnienia międzyresortowe, które właśnie trwają. Czekamy więc na uwagi.

W pierwszej ocenie stosowana jest obecnie szkolna skala ocen, która ma być zmieniona. Dlaczego?

Zaproponowano tylko trzystopniową skalę ze względu na to, że pierwsza ocena ma cel przede wszystkim selekcyjny. Nota nowego pracownika ma wskazywać, czy dana osoba nadaje się na pracownika, czy też nie.

Projekt rozporządzenia, który dotyczy oceny okresowej, jest obszerny. Bardzo szczegółowo zostały rozpisane poszczególne kryteria. Jak ta zmiana wpłynie na ocenianie członków korpusu służby cywilnej?

Obecnie opisy poszczególnych kryteriów pozostawiają dosyć duży margines uznaniowości dla bezpośrednich przełożonych. Wzrost objętości załącznika wynika z tego, że w każdym kryterium opisano wszystkie pięć poziomów skali ocen. Dla pracownika jest to bardzo dobre rozwiązanie, bo będzie mógł się spodziewać lepiej sformułowanych oczekiwań oraz bardziej zobiektywizowanej oceny. Przełożonemu będzie zaś łatwiej przeprowadzić ten proces. Potwierdzają to wyniki pilotażu. Jego uczestnicy w zdecydowanej większości ocenili, że tak opisane kryteria przełożyły się na łatwiejsze przeprowadzenie procesu oceniania, przy utrzymaniu czasochłonności tego procesu na podobnym poziomie jak pod rządami obecnych rozporządzeń.

Skala ocen wciąż będzie pięciostopniowa. Zmienią się jednak oznaczenia. Najlepszy urzędnik otrzyma notę 9, a najsłabszy 1. Po co tego typu zmiana?

To jest bardziej zmiana techniczna niż systemowa. Do departamentu dochodziły głosy z urzędów, aby to zmienić. Kojarzenie oceny urzędników ze skalą szkolną jest źle postrzegane. Osoba, która spełniała poziom oczekiwań przełożonego, otrzymuje obecnie notę 3, a po zmianach będzie to 5. Wydaje się, że najlepiej byłoby, gdyby większość ocen była na poziomie środkowym, więc zgodna z oczekiwaniami. A to oznacza, że pracownik pracuje tak jak należy.

Czy obawia się pan lawiny krytyki tych rozwiązań w trakcie konsultacji?

Nad zmianami w katalogu kryteriów pracowali nie tylko pracownicy departamentu, lecz także zespół doświadczonych pracowników kadrowych z innych urzędów, często z wykształceniem psychologicznym. Prace trwały ponad pół roku, towarzyszył im pilotaż przyjętych rozwiązań w 22 urzędach. Z zebranych opinii, a było to niemal 600 ankiet, wynika, że proponowane rozwiązania zostały ocenione wysoko. Jestem zatem przekonany, że rozporządzenia zostały przygotowane w sposób profesjonalny. Mam nadzieję, że uwagi zgłoszone w trakcie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych pozwolą na dalsze ulepszenie projektowanych regulacji.

Już teraz wśród dyrektorów generalnych pojawiają się głosy, że ten nowy system wywróci ich wewnętrzne rozwiązania. Pojawiają się też argumenty, że kryteria powinny być dopasowane do poszczególnych stanowisk.

W niektórych przypadkach, w urzędach, które wdrożyły modele kompetencyjne, konieczna będzie korekta przyjętych rozwiązań. Jednak urzędów tych jest niewiele. Nie jest to zatem wystarczająca przesłanka, żeby powstrzymać się od dokonania zmian. Większość urzędów i pracowników oczekuje na nie. Podczas pilotażu ponad dwie trzecie respondentów uznało, że proponowane zmiany przełożyły się na łatwiejsze przeprowadzenie procesu oceny. Projektowane rozporządzenia są kompromisem pomiędzy konieczną prostotą a dopasowaniem do specyfiki bardzo zróżnicowanych urzędów i stanowisk pracy. Dopasowanie kryteriów do stanowisk jest możliwe ze względu na to, że przewidziano np. inne kryteria oceny pracowników zajmujących stanowiska dyrektora generalnego, pozostałych stanowisk kierowniczych i stanowisk, na których funkcji kierowniczych się nie pełni. Poza tym istnieje możliwość wyboru kryteriów dodatkowych, najlepiej pasujących do danego stanowiska. Warto zaznaczyć, że są trzy kryteria, które będą stosowane do wszystkich stanowisk: komunikacja, współpraca z innymi, organizacja pracy i orientacja na osiąganie rezultatów.

Czyli to są kluczowe kryteria?

To są podstawowe kryteria, które stanowią wspólny mianownik do oceny każdego członka korpusu służby cywilnej. A każdy członek korpusu powinien być weryfikowany m.in. pod względem współpracy z innymi. Ocena ma bowiem dwa cele. Podstawowym jest weryfikacja pracy zatrudnionej osoby, a drugim jest dawanie pracownikom sygnału, jakie zachowania i postawy są szczególnie istotne w ich pracy.

Bezpośredni przełożony będzie musiał uzasadnić pisemnie każdą ocenę cząstkową. Do tej pory robili to tylko w przypadku negatywnej lub bardzo dobrej oceny. Czy nie obawia się pan, że bezpośredni przełożeni będą narzekać?

Ocena jest przeprowadzana rzadko, bo tylko co dwa lata. Warto poświęcić jej trochę czasu, ponieważ pracownicy coraz częściej są zainteresowani uzyskaniem dokładnej informacji zwrotnej dotyczącej ich pracy. Istotną zmianą upraszczającą jest rezygnacja z obowiązku wyboru dodatkowych kryteriów oceny, co w przypadku niektórych stanowisk przełoży się na spadek pracochłonności.

Czy po zmianach będzie więcej ocen negatywnych?

Duży odsetek ocen negatywnych oznaczałby, że źle przeprowadzane są nabory do urzędów i trafiają tam pracownicy bez kompetencji.

Wciąż nie jest rozwiązany problem oceny okresowej radców prawnych. W efekcie urzędy w różny sposób dokonują weryfikacji ich pracy. Czy w tym przypadku będą jakieś zmiany?

Krajowa Rada Radców Prawnych zostanie poproszona o opinię na temat proponowanych rozwiązań, czego efektem może być wprowadzenie zmian w projektowanych rozporządzeniach.

Jeśli przepisy wejdą w życie, a w tym czasie urzędnik otrzyma negatywną ocenę, to czy będzie podlegał ocenie kolejnej za pół roku, gdy zostanie zastosowane nowe rozporządzenie? Jak to będzie interpretowane?

Tak, jeżeli rozpoczęcie cyklu nowej oceny, czyli wybór kryteriów, będzie miał miejsce po wejściu w życie rozporządzenia, to będzie nowa ocena.

Czy dużo osób odwołuje się do sądu?

Nie. Można je raczej liczyć w promilach, a nie w procentach. W ubiegłym roku na ponad 20 000 ocenianych urzędników odwołało się do sądu zaledwie 32. Po wejściu w życie nowych rozwiązań trudniej będzie zakwestionować przed sądem otrzymaną przez urzędnika ocenę, ponieważ będzie lepiej uzasadniona.

@RY1@i02/2013/234/i02.2013.234.088000500.803.jpg@RY2@

Fot. Wojtek Gorski

Wojciech Zieliński zastępca dyrektora departamentu służby cywilnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Rozmawiał Artur Radwan