Podlasie siłą napędową dla e-administracji

Jak to się stało, że jeden podmiot - Podlaski Urząd Wojewódzki - napędza rozwój systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w całym kraju?

W stworzonym przez nas systemie pracuje już ok. 15 tys. urzędników administracji rządowej na terenie całego kraju, drugie tyle przygotowuje się do wdrożenia jednolitego systemu. Nasz EZD wyróżnia się na tle komercyjnych produktów tym, że stworzony został przez urzędników dla urzędników, a więc jego twórcami są osoby, które doskonale rozumiały potrzeby przyszłych użytkowników. Nie stać nas było na przygotowanie niewygodnego systemu, bo wiedzieliśmy, że i my będziemy z niego korzystać.

Państwa produkt rzeczywiście musi być atrakcyjny, skoro od dwóch lat w kolejce po niego ustawiają się kolejne urzędy. Jak rozwiązaliście tę kwestię organizacyjnie?

Powstała pewna struktura, którą można porównać do drzewka. To znaczy my, jako pomysłodawcy całej akcji, dbamy przede wszystkim o to, by dostarczyć nasze pomysły i stworzony system EZD wojewodom, naszym partnerom. Z kolei oni dzięki wyszkolonym przez nas ich pracownikom przekazują go i koordynują wdrażanie EZD w podległych sobie urzędach rządowej administracji zespolonej w terenie. To łatwiejsze niż gdyby każdy urząd musiał się do nas zgłaszać oddzielnie. My jesteśmy starterem, który uruchomił pewne procesy, ale bez pomocy partnerów nie udałoby się ich przeprowadzać tak sprawnie. Stworzyliśmy system oraz dedykowaną mu stronę internetową ezd.gov.pl z przydatnymi informacjami, a także portalem do obsługi zgłoszeń.

Te mechanizmy działają i w drugą stronę. Gdy jakiś podmiot z administracji zespolonej ma problem z wdrożonym u siebie EZD, to najpierw powinien zgłosić się do właściwego urzędu wojewódzkiego, a dopiero jeśli tam nie uzyska właściwej pomocy, wtedy sprawa trafia do nas. Dzięki takiej konstrukcji podlaski EZD jest stale ulepszany, a wpływ na jego rozwój mają wszyscy partnerzy wojewody podlaskiego. Należy wyraźnie podkreślić, iż naszymi partnerami są nie tylko wojewodowie i terenowa administracja rządowa. Współpracę z wojewodą podlaskim podjęło już kilka centralnych urzędów administracji rządowej, m.in. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (EZD uruchomiono do celów testowych). Do wdrożenia przygotowują się Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich czy Ministerstwo Edukacji Narodowej, a kolejne urzędy interesują się podjęciem współpracy i wykorzystaniem jednolitego systemu EZD do codziennej pracy. Całe przedsięwzięcie prowadzone jest bez generowania dodatkowych kosztów (system jest przekazywany, wdrażany i rozwijany przez PUW bezpłatnie), w oparciu o praktyczne zastosowanie zasady tzw. reużywalności, nie tylko w obszarze samego produktu, ale także bazy wiedzy, dobrych praktyk i wymiany doświadczeń.

W jaki sposób?

Przekazujemy system poszczególnym urzędom administracji rządowej nieodpłatnie, ale oni czują się niejako odpowiedzialni za jego rozwój. Co to oznacza w praktyce? Prezentują swoje pomysły rozwoju systemu, które są implementowane. Na przykład Główny Urząd Geodezji i Kartografii zaproponował, że przygotuje moduł mapowy, dzięki czemu urzędnik uniknie konieczności logowania się do Geoportalu, bo dostanie mapę bezpośrednio w EZD. Każdy z naszych partnerów wnosi wartość dodaną. Stworzyliśmy fundament, który jest podstawą, ale bez pomysłów partnerów, EZD nie mógłby rozwijać się na nowych płaszczyznach. Cieszą nas kolejne współpracujące z nami urzędy.

Każdy z pomysłów wykorzystujecie?

Jesteśmy otwarci na każdą ideę, ale w ich wdrażaniu musimy pozostać ostrożni. Skupiamy się na pomysłach, które są kluczowe w rozwoju całego systemu. Pamiętajmy, że nad rozwojem EZD pracujemy tylko w kilka osób w ramach Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, a nie jakiejś odrębnej jednostki, dlatego nasz czas i moce przerobowe są ograniczone. System staramy się aktualizować co dwa, trzy miesiące. Co ważne wszystkie modyfikacje muszą się mieścić w ramach prawnych wyznaczonych przez instrukcję kancelaryjną stanowiącą załącznik do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) a także przez inne przepisy.

Jakie zobowiązania mają poszczególne urzędy, beneficjenci programu wdrażania EZD?

Podpisujemy z nimi dwa porozumienia. Pierwsze - wdrożeniowe, na mocy którego bezpłatnie przekazujemy system i zobowiązujemy się do pomocy w jego późniejszym utrzymaniu, ale z drugiej strony w tym dokumencie określamy, kiedy system EZD ma zacząć funkcjonować w danej jednostce jako podstawowy. Chcemy, by elektronicznym zarządzaniem dokumentacją byli objęci wszyscy urzędnicy, a nie tylko wybrane wydziały.

Kiedy to już nastąpi - podpisujemy drugie, tym razem bezterminowe, porozumienie - utrzymaniowe. Nasi partnerzy zobowiązują się do utrzymania infrastruktury, bez której przecież EZD nie może funkcjonować: komputerów, skanerów, dostępu do sieci. Natomiast my deklarujemy dostarczanie instrumentów rozwijających wdrożony system poprzez zgodne z przepisami aktualizacje.

Jakie jest nastawienie naszej administracji do EZD?

Na pewno jest sporo niepewności w podejściu do nowych technologii. Niemal w każdym urzędzie, w którym wdrażaliśmy system, przeżywaliśmy swoiste deja vu: na początku pracownicy nie są przychylni, mają obawy, czy sobie poradzą, ale wraz z upływem czasu się to zmienia, bo dostrzegają atuty w nowoczesnym zarządzaniu dokumentacją, przede wszystkim szybkość i wygodę całego procesu.

Da się zaobserwować problem ze sprawnym wdrażaniem EZD w jednostkach samorządu terytorialnego. Czy jest szansa, by rozszerzyć państwa działalność?

To skomplikowane zagadnienie. Wdrożenie systemu samo w sobie nie jest procesem łatwym. Wymaga przygotowań i determinacji woli kierownictwa podmiotu. Należy zauważyć, że od strony czysto technicznej nasz system pasowałby do administracji samorządowej. Co prawda wypełnia ona inne zadania niż my, ale przecież cały aparat urzędniczy działa na podstawie tych samych przepisów. Wymagania dla systemu EZD w samorządach są zbieżne z kryteriami, jakie musi spełniać ten system w administracji rządowej, bo przecież bazujemy na jednej instrukcji kancelaryjnej. Zresztą takie testowe wdrożenie przeprowadziliśmy w Urzędzie Miasta Łomży, gdzie zweryfikowaliśmy elastyczność naszego systemu. Jesteśmy również w stanie przeszkolić urzędników w zakresie korzystania z EZD. Nie ma przeciwwskazań, żebyśmy dzielili się wiedzą we wspominanym zakresie z samorządowcami.

Gdzie więc znajduje się bariera?

W przepisach i w skali. Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją to nie tylko implementacja systemu teleinformatycznego, ale także zmiana kultury pracy, wprowadzenie nowych, elektronicznych procedur umożliwiających skuteczne i ergonomiczne wdrożenie sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw. Nie wyobrażam sobie wdrożenia systemu na tak dużą skalę bez podejścia systemowego. Stworzony przez nas EZD nie jest własnością wojewody ani też pracowników PUW, ale Skarbu Państwa. To wiąże się z koniecznością wykazania inicjatywy przez samorząd, ale i wieloma formalnościami. Gdyby ten problem rozwiązać systemowo, my wykazujemy pełną gotowość i chęć do pomocy.

@RY1@i02/2013/051/i02.2013.051.08800040a.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Mariusz Madejczyk, dyrektor Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku (PUW)

Rozmawiał Piotr Pieńkosz