Koperty dowodowe w archiwum

Ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzą organy gmin oraz minister właściwy do spraw wewnętrznych. Na gminy został nałożony obowiązek zakładania kopert dowodowych. W archiwum przechowują w nich dokumenty złożone przez osoby ubiegające się o wydanie dowodu osobistego. W kopertach dowodowych znajdują się również dowody osób zmarłych, osób, które utraciły obywatelstwo polskie, oraz tych, które nie odebrały dowodu osobistego.

Koperty przechowywane są w archiwum według kolejności numerów dowodów osobistych w ramach poszczególnych serii. Podaje się na niej również imię i nazwisko osoby, która złożyła dokumenty, lub na którą został wystawiony dowód. Oprócz tego oznacza się też imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego. Jednakże archiwum ma prawo oznakować koperty dowodowe również w inny sposób pod warunkiem, że ułatwi mu to pracę i umożliwi szybkie odszukanie żądanej koperty.

Zawartość koperty jest przydatna w razie wymiany dowodu albo wydawania nowego w miejsce utraconego. Gdy organ przyjmujący od obywatela wniosek w sprawie dowodu osobistego nie ma koperty dotyczącej poprzedniego dowodu (utraconego albo przedstawionego do wymiany), to wówczas musi wezwać do nadesłania jej gminę, która go wydała.

Organ gminy, który wydał poprzedni dowód, przekazuje tę kopertę i jednocześnie odnotowuje, że ten dokument utracił ważność. Powinien przekazać ją niezwłocznie po otrzymaniu wezwania, natomiast w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty umieścić wezwanie z organu gminy, który wymienia dowód lub wydaje nowy.

Gmina prowadząca ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych musi uwzględniać przepisy o ochronie danych osobowych

malgorzata.piasecka@infor.pl

Par. 27 - 29 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz.U. nr 257 poz. 1743).