Danych kandydata do służby cywilnej nie można przetwarzać bez jego zgody

Przeprowadzenie naboru na wolne stanowisko w służbie cywilnej wiąże się z koniecznością gromadzenia i przetwarzania danych osobowych kandydatów ubiegających się o zatrudnienie.

Na piśmie

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej u.o.d.o) przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. wówczas, gdy osoba, której dotyczą, wyrazi na to zgodę. Jest to podstawowa zasada dotycząca przetwarzania danych osobowych w rekrutacji.

Treść takiego oświadczenia rekomendowana do stosowania przez kandydatów do pracy w służbie cywilnej brzmi:

"Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych do celów naboru na stanowisko... w...".

Natomiast najpopularniejszą, powszechnie stosowaną klauzulą jest klauzula brzmiąca w następujący sposób:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)".

Klauzula musi być opatrzona podpisem kandydata. W przypadku braku klauzuli w dokumentach przedkładanych w trakcie procesu rekrutacji lub podpisu kandydata pracodawca nie może przetwarzać dokumentów. Dlatego taka oferta powinna zostać zniszczona bez rozpatrywania.

W każdym momencie rekrutacji kandydatowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody. Osoba, która chciałaby cofnąć zgodę na udział w procesie rekrutacyjnym i usunąć swoją aplikację z bazy danych, powinna przesłać do pracodawcy prośbę o wykasowanie dokumentów aplikacyjnych.

Pracodawca administruje

Pracodawca, gromadząc dane osobowe kandydatów, staje się ich administratorem. Klauzula o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata daje administratorowi upoważnienie do ich przetwarzania jedynie w zakresie wynikającym z jej treści. Administrator jest obowiązany poinformować kandydata m.in. o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach, prawie dostępu do treści danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku ich podania, a jeśli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej oraz możliwości odwołania zgody. Obowiązkiem pracodawcy jako administratora danych jest dołożenie starań, aby były one przetwarzane zgodnie z prawem oraz zbierane wyłącznie w celach zgodnych z przepisami. U.o.d.o. obliguje pracodawcę do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią ochronę odpowiednią do zagrożeń.

Pracodawca jako administrator musi pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy:

●osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

●jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

●jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby,

●wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

●jest związane z wypełnieniem prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające upoważnienie nadane przez administratora danych.

Przechować przez trzy miesiące

Kandydaci uczestniczący w naborach składają oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji. Niedopuszczalne jest przetwarzanie tych danych, w tym ich przechowywanie, w innych celach niż cel związany z rekrutacją na stanowisko. Pracodawca ma więc prawo do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych kandydatów do czasu zakończenia rekrutacji. Należy jednak mieć na uwadze brzmienie art. 33 ustawy o służbie cywilnej zgodnie z którym jeżeli w ciągu trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, dyrektor generalny urzędu może zatrudnić na nim inną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole z naboru. Można zatem uznać, że przechowywanie dokumentów przez trzy miesiące od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru jest dopuszczalne. Należy przy tym zauważyć, że rozwiązanie zawarte w art. 33 ustawy może dotyczyć wyłącznie kandydatów, o których mowa w art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy, czyli nie więcej niż pięciu najlepszych. W analogiczny sposób pracodawca może postąpić z dwoma najlepszymi kandydatami wyłonionymi w toku naboru na wyższe stanowisko w służbie cywilnej.

Kwestia postępowania z dokumentami po zakończonym naborze nie została uregulowana ani w kodeksie pracy, ani w u.o.d.o. To pracodawca decyduje o sposobie postępowania ze zgromadzonymi w toku naboru dokumentami kandydatów. Może więc je kandydatom odesłać, zniszczyć lub zmodyfikować (zanonimizować) w sposób uniemożliwiający identyfikację. Nieuzasadnione wydaje się jednak przechowywanie danych osobowych kandydatów przez okres trzech lat od zakończenia naboru, np. na wypadek gdyby kandydat miał wystąpić przeciw urzędowi z roszczeniem dotyczącym stosunku pracy. Taka sytuacja nie mieści się w pojęciu celów rekrutacji.

Jaka odpowiedzialność

Obowiązkiem administratora danych osobowych jest dołożenie szczególnej staranności. Przy niedopełnieniu obowiązku ustawodawca przewidział odpowiedzialność karną. Gdy pracodawca przetwarza dane pracowników, mimo tego, iż ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Gdy dotyczy to danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności jest zwiększana do lat trzech. Udostępnienie lub umożliwienie dostępu do danych osobowych osobom nieupoważnionym podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. A jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Naruszenie, choćby nieumyślne, przez administratora danych obowiązku zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. W sytuacji gdy podmiot administrujący zbiorem danych nie dopełnia obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o jej prawach, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Co podają osoby ubiegające się o etat

Zgodnie z art. 22 ¹ kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Z kolei na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów:

● wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,

● świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

● dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

● świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

● orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Od osób ubiegających się o zatrudnienie na stanowiskach należących do korpusu służby cywilnej pracodawca ma prawo zażądać innych dokumentów niż wskazane powyżej. Katalog tych dokumentów wynika m.in. z warunków, które musi spełniać osoba zatrudniona w służbie cywilnej, określonych w art. 4 ustawy o służbie cywilnej. Od kandydata do pracy służbie cywilnej pracodawca może żądać:

● oświadczenia o korzystaniu z pełni praw publicznych,

● oświadczenia o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

● kopii dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa lub oświadczenia o posiadaniu obywatelstwa polskiego, a w przypadku stanowisk, o które mogą się ubiegać również osoby bez obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej - oświadczenia o posiadanym obywatelstwie,

● oświadczenia o niekaraniu zakazem zajmowania stanowisk kierowniczych w urzędach organów władzy publicznej lub pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi - w przypadku kandydatów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej.

Jeżeli zaś chodzi o stanowisko związane z dostępem do informacji niejawnych, wymagana jest kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych lub oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228). Zgodnie z art. 28 ust. 2b ustawy o służbie cywilnej kandydat, który zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego niepełnosprawnemu kandydatowi do pracy, który znalazł się w gronie najlepszych, przedkłada wraz z pozostałymi dokumentami także kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedstawić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy lub inne zaświadczenia o okresach zatrudnienia, obejmujące wcześniejsze lata oraz takie, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2014/049/i02.2014.049.088000500.802.jpg@RY2@

Małgorzata Kałużyńska-Jasak rzecznik prasowy GIODO

Jeżeli przepisy prawa nie pozwalają pracodawcy na żądanie od osoby ubiegającej się o pracę wszystkich danych zawartych w dowodzie osobistym, to pozyskiwanie informacji o kandydacie poprzez skserowanie jego dowodu narusza ustawę o ochronie danych osobowych. Przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych nie regulują sposobu pozyskiwania danych osobowych. Z punktu widzenia przepisów tej ustawy istotne jest, aby gromadzenie danych (odbywające się np. przez kopiowanie dokumentów, było zgodnie z prawem i nie prowadziło do zebrania danych w zakresie szerszym, niż to jest konieczne dla realizacji celu, jakim dane są przetwarzane (art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3).

Stanowisko takie znalazło potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 19 grudnia 2001 r. (sygn. akt II SA 2869/00) orzekł, iż "gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną, obojętną dla prawodawcy reglamentującego w ustawie o ochronie danych osobowych przetwarzanie tego rodzaju danych. Inaczej mówiąc, posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania). Dla takich ocen istotne znaczenie mają przede wszystkim: podstawa prawna przetwarzania danych (art. 23 ustawy), rodzaj przetwarzanych danych (art. 27) oraz granice przetwarzania (art. 26 ust. 1 pkt 3)".

Karolina Niewęgłowska

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 23 ust. 1 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 1, art. 49-54 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.). Art. 4, art. 28 ust. 2b, art. 33, art. 59 ust. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 ze zm.).