Gdzie szukać informacji o zagranicznym kontrahencie

W razie nawiązania stosunków gospodarczych z nieznanym kontrahentem z zagranicy osoby odpowiedzialne w polskich firmach za kontraktowanie powinny przede wszystkim posiąść wiedzę o ustroju prawnym tejże firmy. W takich okolicznościach przed podpisaniem umowy niezbędne jest przejrzenie odpowiednich rejestrów i weryfikacja umocowania osób działających w imieniu i na rzecz kontrahenta.

W większości państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego rejestry przedsiębiorców są bezpłatne, dostępne na stronach internetowych i można z nich uzyskać podstawowe informacje. Ważnym źródłem wiedzy są też rejestry podmiotów w upadłości lub likwidacji. W wielu krajach EOG (m.in. w Holandii) funkcjonują publiczne, darmowe internetowe wyszukiwarki takich przedsiębiorców. W innych trzeba korzystać z serwisów płatnych. Jest to o tyle istotne, że w niektórych państwach (np. w Niemczech) można przeprowadzić likwidację czy upadłość w błyskawicznym tempie (nieprzekraczającym miesiąca). Rejestry podmiotów gospodarczych zapewniają też często dostęp do bilansu i sprawozdań finansowych. O zagranicznym kontrahencie można też szukać informacji przy pomocy wywiadowni, polskich konsulatów i zagranicznych izb handlowych. Konsulaty RP z reguły bezpłatnie udzielają podstawowych informacji o podmiotach obrotu handlowego. Podobnie rzecz ma się z zagranicznymi wydziałami promocji handlu i inwestycji, podlegającymi Ministerstwu Gospodarki.

Sprawdzając kontrahenta, warto również pamiętać o różnicach ustrojowych między podobnie nazywającymi się spółkami w różnych krajach. Dotyczy to np. odpowiedzialności za zobowiązania, sposobu reprezentacji i relacji w grupach kapitałowych i może mieć bezpośrednie przełożenie na związanie umową lub ustalenie podmiotów odpowiedzialnych za niewykonanie bądź nienależyte jej wykonanie. Trzeba mieć przy tym na uwadze, że przedsiębiorca może być członkiem większej grupy podmiotów powiązanych ze sobą. W takich sytuacjach warto pozyskać wszystkie dane rejestrowe oraz związane z ewentualną likwidacją lub upadłością tych podmiotów.

Równie istotna jest treść podpisywanej umowy. Doświadczenie pokazuje, że polscy przedsiębiorcy nierzadko nie przywiązują wagi do sformułowania pozornie peryferyjnych ustaleń, czym narażają się na przykre następstwa prawne i finansowe. Tymczasem zawsze trzeba sprawdzać klauzule: wyboru prawa i jurysdykcji; arbitrażowe; odwołujące się do międzynarodowych standardów handlowych (np. Incoterms) czy do standardów określonego typu umów (np. w wypadku budowlanych - FIDIC).

Należy także pamiętać, że korzystne jest stosowanie zabezpieczeń transakcji transgranicznych za pomocą akredytyw czy ubezpieczeń. Zdarza się również, że instytucje finansowe (szczególnie banki o międzynarodowym zasięgu) służą swoim klientom, gdy ci uczestniczą w ustanawianiu zabezpieczeń, informacjami dotyczącymi zagranicznych kontrahentów.

Dostęp do informacji o podmiotach transakcji handlowych w krajach Unii Europejskiej, czy szerzej EOG, jest stosunkowo szeroki i stale poprawia się jego przejrzystość. Również przepisy regulujące funkcjonowanie i ustrój podmiotów gospodarczych są podobne. Ułatwia to obrót i pozwala na zmniejszanie ryzyka transakcyjnego. Dodatkowo regulacje UE wdrażane przez państwa członkowskie do ich prawodawstwa (w tym np. dyrektywy dotyczące prawa upadłościowego, terminów transakcji handlowych czy transgraniczego prawa procesowego) ujednolica obrót handlowy i ułatwia dochodzenie roszczeń w stosunkach międzynarodowych.

Poza Unią, w szczególności na Ukrainie, w Rosji czy Chinach, z którymi to państwami polscy kontrahenci prowadzą ożywioną współpracę handlową, dostęp do informacji o przedsiębiorcach i przejrzystość prawa handlowego pozostawia wiele do życzenia. Dlatego w razie kontraktowania z przedsiębiorcami z tych obszarów nieodzowna wydaje się współpraca z konsulatami, wyspecjalizowanymi izbami handlowymi czy wywiadowniami gospodarczymi.

Nie wolno też zapominać, że orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje, że kiedy przedsiębiorca dostarcza towary do innego państwa UE, musi dołożyć wszelkich starań, by ustalić, czy odbiorca podaje prawidłowy numer identyfikacji podatkowej. Jeśli bowiem tego nie dopilnuje, a kontrahent okaże się nierzetelny, nie ma możliwości skorzystania z zerowej stawki VAT.

@RY1@i02/2011/051/i02.2011.051.210.0005.001.jpg@RY2@

Piotr Kwiatkowski, radca prawny, TGC Corporate Lawyers

Piotr Kwiatkowski

radca prawny, TGC Corporate Lawyers