Obowiązki administratora zbioru danych osobowych

Czy i jakie informacje o zmianach w prowadzonym zbiorze podlegają zgłoszeniu Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych?

Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) administrator danych jest zobowiązany zgłaszać każdą zmianę informacji, w zakresie zbioru danych osobowych objętych zgłoszeniem do rejestracji w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany. Obowiązek ten dotyczy w szczególności:

● zmiany nazwy zbioru,

● zmiany siedziby administratora danych,

● zmiany zakresu przetwarzanych danych,

● zmian w opisie środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36–39 ustawy o ochronie danych osobowych,

● zmiany celu przetwarzania danych,

● zmian w opisie kategorii osób, których dane dotyczą.

Zatem zgłoszenie zmian w zbiorze dotyczy wyłącznie informacji o charakterze jakościowym, charakteryzujących zbiór, nie dotyczy natomiast zmian ilościowych. W szczególności administrator będzie zobowiązany do zgłoszenia zmiany zakresu (rodzaju) danych przetwarzanych w zbiorze, nie będzie natomiast zobowiązany do informowania o zmianie dotyczącej liczby osób, których dane są przetwarzane w tym zbiorze.

Do zgłaszania zmian, stosownie do treści art. 41 ust. 2 zdanie drugie ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się odpowiednio przepisy o rejestracji zbioru danych. Dla administratora zbioru oznacza to przede wszystkim, iż zgłoszenia zmian dokonuje na tym samym formularzu, który służy do zgłoszenia zbioru danych do rejestracji, tj. na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz.U. nr 229, poz. 1536). Zgłoszenia zmian w prowadzonym zbiorze można także dokonać, korzystając z programu komputerowego (w ramach Platformy e-GIODO) służącego do prawidłowego wypełnienia zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, znajdującego się na stronie internetowej: www.giodo.pl. Po wypełnieniu formularza w tym programie wnioskodawca ma możliwość wysłania zgłoszenia drogą elektroniczną, jeśli dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, bądź też, po wydrukowaniu zgłoszenia, dostarczenia go w sposób tradycyjny. Zgłoszenia można również dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej.