Policjant musi mieć odrębny identyfikator i hasło

Policja przetwarza informacje zgromadzone w zbiorach danych. Mogą korzystać z nich tylko następujące służby: kryminalna, prewencyjna, śledcza, wspomagająca działalność policji w zakresie logistycznym i technicznym oraz Lotnictwo Policji. Oprócz tego te służby korzystają również z danych osobowych przetwarzanych w zbiorach udostępnianych policji w drodze teletransmisji danych. Jednak musi być przy tym spełniony warunek, że korzystają tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych.

Od 5 stycznia 2013 r. w taki właśnie sposób zasady ochrony danych osobowych reguluje rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych z 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz.U. z 2013 r. poz. 8). Dotyczy ono m.in. gromadzenia i przetwarzania danych osób podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego, nieletnich, którzy dopuszczają się czynów zabronionych przez ustawę ściganych jako przestępstwa z oskarżenia publicznego, a także poszukiwanych uznanych za zaginione, lub ukrywających się przed organami ścigania bądź wymiaru sprawiedliwości. Dane gromadzi się też o osobach o nieustalonej tożsamości lub usiłujących ukryć swoją tożsamość.

Zbiory danych prowadzone są w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartek, skorowidzów, ksiąg, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji. Mogą być tworzone tylko wówczas, gdy zgromadzenie lub przetworzenie zawartych w nim informacji np. zapewni lepszą kontrolę, nadzór lub ochronę informacji niż wówczas, gdyby były one gromadzone albo przetwarzane poza tym zbiorem. Oprócz tego tworzone są też zestawy zbiorów danych. Natomiast komendant główny policji prowadzi zarówno rejestry zbiorów, jak i zestawów.

Dane osobowe i inne informacje do zbiorów danych mają obowiązek wprowadzać policjanci lub pracownicy policji wówczas, gdy w toku wykonywanych czynności służbowych zaistniały okoliczności, które uzasadniają ich pobranie, uzyskanie i gromadzenie.

Natomiast osoby, które mogą je przetwarzać, zanim wykonają taką operację, powinny sprawdzić, czy nie została już do zbioru wcześniej wprowadzona. Natomiast z danych znajdujących się już w tych zbiorach policja może skorzystać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do prawidłowego wykonywania czynności służbowych, a także podczas wykonywania tych czynności.

Niektóre dane osobowe, mogą przetwarzać tylko osoby, które upoważnił komendant główny policji. Korzystają także z systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane. Chodzi o informacje o tych osobach, które wcześniej już tutaj wymieniliśmy, ale także o dane osobowe określone lub przetworzone przez organy innych państw, a szczególnie przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnych - INTERPOL, w celu zapobiegania przestępczości i jej zwalczania.

Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych w zbiorze danych osoba uprawniona powinna zostać zapoznana z przepisami, które dotyczą tego zbioru oraz ochrony informacji. Powinna też złożyć na piśmie oświadczenie o tym, że zapoznała się z nimi.

Systemy teleinformatyczne, w których zostały zgromadzone te dane, są wyposażone w mechanizmy uwierzytelniające użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych. Natomiast każdy użytkownik systemu teleinformatycznego otrzymuje odrębny identyfikator i hasło. Tylko po ich podaniu ma miejsce bezpośredni dostęp do danych osobowych.

Przetwarzanie informacji i danych osobowych polega na: rejestrowaniu ich, sprawdzaniu, kwalifikowaniu, weryfikowaniu, modyfikowaniu, typowaniu, analizowaniu, przekazywaniu, usuwaniu (które polega na zniszczeniu lub deformacji informacji w sposób uniemożliwiający dalsze odczytanie) oraz wykorzystywaniu (np. w celu dowodowym lub identyfikacyjnym).

Nowe przepisy zastąpiły rozporządzenie z 5 września 2007 r. w sprawie przetwarzania przez Policję informację o osobach (Dz.U. nr 170. poz. 1203). Potrzeba wydania nowego rozporządzenia w miejsce obecnie obowiązującego została spowodowana przede wszystkim zmianą art. 20 ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz.U. 2011 r. nr. 287, poz. 1687 z późn. zm.) wprowadzonej ustawą z 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. nr 230, poz. 1371).

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl