W urzędach będą wdrożone nowoczesne procedury

Od 1 stycznia 2011 r. wchodzą w życie ostatnie, nieobowiązujące jeszcze przepisy ustawy z 12 lutego 2010 r. zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw.

Gros przepisów tej nowelizacji, w tym mających bezpośrednie przełożenie na sprawy komunikacji na linii obywatel - urząd, obowiązuje już od połowy czerwca 2010 r.

Przepisy wchodzące w życie dotyczą natomiast regulacji zasad wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Jakkolwiek nie mają one konkretnego wpływu na uprawnienia obywateli w kontaktach z urzędami, trudno nie przecenić doniosłości tych przepisów jako norm, które dostosowują zasady wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentacji w urzędach do standardów wyznaczonych ustawą informatyzacyjną.

Zabezpieczają one bowiem wdrożenie w organach administracji publicznej nowoczesnych wewnętrznych procedur organizacyjnych w miejsce procedur obecnie już zdezaktualizowanych.

Dla przykładu, dotychczas obowiązująca instrukcja kancelaryjna dla organów gminy i związków międzygminnych datowana jest na dzień 22 grudnia 1999 r. Jest to więc dokument przeszło dziesięcioletni, a jedyna nowelizacja, której omawiana instrukcja doczekała się w okresie swego obowiązywania, dotyczyła dostosowania jej zapisów do wymogów ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta.

Zatem do dnia dzisiejszego, mimo iż obowiązują już ustawowe regulacje dotyczące nowoczesnych rozwiązań i są one sukcesywnie wdrażane (platforma ePUAP, system e-Deklaracje), personel organów administracyjnych stosuje procedury tworzone w czasach, gdy podstawową formą dostępu do internetu był kontakt za pomocą modemu telefonicznego (właśnie rozpoczynała się pilotażowa sprzedaż usługi SDI - zapewniającej stałe łącze z internetem bez blokowania linii telefonicznej), a ustawa o podpisie elektronicznym (z 18 września 2001 r.) była dopiero w fazie projektu.

Zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych mają walor norm bezwzględnie wiążących organy administracyjne, co oznacza, że urzędnicy formalnie nie mogą zaprzestać ich stosowania, nawet jeśli regulacje te nie przystają już do realiów. Stan taki zawsze powodować będzie przynajmniej potencjalne trudności w funkcjonowaniu urzędów. Ścisłe stosowanie takich zdezaktualizowanych procedur przez urzędników może w skrajnych przypadkach poważnie utrudnić komunikację obywatela z urzędem - i odwrotnie.

Natomiast odejście od ich stosowania (w interesie obywateli) na rzecz praktyk wypracowanych przez dany urząd we własnym zakresie, z prawnego punktu widzenia jest działaniem niemającym oparcia w przepisach, o ile nie sprzecznym z tymi przepisami. Pośrednio może to też negatywnie wpływać na standard obsługi interesantów w urzędzie.

@RY1@i02/2010/252/i02.2010.252.055.006c.001.jpg@RY2@

Tomasz Grzegorzewski, radca prawny, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, Oddział w Gdańsku

Not. Agnieszka Bobowska

Ustawa z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 30, poz. 230).

1 stycznia 2011 r.