Danych o przynależności związkowej nie można pozyskiwać bez konkretnego powodu

Informacje ujawniające przynależność związkową należą do kategorii danych szczególnie chronionych, wymienionych w art. 27 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). W myśl powołanego przepisu, generalnie zabrania się ich przetwarzania. Zakaz ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, gdyż przetwarzanie tego rodzaju danych jest dopuszczalne po spełnieniu przez administratora danych co najmniej jednej z przesłanek enumeratywnie wymienionych w art. 27 ust. 2 ustawy. W szczególności, zgodnie z art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy, przetwarzanie tych danych jest dopuszczalne, jeżeli przepis szczególny innej ustawy zezwala na ich przetwarzanie bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony.

W myśl art. 30 ust. 2¹ ustawy o związkach zawodowych, w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony, zgodnie z przepisami ust. 1 i 2. Nieudzielenie tej informacji w ciągu pięciu dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników. Powyższy przepis stanowi rozwinięcie zasady wyrażonej w art. 23² k.p., w świetle której, jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych. Wskazać należy, iż art. 30 ust. 2¹ ustawy o związkach zawodowych stanowi o indywidualnych sprawach ze stosunku pracy. Odnosi się on zatem do ochrony stosunku pracy indywidualnego pracownika. Oznacza to, że pozyskiwanie informacji o przynależności związkowej pracownika w toku konsultacji ze związkami zawodowymi jest uzasadnione w razie zamiaru rozwiązania umowy o pracę z konkretnym pracownikiem.

W tym kontekście wskazać również należy na art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy, który stanowi, iż administrator danych powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a zwłaszcza jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane. Wobec powyższego pozyskiwanie danych osobowych wszystkich członków związku na zapas, np. na wypadek ewentualnego wypowiedzenia czy rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o pracę, w świetle przepisów ustawy o ochronie danych osobowych uznać należy za niedopuszczalne.