SONDA. Urzędy o załatwianiu spraw drogą elektroniczną i dostosowaniu się do wymagań eIDAS

● Wydział Promocji Bytomia i Kontaktów z Mediami, Urząd Miejski w Bytomiu

Według danych za 9 miesięcy br. poczta przychodząca drogą elektroniczną (ePUAP) stanowi niespełna 1 proc. korespondencji wpływającej do urzędu. Korzystanie ze skrzynki elektronicznej uzależnione jest też od specyfiki pracy wydziału czy referatu. Są komórki, w których odsetek odpowiedzi na zapytania e-mailem od klientów wynosi 55 proc. Na przykład w wydziale strategii i funduszy europejskich taka poczta przyszła 2093 razy, z tego 1111 przypadków to maile, 55 spraw załatwiono za pomocą e- puapu . Z kolei w wydziale informatyki odsetek spraw załatwianych mailami wynosi 70 proc. Jeśli zaś chodzi o wydawanie decyzji administracyjnych drogą elektroniczną, największy odsetek występuje w urzędzie stanu cywilnego - 1/3 wydanych decyzji, oraz w wydziale transportu lokalnego (głownie decyzje dotyczące uprawnień przewozowych). W związku z obowiązkiem dokonywania zajęć rachunków bankowych w formie elektronicznej za pośrednictwem oprogramowania OGNIVO oraz obowiązkiem komunikowania się organów egzekucyjnych, spodziewamy się, (gdy tylko urząd podpisze stosowną umowę i dostosuje do wymogów sprzętowych i informatycznych) znacznego wzrost korespondencji elektronicznej.

● Agnieszki Kłąb zastępca rzecznika prasowego Urzędu m.st. Warszawy

Urząd m.st. Warszawy jest w trakcie realizacji projektu budowy portalu samoobsługowego e-usług miasta dla swoich mieszkańców. System do uwierzytelniania petenta będzie otwarty na wszystkie dostępne sposoby autoryzacji, w tym: profil zaufany ePUAP, eIDAS, kartę miejską, konta społecznościowe. Cały projekt oszacowany został na 12 mln zł i dostał finansowanie z UE w kwocie 8 mln zł. Zakładamy, że sprawy dotyczące podatków, e-faktur, płatności za usługi, w tym dostęp do zasobów i usług miasta ( biblioteki, baseny) spowodują znaczący przyrost spraw załatwionych bezpośrednio na portalu na wzór konta bankowego. Do realizacji obsługi eIDAS potrzebne jest rządowe wsparcie oraz wytyczne i metody integracji systemów samorządu do systemów centralnych państwa, bez względu na właściciela usługi.

● Mariola Gajewska dyrektor wydziału organizacyjnego w UM Płocka

Systemy teleinformatyczne urzędu, posiadające mechanizmy wymiany danych z otoczeniem, nie wymagają żadnych prac modernizacyjnych. Na etapie projektowania przyjęto takie założenia funkcjonalne, które sprowadzają dostosowanie do wymagań eIDAS do rutynowej czynności aktualizacji aplikacji, weryfikującej podpis elektroniczny. Czynność ta należy do bieżącej obsługi technicznej i nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów ani obciążenia organizacyjnego, walidacja podpisu zgodnie z wymaganiami eIDAS jest dostępna od początku obowiązywania rozporządzenia, niezależnie od postępu prac legislacyjnych w zakresie dostosowania prawa krajowego. Odsetek korespondencji elektronicznej w odniesieniu do ogółu korespondencji prowadzonej przez urząd wynosi 3 proc.

● Kamila Szal rzecznik prasowy, UM Mysłowice

Korespondencja elektroniczna stanowi 2,85 proc. Do dziś wydaliśmy i dostarczyliśmy elektronicznie dwie decyzje. Z pewnością w jakimś stopniu nowe przepisy będą obligować instytucje do tej drogi komunikacji. Czy lawinowo wzrośnie odsetek osób korzystających z tego rodzaju komunikacji? Pewnie nie, bo jednak istnieje pewien opór przed elektronicznym załatwianiem spraw. Ale jesteśmy przygotowani, posiadamy procedury i kilku przeszkolonych pracowników (ponad 13 proc. wszystkich urzędników). Mamy też własną kadrę informatykówi jesteśmy zabezpieczeni umowami serwisowymi w przypadku awarii systemów zewnętrznych.

● Piotr Pieleszek centrum prasowe Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego

Dostosowanie do nowych standardów nie powinno się wiązać z zatrudnianiem nowych osób lub firm. Urząd nie zbiera i nie ma danych o kosztach dostosowania, liczbie spraw, które będą wpływały elektronicznie, oraz środkach zabezpieczonych przez samorządy i ich oczekiwaniach. U nas korespondencja elektroniczna stanowi ok. 20 proc. korespondencji wpływającej i 58 proc. korespondencji wychodzącej. Możemy, lecz nie wydajemy i nie doręczamy decyzji administracyjnych drogą elektroniczną. Nie było dotąd na to zapotrzebowania.

● Zespół Prasowy wojewody mazowieckiego

Nowe przepisy mają wpływ na rozwój systemu e-administracji, w pewnym stopniu powinny przełożyć się na zwiększenie zainteresowania komunikacją elektroniczną. Jednak bez rozwoju pozostałych elementów systemu e-administracji wpływ ten nie będzie duży. Mazowiecki Urząd Wojewódzki korzysta z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Umożliwia on prowadzenie spraw i korespondencji w formie elektronicznej. W związku z tym nie jest konieczne prowadzenie dodatkowych szkoleń związanych z wejściem w życie nowych przepisów. U nas decyzje administracyjne nie są wydawane i doręczane w formie elektronicznej.

● Krzysztof Marcinkiewicz rzecznik prasowy wojewody małopolskiego

Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie podjął w 2011 r. decyzję o wdrożeniu w MUW nowoczesnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. System umożliwia sprawne i szybkie wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentacji elektronicznej. Jest on głównym narzędziem do optymalizacji procedur wewnętrznych w administracji państwowej RP przez zmniejszanie stopnia sformalizowania procesów wewnętrznych, pod kątem ich automatyzacji, uproszczenia (np. integracja systemu EZD PUW z platformą ePUAP umożliwia automatyzację całego procesu rejestracji i uzupełnienia danych przesyłek wpływających).

● Anna Kulbicka-Tondel rzecznik prasowy prezydenta Torunia

W 2016 r. otrzymaliśmy 630 przesyłek elektronicznych przekazanych przez platformę ePUAP. Nie ignorujemy przesyłek tylko z tego powodu, że są elektroniczne. Jeśli posiada ona prawidłowy podpis kwalifikowany lub podpis zaufany, to nie ma podstaw do tego, aby ją zignorować. Rozporządzenie eIDAS dopuszcza możliwość korzystania z podpisów wydanych w innych państwach po spełnieniu określonych, wspólnych dla EU kryteriów. Nie spodziewamy się znacznego wzrostu korespondencji, jednak faktycznie takie podejście ułatwi dostęp do administracji osobom przebywającym za granicą.

● Kamila Busłowska biuro komunikacji społecznej, Urząd Miejski w Białymstoku

Na skrzynkę podawczą od 1 stycznia do 30 września br. wpłynęło 3462 pism z ePUAP oraz 748 z Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia. Z kolei w tradycyjnej wersji papierowej to 82 300 pism. Wydajemy i dostarczamy decyzje administracyjne w drodze elektronicznej, jeśli wnioskujący wskaże taki sposób odbioru (przede wszystkim dotyczy to decyzji z zakresu podatków, opłat i zobowiązań pieniężnych). Na obecnym etapie obowiązywania rozporządzenia eIDAS trudno jest jednoznacznie stwierdzić, czy regulacje w nim zawarte przełożą się na wzrost popularności drogi elektronicznej wśród klientów korzystających z usług urzędów gminy. Wynikający z ww. przepisów "zakaz ignorowania korespondencji elektronicznej wyłączenie z tej przyczyny, że ma ona postać elektroniczną" obecnie, jak i przed wejściem w życie rozporządzenia eIDAS, przestrzegany jest przez urzędy na podstawie rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Wzmocnienie komunikacji elektronicznej przewidziane w rozporządzeniu eIDAS powinno przyczynić się do usprawnienia procedur administracyjnych, spełniając oczekiwania klientów, aby sprawę załatwić "od początku do końca" drogą elektroniczną. W związku ze zwiększająca się ciągle korespondencją elektroniczną rośnie liczba uprawnionych pracowników do platformy ePUAP, którzy obsługują określone rodzaje spraw.

● Anna Eisler biuro prasowe wojewody dolnośląskiego

Odsetek korespondencji elektronicznej stanowi u nas ok. 5-10 proc. całości korespondencji wpływającej i 15-20 proc. korespondencji wychodzącej. Są takie rodzaje spraw, dla których niemal cała korespondencja przesyłana jest drogą elektroniczną (np. sprawozdania finansowe w jednym z wydziałów), są też takie, dla których korespondencja elektroniczna nie jest uznawana (np. obieg faktur w innym wydziale). Prawie cała korespondencja elektroniczna przekazywana jest między jednostkami administracji publicznej, sporadycznie (najczęściej drogą e-mailową) przychodzi korespondencja od osób prywatnych. Drogą elektroniczną przekazuje się osobom prywatnym najczęściej odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej i to tylko wtedy, gdy klient wyraźnie sobie tego zażyczy.

● Karolina Skórka referat komunikacji społecznej, Urząd Miasta Chorzów

W 2016 r. wpłynęło do nas ok. 74 800 dokumentów, z czego ok. 1700 w wersji elektronicznej (ok. 2 proc.). Naszym zdaniem nowe rozwiązania nie wpłyną znacząco na popularność przesyłania dokumentacji drogą elektroniczną - nadal wymagany będzie bowiem podpis elektroniczny (rozporządzenie eIDAS). Na zmianę może mieć wpływ szeroka kampania edukacyjna oraz usprawnienie procedur. Nasz urząd jest przygotowany na wzmożoną obsługę korespondencji elektronicznej - przejście z wersji papierowej na elektroniczną z pewnością usprawniłoby naszą pracę.

● Alina Kucharzewska biuro wojewody Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego

Jeżeli chodzi o dostosowanie do nowych zasad w zakresie wdrażania rozporządzenia eIDAS oraz ustawy o usługach zaufania, głównym zadaniem jest zapewnienie usługi walidacji podpisów elektronicznych i pieczęci elektronicznych pochodzących z krajów UE. Obecnie prowadzone są konsultacje z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania, celem pozyskania takiej usługi. Spodziewane koszty nie są jeszcze znane. Sądzimy, że rozporządzenie eIDAS oraz ustawa o usługach zaufania powinny wpłynąć na wzrost popularności korzystania z komunikacji elektronicznej.

● Małgorzata Omachel-Kwidzińska wydział komunikacji społecznej i informacji Urzędu Miasta Gdyni

W Gdyni już dwa lata temu udostępniliśmy mieszkańcom platformę Cyfrowy Urząd. Dzięki niej każdy mieszkaniec z dostępem do internetu może bez wychodzenia z domu załatwić jedną ze 162 spraw. Platforma została zintegrowana z elektronicznym systemem obiegu dokumentów. Dzięki temu mamy pewność, że każda sprawa trafi do komputera i na biurko odpowiedniego urzędnika, który już na etapie służby przygotowawczej jest przeszkolony do pracy w ww. systemie.

● Beata Krzyżanowska rzecznik prasowy prezydenta Lublina

Obowiązujące przepisy już teraz nie pozwalają na ignorowanie korespondencji elektronicznej, jednak mocno utrudniają prowadzenie elektronicznie spraw urzędowych ze względu na wielość systemów informatycznych, konieczność logowania się w każdym z tych systemów osobno celem: identyfikacji, wybrania dedykowanej usługi elektronicznej, wysłania pisma do organu administracji lub podmiotu (przesyłania pism w postaci elektronicznej) oraz dla odebrania pisma, za wcześniejszym elektronicznym złożeniem podpisu na potwierdzeniu odbioru.

Obecnie odczuwane przez administrację problemy w komunikacji elektronicznej to między innymi:

- duża liczba wyspecjalizowanych systemów informatycznych, do których trzeba się odrębnie logować, aby załatwić określone sprawy;

- dla administracji duża liczba systemów także jest utrudnieniem, bowiem wymusza konieczność przelogowywania się między poszczególnymi systemami informatycznymi (odrębnie się do nich logując), chyba że systemy są zintegrowane; jednakże integracja nie zawsze jest możliwa lub bywa kosztowna;

- zbyt mała wydajność systemów powoduje przerwy w ich funkcjonowaniu, a to oznacza problemy i dla klienta, i dla administracji:

● ryzyko niedotrzymania terminu;

● konieczność dublowania wysyłki w postaci papierowej;

● niespójność i zawiłości obowiązujących przepisów oraz nierozumienie przez klientów tych zawiłości prawnych, np. tego, że adres elektroniczny to nie to samo co adres poczty elektronicznej, że niektóre pisma można przesłać elektronicznie, a innych nie; że można przesłać elektronicznie wniosek ale i tak trzeba się stawić do urzędu, aby odebrać pismo - to frustruje wszystkie strony komunikacji elektronicznej.