Lokal dla stowarzyszenia tanio i bez przetargu

Stowarzyszenia i organizacje pożytku publicznego mogą wystąpić do swojej gminy o bezpłatny lub na preferencyjnych zasadach wynajem lokalu użytkowego. W odróżnieniu od rozwiązań przewidzianych dla podmiotów komercyjnych przekazanie pomieszczeń odbywa się w trybie bezprzetargowym.

Niezależnie od sposobu podjęcia decyzji samorząd musi zawrzeć z najemcą umowę. Wiele gmin korzysta w tej sytuacji z osobnego wzoru, przeznaczonego wyłącznie dla stowarzyszeń. W przypadku braku takiego dokumentu, w odpowiednich miejscach modyfikuje się zapisy ogólnej umowy dotyczącej najmu wszelkich lokali należących do samorządu. Takie porozumienie jest korzystne dla obu stron, ponieważ organizacje w znacznym stopniu skupiają się na pomocy mieszkańcom danej gminy. Aby jednak bezpłatne przekazanie nieruchomości było zgodne z prawem, obie strony muszą uzgodnić warunki najmu w formie pisemnej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zapisy umów (na podstawie tych, które udostępniły nam samorządy).

1. Oznaczenie podmiotów umowy najmu lokalu użytkowego i jej przedmiotu

Musi się tu znaleźć wskazanie, kto reprezentuje każdą ze stron. W tym miejscu podaje się wszelkie dane kontaktowe stowarzyszenia, któremu gmina wynajmuje pomieszczenia, a także dotyczące jego przedstawiciela.

Należy wskazać, którego lokalu dotyczy porozumienie, i wskazać na jego parametry. Jest to istotne szczególnie wtedy, gdy samorząd dysponuje znaczną liczbą nieruchomości bądź dzieli ją pomiędzy różne podmioty.

2. Stan techniczny i przeznaczenie

We wszystkich umowach zawieranych w trybie bezprzetargowym umieszcza się zastrzeżenie, że działalność prowadzona w lokalu musi odzwierciedlać niekomercyjny cel statutowy organizacji - to właśnie jest główny powód preferencyjnego traktowania stowarzyszeń. Określenie stanu technicznego lokalu jest natomiast niezbędne do rozliczeń przy rozwiązywaniu umowy.

3. Stawki czynszu i opłaty

Stawkę czynszu dla organizacji ustala się w drodze negocjacji. Jest ona zazwyczaj dużo niższa niż cena obowiązująca na rynku. Na jej wysokość ma również wpływ położenie lokalu, ponieważ w zależności od części miasta gminy ustalają różne minimalne kwoty najmu nieruchomości. Wskazanie na opłaty i sposób ich rozliczania pomaga ustalić obowiązki obydwu stron, a także w razie potrzeby ustalić termin, od jakiego powstały zaległości. W tym miejscu podawany jest zazwyczaj numer konta, na które dokonuje się wpłat.

4. Kaucja

To podstawowe zabezpieczenie gminy na wypadek niewywiązywania się organizacji z obowiązku płacenia za lokal i świadczenia związane z jego użytkowaniem. Najczęściej jest to dwukrotność wpłacanego czynszu, ale strony mogą odmiennie ustalić jej wysokość.

W razie oddania lokalu w pogorszonym stanie bądź nieuiszczenia należności w terminie wynajmujący zalicza odpowiednią część kaucji na ich poczet. Kaucja jest zwracana w momencie rozwiązania umowy.

5. Obowiązki stron

Obowiązki najemcy to m.in.:

wwywóz śmieci,

wbieżące naprawy,

wprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i wyposażenie lokalu w wymagane nimi urządzenia i zapewnienie ich konserwacji,

wprowadzenie w lokalu działalności statutowej,

wskładanie sprawozdań z działalności,

wdokonywanie płatności w terminie.

Obowiązki wynajmującego:

wnaprawy i remonty niewynikające z działania najemcy.

6. Uprawnienia stron

Przekazując lokal organizacjom pożytku publicznego, samorządy zazwyczaj, oprócz wyjątkowo atrakcyjnej stawki czynszowej, przyznają takim podmiotom dodatkowe uprawnienia. Stwarzają np. możliwość odroczenia terminu wniesienia opłat po uprzednim skierowaniu do odpowiedniego organu takiej prośby przez przedstawicielstwo stowarzyszenia. Tłumaczy się to różnymi i nieregularnymi źródłami finansowania organizacji.

W razie gdyby najemcy zamontowali dodatkowe sprzęty w wynajmowanym lokalu, gminy dają dodatkowy czas potrzebny na ich zdemontowanie i wywiezienie.

7. Kontrole

W większości umów znajdują się zapisy dotyczące możliwości skontrolowania lokalu w trakcie jego wynajmowania. Ma to uchronić gminę przed dewastacją jej nieruchomości, a także pozwolić na sprawdzenie, czy lokal jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem.

8. Zakazy

Organizacji nie wolno:

wProwadzić w lokalu działalności innej niż określona w umowie (w szczególności działalności komercyjnej);

wWynajmować lokalu innym podmiotom;

wUtrudniać przeprowadzenia kontroli w lokalu.

Złamanie zakazu najczęściej skutkuje rozwiązaniem umowy. Niektóre samorządy przewidują jednak w takich sytuacjach znaczne podniesienie czynszu.

9. Szyldy i reklamy

W sprawie szyldów sytuacja w gminach jest zróżnicowana. Niektóre nakazują zamieszczenie nad wejściem do lokalu informacji o jego przeznaczeniu z zaznaczeniem, że nieruchomość jest własnością gminy i została przekazana w trybie bezprzetargowym. Inne wymagają złożenia wniosku o możliwość zawieszenia szyldu. Jeśli zajmowałby przestrzeń nad ulicą, organizacja musi zgłosić się do zarządu dróg, a gdyby budynek był zabytkiem - do miejskiego lub wojewódzkiego konserwatora zabytków.

Reklamy są co do zasady zakazywane. Jednak niektóre samorządy pozwalają na takie dodatkowe formy promocji po uprzednim zgłoszeniu się do zarządcy budynku i tylko w razie wyrażenia przez niego zgody na konkretną formę i rozmiar ogłoszenia.

10. Kodeks cywilny i droga sądowa

W każdej umowie samorząd odsyła do kodeksu cywilnego, wskazując, że z jego przepisów należy korzystać w sprawach nieuregulowanych daną umową. Jako drogę rozwiązywania sporów między stronami wyznacza się zazwyczaj sądy powszechne właściwe dla siedziby wynajmującego.

11. Forma i możliwość wypowiedzenia

Umowy tego typu zawierane są w formie pisemnej. Każdą zmianę również należy wnosić na piśmie. Okres wypowiedzenia ustalany jest zazwyczaj na trzy miesiące. Zerwanie umowy ze skutkiem natychmiastowym może nastąpić wyłącznie w przypadku złamania podstawowych zapisów umowy, np. wynajmu lokalu osobie trzeciej.

@RY1@i02/2014/069/i02.2014.069.088000500.806.jpg@RY2@

Procedura wynajmu lokalu w trybie bezprzetargowym

Zdaniem samorządowców

@RY1@i02/2014/069/i02.2014.069.088000500.807.jpg@RY2@

Joanna Grajter rzecznik prasowy Urzędu Miasta Gdyni

Nasza umowa jest oparta na standardowej umowie cywilnoprawną. Nie wprowadzaliśmy szczegółowych zapisów, gdyż we współpracy z organizacjami najmującymi lokale taka konstrukcja okazała się wystarczająca. Oczywiście na podstawie doświadczeń płynących z zawierania umów od wielu lat pojawiła się potrzeba dodania konkretnych zapisów. Najważniejsze dotyczą m.in. nałożenia na wynajmującego obowiązku przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, wykorzystania lokalu do celów statutowych i składania corocznych sprawozdań ze swojej działalności oraz zakazu dalszego podnajmu.

@RY1@i02/2014/069/i02.2014.069.088000500.808.jpg@RY2@

Artur Cichoń rzecznik prasowy Zarządu Nieruchomości Komunalnych w Lublinie

Standardowa umowa najmu lokalu użytkowego w większości powtarza obowiązki stron wynikające z kodeksu cywilnego. Oprócz tego zawarte są w niej m.in. zasady rozliczania świadczeń (woda, energia elektryczna, c.o. itp.) czy poniesionych przez najemcę nakładów na remont, których kodeks nie precyzuje.

Umowy najmu zawarte ze stowarzyszeniami w zasadzie nie różnią się od umów najmu lokali użytkowych zawieranych z innymi podmiotami. Istotną różnicą jest wartość czynszu wpisywana do umowy najmu. Stawka czynszu jest ustalona w negocjacjach pomiędzy samorządem a stowarzyszeniem. Wartość wynegocjowanej stawki jest z reguły dużo niższa od wolnorynkowej.

@RY1@i02/2014/069/i02.2014.069.088000500.809.jpg@RY2@

Robert Rybotycki naczelnik wydziału gospodarki lokalowej w Przemyślu

Umowy zawierane przez nas zarówno z osobami fizycznymi czy też firmami zajmującymi się działalnością komercyjną, jak i organizacjami pożytku publicznego, mają taki sam wzór. Odmienne są tylko sposoby waloryzacji stawek czynszowych. Zawarcie umowy najmu bez przetargu może nastąpić w przypadku przeznaczenia lokalu:

1) przez najemcę do prowadzenia działalności charytatywnej, kulturalnej, opiekuńczej, oświatowej, wychowawczej lub sportowo-turystycznej niezwiązanej z działalnością zarobkową,

2) przez organizację pożytku publicznego do prowadzenia działalności statutowej.

Podmioty prowadzące powyższą działalność mają znacznie korzystniejsze stawki czynszowe za 1 mkw. wynajmowanej powierzchni. Odpowiedni zapis uchwały Rady Miejskiej w Przemyślu w sprawie wynajmu lokali użytkowych zastrzega jednak, że nie mogą być one niższe niż koszt utrzymania 1 mkw. wynajmowanej przestrzeni. Udostępnianie lokali organizacjom charytatywnym czy prospołecznym na preferencyjnych warunkach jest uzasadnione nie tylko ich działalnością statutową, lecz także tym, że ich aktywność w wielu przypadkach bardzo pomaga gminie w rozwiązywaniu problemów różnych grup społecznych.

@RY1@i02/2014/069/i02.2014.069.088000500.810.jpg@RY2@

Monika Mikulska dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Toruniu

Na podstawie umowy organizacja jest zobowiązana do zapłaty kaucji zabezpieczającej. Kwota kaucji stanowi dwukrotność miesięcznych opłat. W uzasadnionych przypadkach możemy odstąpić od tego zabezpieczenia. Wysokość kaucji jest naliczana w taki sam sposób dla wszystkich podmiotów wynajmujących od zakładu lokale użytkowe.

Jeżeli po upływie czasu obowiązywania umowy najmu organizacja odmówi przekazania lokalu, interesy samorządu chroni przepis upoważniający do komisyjnego otwarcia pomieszczeń i ich przejęcia. W tym przypadku byłemu najemcy nie przysługuje odszkodowanie. Ze względu na różne źródła finansowania organizacji pozarządowych często nie mają one możliwości regularnego, comiesięcznego opłacania czynszu. Rozumiemy to i na wniosek danej organizacji możemy odroczyć płatność, a gmina nie będzie pobierać od nich dodatkowych opłat.

Joanna Kowalska

 joanna.kowalska@infor.pl