Instytucje publiczne mogą lepiej zorganizować procesy logistyczne i zaoszczędzić czas pracowników

Badania rzeczywistej wartości inwestycji w rozwiązania informatyczne stają się standardem w przedsiębiorstwach.

- W przypadku instytucji sektora publicznego analiza taka nie może ograniczać się do wyliczeń finansowych. Z punktu widzenia obywateli równie ważne, jeżeli nie ważniejsze, są trudno mierzalne korzyści społeczne, które powinny zostać w tym wyliczeniu bezwzględnie zawarte - mówi Leszek Barłomiejczyk, ekspert SAP Polska ds. sektora publicznego.

Tendencja taka widoczna jest już w wielu organizacjach publicznych z całego świata. Przykładem jednostki, która osiągnęła zwrot z inwestycji w IT w aspekcie szerszym niż tylko finansowy, jest Policja Brandenburska w Niemczech. Formacja ta jest odpowiedzialna za odpowiednie wyposażenie 25 oddziałów policji, które zatrudniają 6 tysięcy pracowników. W 2000 roku przeprowadzono tam audyt wydajności procesów logistycznych. Wyniki badania wskazały, że wolumen składowanych zapasów był zbyt wysoki, a procesy zakupowe zajmowały zbyt dużo czasu i były niewydajne. Skutek był taki, że zadania logistyczne pochłaniały zbyt dużo czasu pracowników, którzy powinni pracować w terenie.

Efektem audytu była decyzja o przeorganizowaniu większości procesów logistycznych i wykorzystaniu systemu informatycznego SAP SRM (Supplier Relationship Management - zarządzanie relacjami z dostawcami). Analiza ROI dokonana po zakończeniu projektu przez analityków firmy Gartner wykazała, że każdy z 6 tysięcy pracowników formacji oszczędza teraz rocznie 8 godzin dzięki usprawnionym procedurom zamówień i obsługi przetargów w systemie SRM. Oznacza to roczne oszczędności na poziomie 970 tys. euro, co w połączeniu z oszczędnościami wynikającymi z redukcji zbędnych zapasów o 47 proc. daje zysk na poziomie ponad 4 mln euro.

Te oszczędności to jednak niejedyne korzyści wynikające z projektu. Uproszczenie procedur zakupowych i przetargowych umożliwiło przeniesienie 11 osób, poprzednio zaangażowanych w procesy administracyjne, do aktywnej służby policyjnej.

Coraz częściej urzędnicy państwowi szukają sposobów, by dokonywać analiz ROI także z uwzględnieniem korzyści społecznych. Niektórzy przeprowadzają analizy spodziewanych korzyści jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji o dokonaniu inwestycji. Wszystkie te działania mają na celu zwiększenie przejrzystości działań inwestycyjnych w oczach obywateli. Trend ten jest już w wielu krajach bardzo wyraźny i wiele wskazuje na to, że obliczanie spodziewanych i osiągniętych korzyści z inwestycji IT stanie się normą także w instytucjach administracji państwowej w Polsce.

DT