Historia samorządów trafia do państwowych archiwów

Archiwizacja dokumentów przez podmioty realizujące zadania publiczne, w tym samorządy i zakłady opieki zdrowotnej, podlega przede wszystkim ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r., nr 123, poz. 698), dalej u.n.z.a.a. Zgodnie z art. 1 u.n.z.a.a. materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565, z późn. zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej m.in. o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Dokumenty podlegające tej definicji stanowią dokumentację kategorii A (patrz ramka). Do kategorii B należą natomiast dokumenty o charakterze użytkowym, praktycznym.

W art. 6 ust. 1 u.n.z.a.a. nałożono m.in. na organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. W organach j.s.t. i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, tworzy się archiwa zakładowe. Przechowywana jest w nich wytworzona dokumentacja.

Nadzór nad j.s.t.

Zgodnie z u.n.z.a.a. nadzór archiwalny nad organami jednostek samorządu terytorialnego oraz innymi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi przechowującymi dokumentację sprawują archiwa państwowe o zasięgu terytorialnym. Jak wskazuje Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, w całym kraju jest ich trzydzieści. Archiwa te podlegają naczelnemu dyrektorowi Archiwów Państwowych.

- Nadzór archiwów państwowych nad organami j.s.t. polega na przeprowadzaniu kontroli postępowania z dokumentacją, wyrażaniu zgody na brakowanie dokumentacji, udzielaniu konsultacji i porad, przeprowadzaniu ekspertyz oraz przejmowaniu do archiwów państwowych części dokumentacji, która stanowi materiały archiwalne, tj. dokumentację o wartości historycznej - mówi Ewa Perłakowska, dyrektor departamentu kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Obowiązek przekazywania dokumentacji następuje po różnym okresie jej przechowywania. Jak wynika z rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz 1375), który sprawuje nadzór nad naczelnym dyrektorem Archiwów Państwowych, w przypadku dokumentacji tradycyjnej, papierowej termin ten wynosi 25 lat. Dokumentację elektroniczną należy natomiast przechowywać 10 lat. Księgi i akta stanu cywilnego - 100 lat.

- Z perspektywy ogólnopolskiej można stwierdzić, że współpraca archiwów państwowych z samorządami układa się dobrze. Obecnie podstawowym zagadnieniem we współpracy jest prawidłowe postępowanie z dokumentacją w przypadku wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz przegląd prawidłowości nadawanej dotychczas dokumentacji kwalifikacji archiwalnej - zauważa Ewa Perłakowska.

Dwa systemy

Na podstawie u.n.z.a.a. wydano rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnwej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 i Dz.U. nr 27, poz. 140), stosowane m.in. przez organy gmin, związki międzygminne, urzędy obsługujące te organy i związki, organy powiatu i starostwa powiatowe oraz organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie. [przykład]

W rozporządzeniu wskazano dwa systemy zarządzania dokumentacją:

wsystem EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

wsystem tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

W rozporządzeniu tym wyodrębniono również

winstrukcję kancelaryjną - określono w niej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz uregulowano postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej):

- niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

- począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

wJednolity rzeczowy wykaz akt - na jego podstawie kwalifikuje i klasyfikuje się powstającą w podmiocie oraz napływającą do niego dokumentację przez oznaczanie, rejestrację i łączenie jej w akta spraw albo grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw. Konstrukcja tego wykazu opiera się na jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, system klasyfikacji dziesiętnej (podział zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, tzw. klasy główne) oraz ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

winstrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, tzw. instrukcję archiwalną - określono w niej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.

Przychodnia odda w prywatne ręce

Obowiązki archiwizacji dokumentacji medycznej wiążą się z dużymi kosztami. By je zmniejszyć, warto zastanowić się nad zleceniem tych zadań zewnętrznej firmie.

Przepisy ustawy archiwalnej stosuje się również do przechowujących dokumentację medyczną zakładów opieki zdrowotnej, ale jedynie do tych, które w 100 proc. są własnością samorządu lub państwa. Obowiązują je wtedy przepisy dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych. Natomiast wszystkie placówki medyczne, niezależnie od tego, czy są podmiotami prywatnymi, czy też stanowią własność samorządu lub państwa, muszą tak samo stosować przepisy dedykowane jednorodnym typom dokumentacji. - Do takich aktów prawnych należy m.in. ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), zgodnie z którą dowody księgowe przechowuje się co najmniej przez 5 lat, a także ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta (t.j. Dz.U. 2012 r. poz. 159), w której wyznaczono dla dokumentacji medycznej 20- lub 30-letni okres przechowywania - wskazuje Ewa Perłakowska, dyrektor departamentu kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Sposób postępowania wszystkich zakładów opieki zdrowotnej przy archiwizacji dokumentacji medycznej uregulowano przede wszystkim w ustawie o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta (Dz.U. z 2012 r., poz. 159) (dalej: u.p.p.r.p.p.) oraz w rozporządzeniu ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. nr 252, poz. 1697 z późn. zm.). W art. 29 u.p.p.r.p.p. określono rodzaj dokumentów, które szpital jest zobowiązany przechowywać, oraz czas, przez który to ma trwać. Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych powinny przechowywać dokumentację medyczną przez 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Jeżeli np. takiego wpisu dokonano w 2000 r., termin upłynie w 2021 r. Od tej zasady są jednak wyjątki. W przypadku śmierci pacjenta wskutek uszkodzenia ciała i zatrucia takie dokumenty muszą być przechowywane nawet przez 30 lat.

Jak długo

Przez 10 lat przechowuje się natomiast zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją medyczną pacjenta, a przez 5 lat - skierowania na badania oraz zlecenia lekarza. Przez 22 lata zakład opieki zdrowotnej ma natomiast przechowywać dokumentację medyczną dzieci do ukończenia drugiego roku życia. Po upływie tych okresów dokumentacja powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Dokumentację medyczną muszą przechowywać nie tylko szpitale czy przychodnie zdrowia, ale również pielęgniarki, położne i lekarze prowadzący indywidualną praktykę oraz indywidualną specjalistyczną praktykę, a także apteki.

Obowiązki archiwizacji dokumentacji medycznej wiążą się jednak z dużymi kosztami. Liczba dokumentów, a także czas ich przechowywania sprawia, że wiele zakładów opieki zdrowotnej posiada własne archiwum, w którym znajduje się dokumentacja medyczna.

- Przestrzegamy ściśle przepisów. Jako szpital posiadamy własne, niedawno zmodernizowane archiwum, które przechowuje dokumentację medyczną. Odpowiada za nie nasz dział statystyki - mówi Cezary Sołowij, rzecznik prasowy Szpitala Wojewódzkiego w Koszalinie. - Za archiwizację dokumentacji medycznej odpowiadają pracownicy szpitala. Każdy oddział składa historie chorób pacjentów według lat i numerów przyjęć. Dokumenty te przechowujemy w segregatorach po 50 sztuk - wskazują pracownicy Szpitala Wojewódzkiego im. dra Ludwika Rydygiera w Suwałkach.

Nie tylko tradycyjnie

Nie każdy z zakładów opieki zdrowotnej, ze względu na ograniczoną powierzchnię czy brak środków finansowych na zatrudnianie archiwistów, może pozwolić sobie na przechowywanie dokumentacji medycznej w swojej placówce. Po nowelizacji przepisów nie jest to jednak konieczne. Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania placówki medyczne mogą powierzać archiwizację dokumentacji medycznej zewnętrznym podmiotom. W rozporządzeniu zniesiono bowiem zakaz outsourcingu obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej. Zgodę na przechowywanie dokumentacji medycznej poza podmiotami udzielającymi świadczeń zdrowotnych zawarto również w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 18 maja 2011 r. w sprawie rodzaju i zakresu oraz sposobu przetwarzania dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej utworzonych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz.U. z 2011 r. nr 125, poz. 712). Wprowadzone rozwiązania są tańsze niż tradycyjne formy archiwizowania dokumentów, a także umożliwiają pozyskanie dodatkowej przestrzeni, która może być przeznaczona dla pacjentów czy pracowników placówki.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania dokumentację medyczną prowadzi się w postaci elektronicznej lub papierowej. Należy do niej dokumentacja indywidualna, odnosząca się do poszczególnych pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych, oraz dokumentacja zbiorcza, odnosząca się do ogółu pacjentów lub określonych grup pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych. Wyróżnia się również dokumentację wewnętrzną, przeznaczoną na potrzeby zakładu, oraz wewnętrzną, skierowaną do pacjenta. Zakłady opieki zdrowotnej mogą przechowywać w archiwach zewnętrznych wszystkie rodzaje dokumentów poza dokumentacją kategorii A. Przede wszystkim może to być cała dokumentacja medyczna i karty pacjenta wraz z badaniami, zdjęcia rentgenowskie, czyli dokumenty kategorii B.

Dostęp przez internet

W związku z wprowadzeniem nowych regulacji, wiele firm archiwizujących dokumentację oferuje zakładom opieki zdrowotnej nie tylko możliwość przechowywania papierowej dokumentacji, ale również archiwizowania dokumentacji medycznej w postaci elektronicznego archiwum. Warto zastanowić się nad taką opcją, tym bardziej że od 1 sierpnia 2014 r. zostanie wprowadzony obowiązek prowadzenia całej dokumentacji medycznej w formie elektronicznej. Wynika on z ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz.U. nr 113, poz. 657 z późn. zm.), która znowelizowała art. 24 ustawy o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta. Do tego przepisu dodano ust. 1a, który brzmi: "Dokumentację medyczną prowadzi się w postaci elektronicznej". Nowelizacja regulacji ma związek z wprowadzanym w zakładach opieki zdrowotnej Systemem Informacji Medycznej - systemem teleinformatycznym, służącym przetwarzaniu danych dotyczących udzielonych, udzielanych i planowanych świadczeń opieki zdrowotnej udostępnianych przez systemy teleinformatyczne usługodawców (art. 10 ust. 1). Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej zostały opisane w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Dokumenty trafiające do elektronicznego archiwum prowadzonego przez podmiot zewnętrzny są digitalizowane oraz zapisywane w wydzielonym systemie komputerowym w postaci plików elektronicznych. Takie rozwiązanie ma dla korzystających z archiwum wiele zalet. Zapewnia bowiem dostęp do zasobów archiwum za pośrednictwem internetu w dowolnym momencie, po zalogowaniu się do systemu. Użytkownicy mogą nie tylko przeglądać i czytać dokumenty, ale również edytować je, drukować czy przesyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Elektroniczne archiwa wyposażone są również w specjalne wyszukiwarki - dokument można odnaleźć, wpisując np. datę jego utworzenia czy słowa kluczowe. Dostęp do tych materiałów w tak krótkim czasie jest ważny przede wszystkim przy obsłudze pacjentów. By korzystać z takiego archiwum, zwykle nie trzeba posiadać specjalnego sprzętu czy oprogramowania.

PRZYKŁAD

Lublin porządkuje

W Urzędzie Miasta Lublina zakres postępowania z dokumentacją, w tym także sposób jej archiwizacji, określają przepisy zawarte w instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz instrukcji archiwalnej stanowiące załączniki do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 i Dz.U. nr 27, poz. 140). - zgodnie z instrukcją archiwalną każdy pracownik Urzędu Miasta zobowiązany jest do porządkowania zakończonych spraw, które wcześniej prowadził. Dokumenty te przez 2 lata znajdują się w macierzystym wydziale, a następnie przekazywane są do archiwum zakładowego. Tam nadaje się im kategorie archiwalne, wskazujące na okres, w jakim powinny być przechowywane w archiwum - mówi rzecznik prasowy prezydenta Lublina Beata Krzyżanowska. Dodaje, że w przypadku dokumentów kategorii A, które mają pozostać zachowane w całości, UM przez 25 lat przechowuje je w archiwum zakładowym, a po tym okresie trafiają do Archiwum Państwowego. Dokumenty, w przypadku których w instrukcji archiwalnej wskazano na konieczność przechowywania określoną liczbą lat, po wskazanym okresie decyzją Archiwum Państwowego są niszczone.

Jakie kategorie

Rodzaje kategorii archiwalnych (zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, (Dz.U. nr 167, poz 1375):

1. Materiały archiwalne kategorii "A" - do kategorii tej należy całość dokumentacji, która ma jakiejkolwiek znaczenie historyczne. Dokumenty te nie mogą być niszczone. Można tu wskazać m.in. dokumentację dotyczącą własnej jednostki organizacyjnej, załatwiania skarg i wniosków czy bezpieczeństwa i higieny pracy;

2. Materiały niearchiwalne kategorii "B" - dokumenty, nieposiadające wartości historycznej, które po upływie pewnego okresu są niszczone. Dzieli się ją na następujące podgrupy:

- symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy siłę w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; np. B10 - zewnętrzna indywidualna dokumentacja medyczna pacjentów (skierowania na badania, zlecenia lekarza);

- symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

- symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie, którą przeprowadza archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji.

Trzeba zabezpieczyć dane osobowe

Archiwizujący dokumentację muszą pamiętać o przestrzeganiu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.), którą stosuje się do przetwarzania danych osobowych w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewidencyjnych oraz w systemach informatycznych. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jak wskazuje Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych do danych tych należy nie tylko imię i nazwisko, ale również numer PESEL, informacje o stanie zdrowia, kodzie genetycznym czy nałogach. Zgodnie z art. 27 ust. 2 pkt 7 ustawy przetwarzanie takich danych jest możliwe w celu ochrony stanu zdrowia, świadczenia usług medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniące się zawodowo leczeniem lub świadczeniem innych usług medycznych, zarządzania udzielaniem usług medycznych oraz, gdy są stworzone pełne gwarancje ochrony danych osobowych. Jak wskazano w art. 32 ustawy, każdemu przysługuje prawo do kontroli przetwarzanych danych, które go dotyczą, zawartych w zbiorach danych, w tym między innymi do informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania oraz źródle, z którego pochodzą, a także do żądania uzupełnienia, uaktualnienia i sprostowania danych osobowych. Dane te powinny być zabezpieczone przez administratora przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jak wskazuje GIODO, ustawa nie obejmuje ochroną danych osób zmarłych.

Elżbieta Pawluk vel Kiryczuk

elzbieta.pawluk@infor.pl