Przetwarzanie przez urząd informacji o numerze prywatnej komórki jest dopuszczalne
Pracownik urzędu miasta zatrudniony na stanowisku audytora wewnętrznego udostępnił numer prywatnego telefonu komórkowego pracownikom zatrudnionym w biurze audytu wewnętrznego i swoim przełożonym. Podał też ten numer jako kontaktowy w podpisywanych przez siebie pismach kierowanych do jednostek, w których dokonywał czynności w związku z wykonywaną przez siebie pracą w urzędzie. Numer prywatnego telefonu nadal znajduje się w dokumentacji urzędu, ale, jak wyjaśnił urząd, obecnie dane osobowe w zakresie tego numeru nie są przetwarzane i nie są wykorzystywane w służbowej działalności urzędu. Natomiast właściciel numeru prywatnego złożył wniosek do GIODO o przeprowadzenie postępowania, czy przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie prywatnego numeru przez byłego pracodawcę było legalne, a w razie stwierdzenia, że doszło do naruszenia przepisów, zażądał usunięcia uchybień. GIODO odmówił uwzględnienia wniosku.
@RY1@i02/2013/176/i02.2013.176.08800080i.802.jpg@RY2@
● Działania mające na celu kompleksowe zbadanie zgodności praktyk stosowanych przez administratorów danych z przepisami o ochronie danych osobowych (w tym realizacji przez nich obowiązku zgłoszenia zbiorów danych do rejestracji) nie są prowadzone przez GIODO na wniosek w przypadku skargi indywidualnej. Badaniu podlega wyłącznie przetwarzanie danych osobowych osoby występującej ze skargą, a przedmiotem prowadzonego przez GIODO postępowania może być przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych w zakresie numeru prywatnego telefonu komórkowego pracownika, nie zaś wykorzystywanie przez pracodawcę samego telefonu.
Z wyjaśnień urzędu miasta wynika, że przetwarzanie informacji o numerze prywatnego telefonu komórkowego skarżącego (utrwalonej w dokumencie billingu) pozostawało w związku z koniecznością wykazania zasadności wymierzenia mu kary porządkowej.
● Przepisy prawa nakładają na urząd miasta obowiązek przechowywania pism stworzonych w tej jednostce. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.) organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Stosownie do par. 63 ust. 1 załącznika nr 1 do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67) teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata. Czas liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. Fakt, że aktualnie przetwarzanie przez urząd miasta informacji o numerze prywatnego telefonu komórkowego skarżącego - jako niezbędne dla zrealizowania wynikającego z przepisów prawa obowiązku przechowywania dokumentacji - jest dopuszczalne, skutkuje brakiem podstaw do zastosowania przez GIODO - zgodnie z wnioskiem skarżącego (...) nakazania przywrócenia stanu zgodnego z prawem (...)
● Organ ochrony danych osobowych nie jest uprawnionym do rozstrzygania o legalności dysponowania dokumentami. GIODO bowiem może oceniać jedynie legalność przetwarzania danych osobowych, a nie nośników, na których dane te zostały utrwalone. (...) sam fakt dokonania zgłoszenia określonego zbioru danych osobowych nie przesądza jeszcze o legalności przetwarzania danych osobowych, jest bowiem jedynie potwierdzeniem, że określona kategoria danych jest przetwarzana w zbiorze (...).
Oprac. Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu