Samorządy rozbrajają wizerunkowe bomby w internecie

Nowoczesna polityka informacyjna gmin była jednym z tematów dyskusji podczas tegorocznych "Pereł Samorządu". Paneliści zwrócili uwagę na zmieniające się w ostatnich latach nastawienie samorządów w zakresie prowadzonych działań komunikacyjnych.

- Coraz częściej widać, że samorządy skupiają się głównie na promocji wewnętrznej i rozmowie z mieszkańcami. Ambasadorami danej miejscowości są przecież sami mieszkańcy. Żaden z samorządowców nie sprawuje swego urzędu tylko po to, by ściągnąć turystów i inwestorów. Warto więc rozpoczynać działania komunikacyjne od własnych mieszkańców - uważa Robert Stępowski, ekspert marketingu terytorialnego.

Dziś nie wystarczy już prowadzenie strony internetowej urzędu gminy czy biuletyn informacji publicznej. Ważne jest, by poszukiwać nowych kanałów dotarcia do obywateli, z uwzględnieniem ich umiejętności i oczekiwań.

- Raz na kwartał wydajemy periodyk, który trafia do skrzynek mieszkańców. Staramy się pisać prostym, zrozumiałym językiem. Jest to ukłon w stronę osób, które są cyfrowo wykluczone, który nigdy nie wejdą w wirtualny świat - opowiada Beata Moskal-Słaniewska, prezydent Świdnicy.

Prezydent Ciechanowa (i były rzecznik PSL w Sejmie) Krzysztof Kosiński zastanawiał się z kolei nad relacjami z mediami. - Przechodząc z Sejmu do samorządu, zastanawiałem się, czy potrzebny mi będzie rzecznik prasowy, chociażby z tego względu, że sam mam w tym doświadczenie. Doszedłem do wniosku, że taka osoba jest konieczna, gdyż mediów, także tych lokalnych, tworzy się coraz więcej. Mnóstwo jest też dziennikarzy obywatelskich, portali internetowych. Sam prezydent miasta nie jest w stanie tego ogarnąć - przyznał Kosiński.

Wojny i wojenki

Nie zawsze jednak relacje z mediami układają się różowo. Nie omieszkał o tym wspomnieć wiceprezydent Sopotu Marcin Skwierawski. Od kilku tygodni miasto jest skonfliktowane z regionalnym oddziałem telewizji publicznej. Powód? Władze Sopotu zarzucają TVP stronniczość i nierzetelność. Z kolei przedstawiciele telewizji mówią o utrudnianiu im pracy przez samorząd, który nie pali się do udzielania informacji. Sytuacja wydaje się patowa, a cierpi na tym także wizerunek miasta. Marcin Skwierawski przyznał, że w dążeniu do poprawienia relacji z dziennikarzami TVP i udowodnienia, że Sopot nie ma nic do ukrycia, wykorzystywane są media społecznościowe.

- Aby rozbroić relacje z telewizją, na nasze prywatne profile społecznościowe, tzn. mój, pana prezydenta i rzecznika prasowego, wstawiamy odpowiedzi na pytania kierowane do nas przez TVP - powiedział wiceprezydent.

Konkretnie i wielokanałowo

Jak z szeroko pojętą komunikacją radzą sobie inne miasta? Postanowiliśmy je o to zapytać.

- Bydgoszcz już od kilku lat aktywnie korzysta z wielu mediów społecznościowych. Obecnie nasze treści publikujemy na Facebooku, Twitterze, YouTube, Instagramie, Google Plus oraz NK. Nie wyobrażamy sobie komunikacji z mieszkańcami tylko przy użyciu tradycyjnej strony miejskiej - mówi Marta Stachowiak, doradca prezydenta Rafała Bruskiego. Dodaje, że miasto stara się też śledzić najnowsze trendy. - Wiemy, że internauci chętnie oglądają w sieci filmy, dlatego produkujemy cotygodniowy program pod nazwą "Bydgoszcz informuje", który następnie publikujemy dwutorowo: w serwisie YouTube oraz na Facebooku. Najważniejsze komunikaty przekazujemy dodatkowo w formie infografik dostosowanych do urządzeń mobilnych. Krótkie, konkretne treści z dołączonym zdjęciem lub grafiką publikujemy za pomocą Twittera. Jesteśmy także obecni w serwisie Google Plus, dzięki czemu zyskujemy więcej linków do naszych treści w wynikach wyszukiwania. Specjalnie dla użytkowników Instagram stworzyliśmy też konto, na którym publikujemy zdjęcia najpiękniejszych zakątków Bydgoszczy - opowiada Marta Stachowiak.

Gdańsk również szuka nowych rozwiązań. Na oficjalnej stronie internetowej miasta regularnie odbywają się transmisje na żywo debat dotyczących spraw miejskich. Ciekawym rozwiązaniem jest np. system SISMS, czyli Samorządowy Informator SMS, który na telefony komórkowe gdańszczan wysyła informacje i ostrzeżenia, np. o pożarach, powodziach, wichurach, robotach drogowych, zamkniętych ulicach. Obecnie w systemie jest już 20 tys. zarejestrowanych użytkowników. Jak opowiada Michał Piotrowski z urzędu miasta, ubiegłoroczne nawałnice pokazały, że mieszkańcy potrzebują też informacji przekazywanej przez kanały "historycznie sprawdzone". Chodzi o syreny alarmowe i tzw. szczekaczki.

- Właśnie złożyliśmy wniosek o dofinansowanie centralne zakupu 55 cyfrowych syren elektronicznych z możliwością przekazywania komunikatów głosowych. Będą one montowane m.in. na węzłach komunikacyjnych i w miejscach dużych skupisk ludzkich - dodaje Piotrowski.

Spore wyzwanie, jeśli chodzi o obustronną komunikację z mieszkańcami, mieli przed sobą urzędnicy z Warszawy. Stolica to skomplikowany układ: 18 dzielnic z różnymi systemami organizacji pracy wielu jednostek odpowiedzialnych za ważne obszary, takie jak: komunikacja, infrastruktura czy utrzymanie czystości. W mieście zameldowanych jest 1,7 mln osób, ale dziennie przebywa tu o wiele więcej osób korzystających ze wszystkich usług oferowanych przez miasto. Dlatego pod koniec 2013 roku samorząd uruchomił Miejskie Centrum Kontakt Warszawa 19115. Bezpłatna infolinia działa non stop.

- W jednym miejscu poprzez kilka kanałów kontaktu mieszkańcy mają możliwość uzyskania kompleksowej i jednolitej informacji dotyczącej usług świadczonych przez urząd i miejskie jednostki organizacyjne, mogą zgłosić każdą sprawę wymagającą interwencji administracji miejskiej, np. dziurą w drodze, zniszczoną zieleń, nielegalne wysypisko śmieci czy niedziałającą sygnalizację świetlną - mówi Agnieszka Kłąb, zastępca rzecznika stołecznego ratusza.

W kwietniu 2016 roku stolica wprowadziła też system podobny do tego z Gdańska. I tak Warszawski System Powiadomień na bieżąco, zgodnie z preferencjami użytkownika, wysyła powiadomienia push lub sms z informacjami z różnych obszarów życia miasta i pracy samorządu. System automatycznie przesyła komunikaty o lokalnych zagrożeniach.

Urzędnicy z Częstochowy przyznają, że obecnie myślą o rozbudowie systemu informowania mieszkańców, m.in. za pośrednictwem aplikacji dla telefonów, stron WWW, e-mail, sms, urządzeń znajdujących się w autobusach komunikacji miejskiej, tablicach informacyjnych na przystankach, telebimach reklamowych w oparciu o wprowadzane informacje (takie jak warunki pogodowe, poziomy rzek, awarie wodociągów, energii elektrycznej czy ciepła i itp.).

- Opracowywana koncepcja umożliwi powiadamianie mieszkańców o ważnych sprawach w sposób jednolity i w niektórych przypadkach zautomatyzowany przez rózne kanały, przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę - zapowiada Robert Majer z wydziału kultury, promocji i sportu częstochowskiego magistratu.

Tylko bez emocji!

Wszystkich urzędników, z którymi rozmawialiśmy, łączy jedno - spośród nowoczesnych form komunikacji samorząd musi być aktywny przynajmniej w jednej z nich. To oczywiście social media. Przy czym włodarze wskazują na kilka pułapek z tym związanych. Chodzi o publikowane tam treści (by nie były pisane pod wpływem emocji, bez refleksji nad potencjalnymi konsekwencjami) czy oddzielenie tego, co służbowe, od tego, co prywatne.

W tym kontekście swoją radą z uczestnikami dyskusji podczas "Pereł Samorządu" DGP podzieliła się prezydent Świdnicy Beata Moskal-Słaniewska.

- Jeśli już decydujemy się na komunikowanie przez Facebook, nie dopuszczam myśli, by mój profil był prowadzony przez kogokolwiek innego niż ja sama - stwierdziła. Jej zdaniem takie działanie jest nieautentyczne i fałszywe, trochę jak śpiewanie z playbacku. A wyborcy, podobnie jak słuchacze, są na to wyczuleni.

@RY1@i02/2017/109/i02.2017.109.21400060h.801.jpg@RY2@

fot. shutterstock

Tomasz Żółciak

tomasz.zolciak@infor.pl

@tzolciak