Odpis aktu? Bardzo proszę, ale za kilka miesięcy

Najgorzej jest w dużych urzędach stanu cywilnego - pojawia się tam najwięcej petentów korzystających z możliwości odmiejscowienia procedur. A to powoduje zatory, bo jeśli dokument nie znajduje się w miejscowym archiwum, trzeba go sprowadzić z innego urzędu. W nim sytuacja również nie jest łatwa. W Warszawie do dziś na niektóre odpisy, np. aktów urodzenia, trzeba czekać nie ustawowych 7 lub 10 dni (w przypadku aktów, które trzeba sprowadzić z innego urzędu), lecz po 3-4 miesiące.

- Czasami przyjeżdżają do nas klienci z zagranicy na kilka dni, licząc na to, że w tym czasie uda im się uzyskać odpis. Gdy słyszą, ile trzeba czekać, łapią się za głowę - przyznaje Marzena Stempień, zastępca kierownika USC w Warszawie. Dodaje, że to niejedyne komplikacje, na jakie są narażeni petenci. ZUS nie honoruje odpisów aktów wydanych do 31 sierpnia 2015 r. [wtedy skończył się okres przejściowy w USC i odpisy zaczęto wydawać na nowych drukach - red.]. - Klientka miała fioletowy akt zgonu, czyli wcześniejszą wersję, a ZUS nie chciał tego przyjąć, żądając dokumentu wydanego już na nowym druku - opowiada Marzena Stempień.

Problemy mają też urzędnicy z Krakowa. - Referat USC w Nowej Hucie mieści się w terminach ustawowych wydania odpisu, tj. 7 dni roboczych, ale czasami nie może dotrzymać terminu 10 dni roboczych dla aktów zewnętrznych, gdyż USC, którym zlecono migrację, nie wywiązują się z terminu. Nie są to wszakże częste przypadki. Referat archiwum USC przy ul. Lubelskiej skrócił okres oczekiwania na odpis z 4-5 tygodni do ok. 3 tygodni - przekonuje Edmund Olczak, dyrektor USC w Krakowie.

Nieciekawie sytuacja wygląda też w Łodzi. - Przy realizacji zleceń [ściągania aktów z innych USC w kraju - red.] ustalony 10-dniowy termin nie jest zachowany. Przekroczenie na dziś wynosi 7 dni. Tak niewielkie przekroczenie terminów ustawowych jest możliwe dzięki pracy w godzinach nadliczbowych. Spodziewamy się dużych problemów i wydłużenia terminów z uwagi na rozpoczynającą się absencję chorobową i duże zmęczenie pracowników - przyznaje Grzegorz Gawlik z Urzędu Miasta w Łodzi.

We Wrocławiu na odpis aktu trzeba dziś czekać 14 dni roboczych. A to i tak dotyczy tylko aktów, które urząd ma na miejscu. Gorzej, jeśli akt trzeba skądś sprowadzić - wtedy termin zależy od sprawności działania urzędników z innej części Polski.

Pustki w bazie

Kierownicy USC są zgodni - główną przyczyną komplikacji jest pusta Baza Usług Stanu Cywilnego (BUSC) w ramach Systemu Rejestrów Państwowych. Każdy urząd musi teraz ręcznie przenieść akty ze swoich archiwów i własnych systemów informatycznych do BUSC, zanim wyda odpis obywatelowi. - Rejestr stanu cywilnego wciąż nie zawiera milionów aktów, z których odpisy wydawane były z gminnych baz aktów stanu cywilnego w minionych latach od ręki - mówi Małgorzata Stygar, zastępca kierownika USC we Wrocławiu.

Urzędnicy z Gdańska dodają, że zapełnianie nowej centralnej bazy aktami stanu cywilnego jest żmudnym procesem. - Do sierpnia 2015 r. można było korzystać z poprzedniej aplikacji i druków i wydawać odpisy od ręki. Od września konieczne jest najpierw przeniesienie treści aktu z księgi do systemu komputerowego, zatwierdzenie tego projektu przez kierownika lub zastępcę kierownika USC, a odpisy wydawane są na drukach ścisłego zarachowania, co bardzo przedłuża czas oczekiwania na wydanie pierwszego odpisu z elektronicznego rejestru - mówi Dariusz Wołodźko z gdańskiego magistratu.

Rozwiązaniem problemu byłoby masowe przeniesienie danych z baz gminnych do BUSC. Do tej pory jednak tak się nie stało, m.in. dlatego, że rządowi nie udało się pozyskać na ten cel funduszy europejskich z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. - Z tego względu zasada odmiejscowienia pobierania odpisów realizuje się wyłącznie w zakresie odmiejscowienia składania wniosku o odpis, ale czas jego realizacji znacząco się wydłużył. A jak wynika z uwag klientów, to długi czas oczekiwania na odpis i konieczność powtórnej wizyty w USC po odbiór dokumentu stanowi dla nich największą niedogodność - mówi Małgorzata Stygar z wrocławskiego USC.

3-4 miesiące tyle czeka się na odpis aktu rodzenia w Warszawie

ZUS nie honoruje odpisów aktów wydanych do 31 sierpnia 2015 r., kiedy skończył się okres przejściowy w urzędach stanu cywilnego i odpisy zaczęto wydawać na nowych drukach.

!Rejestr stanu cywilnego wciąż nie zawiera milionów aktów, z których odpisy wydawane były w minionych latach od ręki z gminnych baz aktów stanu cywilnego.

Źródło pełne problemówv

Zdaniem samorządowców z Bydgoszczy aplikacja od samego początku nie spełniała oczekiwań z nią związanych. - Poprzedni program, czyli aplikacja wspomagająca pracę USC, od początku stanowił prawdziwą pomoc i znacznie usprawnił pracę. Wraz z wprowadzeniem Źródła wydłużył się znacznie czas realizacji zadań. Te same dane wprowadza się dwa razy dłużej niż w aplikacji wcześniejszej. Krótki czas sesji powoduje, że nie ma możliwości zapisu na pewnym etapie, gdy pracownik musi wykonać inne, służbowe obowiązki. Rozpoczęte zadanie musi być dokończone, inaczej trzeba zacząć od początku. Nie można otworzyć jednocześnie BUSC i PESEL, gdy potrzebny jest np. numer aktu stanu cywilnego czy numer PESEL do migrowanego aktu. Trzeba zamknąć jedną aplikację, spisać na kartce potrzebne dane i ponownie otworzyć, aby uzupełnić. Nawet jeżeli w bazie znajduje się akt urodzenia, nie ma możliwości pobrania z niego danych, np. do rejestracji urodzenia, zgonu czy do sporządzenia zapewnienia do zawarcia małżeństwa. Zgłaszane problemy do Service Desk są rozwiązywane po dłuższym czasie lub otrzymujemy komunikat: "Niestety, nie udało się nam go (zgłaszanego problemu) jeszcze rozwiązać. Zauważony przez ciebie problem jest skomplikowany i wymaga dokładnej analizy jego wpływu na działanie całego systemu" - odpisał nam Urząd Miasta w Bydgoszczy.

Na szybkość działania Źródła narzeka też Andrzej Marciniak, kierownik USC w Lublinie. - Przy niektórych operacjach czas przetwarzania danych jest zbyt długi. Nawet kilkunastosekundowe oczekiwanie na reakcję komputera, przy dużej liczbie czynności dokonywanych w ciągu dnia, daje w sumie długi okres bezczynności - wskazuje.

Resort ma już projekt

Nowelizacja zakłada cztery podstawowe udogodnienia:

● większa liczba pracowników powinna mieć możliwość przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru BUSC, w tym również ich uwierzytelniania w systemie (mówiąc inaczej: chodzi o zatwierdzanie migracji aktów do nowego systemu i dokonywanie w nich zmian nie tak jak dziś tylko przez kierownika i jego zastępcę, a więc raptem kilka osób w całym urzędzie);

● wprowadzenie administracyjnego trybu unieważniania akt (a nie tak jak dziś tylko sądowego) oraz wzmianki dodatkowej dołączonej do aktu, która pozwoli kierownikom urzędu stanu cywilnego na szybkie usunięcie błędów powstałych z przyczyn technicznych bądź też z powodu niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru stanu cywilnego;

● dopuszczenie do wydawania, na wniosek uprawnionych podmiotów, odpisów aktów stanu cywilnego z wykorzystaniem dotychczasowych aplikacji wspierających prowadzenie rejestracji stanu cywilnego;

● rezygnacja z terminu uzupełnienia rejestru stanu cywilnego. Obecnie przepisy stanowią, że kierownicy USC, kto´rzy w okresie od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. skorzystali z okresu przejściowego (tzn. sporza?dzili w papierowych ksie?gach akty stanu cywilnego lub wprowadzili do tych akto´w zmiany w postaci wzmianek lub przypisko´w), zobowia?zani byli przenies´c´ takie akty do rejestru stanu cywilnego najpo´z´niej do 31 grudnia 2015 r. Nowelizacja zakłada rezygnację z wyznaczania tego granicznego terminu, aby "zminimalizować obciążenie" urzędów.

Zwłaszcza ten ostatni punkt budzi kontrowersje wśród osób zorientowanych w tematyce. Jak mówią, odpisy aktów wydawane są na drukach ścisłego zarachowania, czyli na papierze, który ma swój indywidualny numer. Chodzi m.in. o to, by przy próbie posługiwania się fałszywym odpisem urzędnik mógł sprawdzić, czy numer aktu rzeczywiście jest przypisany do danej osoby. - Jeśli zaczną być używane inne aplikacje, pojawia się wątpliwość, czy te unikalne numery będą stosowane i spójne z tym, co jest w rejestrach rządowych. Pytanie więc, czy rząd jest gotów zrezygnować z bezpieczeństwa aktów w tym zakresie, dopuszczając aplikacje alternatywne - zwraca uwagę jeden z naszych rozmówców.

Co na te argumenty odpowiada nowe kierownictwo Centralnego Ośrodka Informatyki? Na razie mało konkretnie. - Ośrodek opiniował część zapisów, ale stoimy na stanowisku, że wszystko muszą zweryfikować i przeanalizować odpowiedni eksperci po stronie ministerialnej - mówi Katarzyna Jedlińska, rzeczniczka COI.

W najbliższym czasie powstanie na szczeblu ministerialnym grupa, której zadaniem będzie pilne dostosowanie Systemu Rejestrów Państwowych do potrzeb głównych użytkowników.

OPINIE EKSPERTÓW

kierownik USC w Rzeszowie

Rolą urzędnika, w tym kierownika USC, jest szybkie, merytoryczne obsługiwanie klientów urzędu. Żadne narzędzie udostępnione kierownikowi USC, nawet opatrzone wadą, nie stanowi usprawiedliwienia dla nienależytego wykonywania obowiązków ustawowych. Faktem jest, że niejednokrotnie aplikacja Źródło stanowi duży problem w prawidłowym, tj. szybkim, sprawnym, merytorycznym obsługiwaniu klientów. Ogromną rolę w wypełnieniu tego zadania odgrywa także właściwa struktura USC oraz obsada kadrowa. Pod tym względem USC w Rzeszowie jest bardzo dobrze zorganizowany. Struktura organizacyjna została dostosowana do potrzeb klientów. Kierownik USC ma czterech zastępców, którzy na bieżąco akceptują wszelkie czynności pracowników USC, zapewniając bieżącą obsługę klientów, a także np. migrację aktów stanu cywilnego, zaspokajając w ten sposób potrzeby osób zamieszkałych zarówno w Rzeszowie, jak i poza nim. U nas wszystkie sprawy załatwiane są bez opóźnień. Niebagatelne znaczenie ma bardzo dobre działanie służb informatycznych urzędu miasta. Oczywiście są problemy z oprogramowaniem aplikacji Źródło, jednak leżą one poza kompetencją kierownika USC oraz służb informatycznych urzędu miasta.

1 marca 2015 r. wszystkie USC w Polsce stanęły przed olbrzymim wyzwaniem. Wprowadzenie Systemu Rejestrów Państwowych (który zawiera moduł Bazy Usług Stanu Cywilnego) było słuszne i proobywatelskie, niemniej jednak pusta baza danych w połączeniu z wolno działającym oprogramowaniem dziedzinowym spowodowała wiele trudności w funkcjonowaniu USC oraz obciążyła pracowników dodatkową pracą. Pracownicy sposobu na poprawę sytuacji upatrują w usprawnieniu żmudnego procesu migracji pojedynczych aktów do BUSC, chociażby przez ich masową migrację oraz migrację aktów z papierowych ksiąg stanu cywilnego przez pracowników USC, bez udziału kierownika lub jego zastępców. To z pewnością skróciłoby czas załatwienia sprawy. Rozwiązaniem na pewien czas byłoby również wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego na drukach ścisłego zarachowania z dotychczasowych aplikacji dziedzinowych oraz możliwość prostowania wzmianek dodatkowych przez kierownika USC. W kwestiach programowych ważne jest wprowadzenie możliwości pracy na dwóch aktywnych oknach - z programu BUSC i PESEL - oraz doskonalenie aplikacji dziedzinowej, aby działała szybko i bezawaryjnie.

kierownik USC w Zakopanem

Zmiany wprowadzone prawem o aktach stanu cywilnego wpłynęły na organizację i funkcjonowanie urzędów stanu cywilnego. Wzrosła liczba realizowanych zadań. Przykładem jest chociażby migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Polega ona na przeniesieniu danych z aktu papierowego do rejestru stanu cywilnego i zatwierdzeniu aktu przez kierownika lub jego zastępcę. Zważywszy na art. 124 ust. 5 ustawy, przeniesienie aktu nie jest jego ponowną rejestracją. Należałoby zatem umożliwić zatwierdzanie aktów przez dowolnego pracownika USC. Zwłaszcza że proces migracji aktów jest zadaniem długofalowym. Warto również zwrócić uwagę, że kluczowym czynnikiem mającym wpływ na sprawne funkcjonowanie USC jest właściwy sposób finansowania. Samorządy wykonujące zadania zlecone przez administrację rządową otrzymują z budżetu państwa dotację celową. Jak pokazuje praktyka, otrzymywane dotacje w dużej części nie pokrywają kosztów związanych z funkcjonowaniem urzędów stanu cywilnego. Bez udziału środków własnych gmin w kosztach funkcjonowania USC rejestracja stanu cywilnego byłaby poważnie zagrożona.

Kolejną istotną sprawą jest zakres kompetencji wójta (burmistrza, prezydenta) w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Artykuł 6 ust. 3, będący dosłownym powtórzeniem zapisu ustawy z 1986 r., stanowi, że kierownikiem USC jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Zasadne byłoby, aby w każdej gminie na stanowisku kierownika USC był ktoś zatrudniony. Brak kierownika USC przede wszystkim w gminach poniżej 50 tys. mieszkańców powoduje, że zatrudniona na stanowisku zastępcy kierownika osoba w rzeczywistości wykonuje te same obowiązki, co kierownik, a otrzymuje niższe wynagrodzenie.

Pozytywnym aspektem wdrożenia ustawy staje się wprowadzenie udogodnień dla klientów przez odmiejscowienie wielu załatwianych spraw oraz ograniczenie żądania przedstawiania dokumentów do realizacji spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Kluczowymi kwestiami, które należałoby rozwiązać, pozostaje problematyka związana z organizacją, zarządzaniem oraz finansowaniem zadań.

To była decyzja MSWiA

O skomentowanie zarzutów samorządowców - m.in. zmuszenie urzędów do wejścia w nowy system z pustą bazą aktów stanu cywilnego - poprosiliśmy autorów aplikacji Źródło, czyli Centralny Ośrodek Informatyki, który niedawno przeszedł spod nadzoru MSWiA do Ministerstwa Cyfryzacji. - Decyzja o wejściu w nowy system z pustą bazą była podjęta przez MSW, i to już na etapie przygotowywania studium wykonalności, na długo przed zleceniem projektu do realizacji przez COI. Rolą ośrodka było wykonanie zlecenia zgodnie z opisanymi wytycznymi. Tak też się stało. Projekt nie tylko został zrealizowany w terminie, lecz też nieco poniżej zakładanego budżetu - odpowiada Katarzyna Jedlińska, rzeczniczka COI.

Nasza rozmówczyni odniosła się też do licznych uwag dotyczących jakości działania Źródła. - Nowa dyrekcja COI uruchomiła już na początku swojej obecności w ośrodku konsultacje techniczne mające na celu kompleksowe rozwiązanie niedogodności aplikacji. COI wspólnie z Ministerstwem Cyfryzacji oraz MSWiA intensywnie pracuje nad katalogiem zmian rozwojowych dla SRP na podstawie propozycji zgłoszonych przez użytkowników. Przedstawiciel COI był obecny na spotkaniu z urzędnikami USC, które odbyło się w Ministerstwie Cyfryzacji - mówi Katarzyna Jedlińska. Jak dodaje, w najbliższym czasie powstanie na szczeblu ministerialnym grupa, której zadaniem będzie "pilne dostosowanie systemu SRP do potrzeb głównych użytkowników".

System to jedno, a co wynika z przepisów

Od 1 marca 2015 r., czyli w momencie uruchomienia Systemu Rejestrów Państwowych po prawie pięciu latach oczekiwania, weszły w życie ustawy: z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. nr 167, poz. 1131 ze zm.) oraz z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.). Tego samego dnia zaczęła obowiązywać ustawa z 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz.1741 ze zm.; dalej: u.p.a.s.c.).

Wspólnym założeniem tych trzech regulacji było odmiejscowienie spraw załatwianych przez obywateli. W praktyce oznacza to możliwość złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego w dowolnym urzędzie gminy, niezależnie od meldunku. Dotychczas co do zasady obywatel musiał jechać bezpośrednio do miejsca, w którym przechowywany był jego akt (w przypadku aktu urodzenia do miejscowość, w której przyszedł na świat). To utrudniało załatwianie wielu ważnych życiowych spraw. Dzięki wprowadzonym zmianom po 1 marca 2015 r. można udać się do wybranego USC i poprosić o odpis.

Wspólna baza danych

Te udogodnienia są efektem wprowadzenia SRP, który łączy w sobie rejestry: PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego. Przepisy u.p.a.s.c. przewidują prowadzenie w formie elektronicznej rejestru aktów stanu cywilnego. Regulacje przejściowe wprowadziły zasadę alternatywnego dokonywania określonych czynności w formie tradycyjnej (papierowej) na podstawie dotychczasowych przepisów prawa. Zastosowanie tego przepisu było fakultatywne i uzależnione od decyzji kierownika USC. Niektóre gminy - wykorzystując okres przejściowy - przeszły na system elektroniczny częściowo. Oznacza to, że stosowały system mieszany, np. rejestrację zgonów prowadziły już w rejestrze Baza Usług Stanu Cywilnego, natomiast poza BUSC (w formie papierowej) dokonywały rejestracji np. urodzeń. Okres przejściowy był też potrzebny po to, aby dokumenty, które do tej pory miały postać papierową, były przeniesione do systemu. Od 1 września 2015 r. wszystkie USC pracują w systemie elektronicznym w pełnym zakresie.

Rejestracja stanu cywilnego

Organem zobowiązanym do sporządzania aktów stanu cywilnego jest kierownik USC. Dokument ten potwierdza stan cywilny. Czyli, jak wynika z art. 2 ust. 1 u.p.a.s.c., sytuację prawną osoby wyrażoną przez cechy indywidualizujące osobę, kształtowaną przez zdarzenia naturalne, czynności prawne lub orzeczenia sądów albo decyzje organów. Stan cywilny jest istotny przede wszystkim dla ustalenia praw i obowiązków osoby fizycznej. I tak np. z faktu pokrewieństwa i małżeństwa wynika obowiązek opieki, alimentacji i prawo dziedziczenia.

Stan cywilny opiera się zatem na takich zdarzeniach, jak urodzenie dziecka czy śmierć osoby fizycznej (zdarzenia fizyczne). Wynika także z czynności prawnych z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, np. zawarcie małżeństwa, uznanie ojcostwa, oświadczenie rodziców o wyborze imienia oraz jego zmiany, o powrocie do nazwiska po rozwiązaniu małżeństwa. Kształtują go także orzeczenia organów państwowych, zwłaszcza sądów, np. rozwiązanie małżeństwa, unieważnienie małżeństwa, orzeczenie separacji, stwierdzenie zgonu, uznanie za zmarłego, ustalenie ojcostwa, zaprzeczenie ojcostwa, ustalenie aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców.

W strukturze urzędu gminy

Akta stanu cywilnego prowadzone są przez USC, który jest częścią urzędu gminy. Terytorium gminy jest okręgiem rejestracji stanu cywilnego. Jego granice mogą jednak ulec zmianie. Może to nastąpić w ten sposób, że:

● jeden urząd będzie właściwy dla kilku okręgów,

● kilka urzędów będzie właściwych dla jednego okręgu.

Modyfikacji tej może dokonać minister spraw wewnętrznych i administracji w porozumieniu z ministrem cyfryzacji. A przyjętą formą jest rozporządzenie wydawane na wniosek wojewody. Wniosek ten może być wniesiony bądź z inicjatywy gminy (lub gmin), bądź na podstawie ich opinii. Kryterium rewizji struktury urzędów stanu cywilnego jest liczba zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego przemawiających za zmianą właściwości urzędu oraz wskazane we wniosku okoliczności.

Kierownikiem USC jest co do zasady wójt (burmistrz, prezydent miasta). Pełnienie tych obowiązków wymaga jednak stałej obecności kierownika w urzędzie. Dlatego wójt może powierzyć ich wykonywanie innej osobie, która zostanie zatrudniona na stanowisku kierownika USC lub jego zastępcy.

Odpisy i zaświadczenia

Przepisy u.p.a.s.c. dają możliwość posługiwania się jedynie odpisami aktów stanu cywilnego w formie papierowej lub elektronicznej. Artykuł 44 ust. 1 u.p.a.s.c. przewiduje, że kierownik USC wydaje z rejestru stanu cywilnego:

● odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego,

● zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,

● zaświadczenia o stanie cywilnym.

Z art. 44 ust. 6 u.p.a.s.c. wynika, że dokumenty te mogą być wydawane także w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (są z tym jednak poważne problemy - ).

Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu.

Od 1 września 2015 r. wszystkie USC pracują w systemie elektronicznym w pełnym zakresie.

Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony przez ministra cyfryzacji w systemie teleinformatycznym. Wpisy w tym rejestrze dokonują kierownicy USC lub ich zastępcy.