Ograniczone prawo do informacji

główny specjalista ds. prawnohandlowych Mostostal Warszawa

Zarząd obowiązany jest do przekazywania informacji o spółce jej akcjonariuszowi podczas obrad walnego zgromadzenia, jeśli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad (art. 428 par. 1 kodeksu spółek handlowych). Nie musi tego robić w dwóch sytuacjach. Po pierwsze - jeśli mogłoby to wyrządzić szkodę spółce albo spółce z nią powiązanej, albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. Po drugie - jeśli mogłoby narazić członka zarządu na poniesienie odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej lub administracyjnej. Natomiast - zgodnie z art. 428 par. 6 k.s.h. - w przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza walnym zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji o spółce zarząd może, lecz nie musi, udzielić żądanych informacji.

Udostępnienie danych pracowników spółki na rzecz podmiotu zewnętrznego, jakim jest akcjonariusz, spełnia znamiona przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ustawie o ochronie danych osobowych. Według jej art.23 przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

● osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

● jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

● jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną, lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

● jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

● jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Za prawnie usprawiedliwiony cel uważa się w szczególności: marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych, a także dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. W omawianym przypadku konieczna jest zatem ocena, czy przekazując dane imiennie wskazanych pracowników, nie naruszy się ochrony danych osobowych. Mając powyższe na uwadze, akcjonariusz domagając się udostępnienia danych osobowych pracowników spółki, winien wskazać, który z przypadków zezwalających na udostępnienie danych uprawnia go do żądania udostępnienia. Wydaje się, że najszerszą podstawą, która może być wykorzystana są postanowienia art. 23 ust.1 pkt. 5, wskazujące jako przesłankę udostępnienia wypełnienie prawnie uzasadnionych celów. Takim celem może być sprawozdawczość wewnętrzna grupy kapitałowej, wynikająca z powszechnie obowiązujących przepisów. W literaturze oraz orzecznictwie nie ma zgodności co do jednoznacznej definicji pojęcia "prawnie uzasadnione cele". Jak na razie sądy wypowiadały się głównie w jednostkowych przypadkach. I tak przykładowo stwierdzono, iż pracodawca może zbierać dane dotyczące nieobecności w pracy swoich pracowników choćby po to, aby móc obliczać należne im wynagrodzenie. Nie mogą być jednak w sposób dowolny udostępniane przez pracodawcę bez zgody pracownika dane dotyczące jego zarobków (uchwała SN z 16 lipca 1993 r., OSN 1994, z. 1, poz. 2).

W przypadku gdy nie da się znaleźć dostatecznej podstawy do udostępnienia danych należy rozważyć:

● usunięcie z wykazu udostępnianych wiadomości danych dotyczących imienia, nazwiska i PESEL-u, a także stanowiska - w tym ostatnim przypadku w takim zakresie, w jakim sprecyzowanie stanowiska mogłoby umożliwić identyfikację osoby - wówczas przekazywane dane utracą charakter podlegających ochronie danych osobowych, albo

● wystąpienie do pracowników, których dane będą udostępnione, o pisemną zgodę.

Pracownik musi być jednak wyraźnie powiadomiony: że przysługuje mu oprawo odmowy wyrażenia zgody bez podania przyczyn, która to odmowa nie może rodzić dla niego jakichkolwiek negatywnych następstw; o konkretnym celu, w jakim przekazywane będą dane; jakiemu podmiotowi będą przekazywane dane; jaki zakres danych będzie przekazywany.

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U z 2002, nr 101, poz. 926 ze zm.).