Brak kontaktu ze wspólnikami nie wyklucza zwołania zgromadzenia w wyznaczonym terminie

W praktyce zdarza się, że zarząd nie wie, kto jest udziałowcem spółki z o.o. Nabiera to znaczenia latem, czyli w okresie, kiedy upływa termin odbycia dorocznego zgromadzenia wspólników. Przykładowo w spółce było 5 wspólników, ale jeden z nich niedawno zmarł i nie wiadomo, kto jest jego spadkobiercą. Inny wspólnik zmienił miejsce zamieszkania i mimo licznych próśb nie chce ujawnić nowego adresu, jest z nim tylko kontakt telefoniczny. Jak w takiej sytuacji zwołać zgromadzenie wspólników? Zwłaszcza gdy żaden z udziałowców nie zgodził się na wysyłanie mu zaproszeń e-mailem.

Zakładając, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to do 30 czerwca (czyli w ciągu 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego) powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Co do zasady, wszystkie zebrania udziałowców (zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne) zwołuje zarząd. Zaproszenie zawierające dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad, a w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki także istotne elementy treści proponowanych modyfikacji, należy wysłać co najmniej na dwa tygodnie przed terminem zebrania do wszystkich udziałowców listem poleconym lub nadać kurierem, ewentualnie e-mailem (jeżeli uprzednio wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, podając adres poczty elektronicznej).

Ustanowić kuratora

Gdy wspólnik zmarł, jego udziały podlegają dziedziczeniu, przechodząc na spadkobierców z chwilą śmierci spadkodawcy. Umowa sp. z o.o. może jednak ograniczyć lub wręcz wyłączyć wstąpienie do podmiotu spadkobierców w miejsce zmarłego. W takim przypadku kontrakt ów musi określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia (art. 183 par. 1 kodeksu spółek handlowych). W sytuacji, gdy umowa spółki nie zawiera owej klauzuli, a następcy prawni zmarłego wspólnika nie ujawnią się do czasu wysłania zaproszeń na zwyczajne zgromadzenie udziałowców (i nie przedłożyli prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, względnie aktu poświadczenia dziedziczenia sporządzonego przez notariusza), to należy wystąpić do właściwego sądu rejonowego (czyli sądu ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego wspólnika, a jeżeli jego miejsca zamieszkania nie da się w Polsce ustalić, sądu miejsca, w którym znajduje się majątek spadkowy lub jego część, ewentualnie do sądu rejonowego dla m.st. Warszawy) z wnioskiem o ustanowienie kuratora spadku, który zarządzałby masą spadkową, w tym udziałami (art. 16, 628 oraz 666 kodeksu postępowania cywilnego). Wtedy do niego kieruje się zaproszenie. Jeżeli kurator - do chwili wysłania zaproszeń - nie zostałby ustanowiony, to zarząd miałby obowiązek wysłania zaproszeń tylko do pozostałych wspólników. Gdyby jednak spadkobierca stał się wcześniej znany, to zaproszenie należy skierować również do niego. Jeżeli zaś okazałoby się, że następców prawnych jest co najmniej dwóch, to zaproszenie należałoby wysłać do ich przedstawiciela, a w jego braku, do jednego z nich według własnego wyboru (art. 184 k.s.h.). Natomiast w sytuacji, w której umowa spółki wykluczałaby dziedziczenie udziałów, wówczas oczywiste jest, że zarząd byłby zwolniony z obowiązku wysłania do spadkobierców (względnie ich przedstawiciela czy kuratora spadku) zaproszeń na zwyczajne zgromadzenie. Gdyby zaś tylko ograniczała tę możliwość, wówczas obowiązywałyby przytoczone powyżej reguły.

Dokumentacja na wagę złota

Zarząd sp. z o.o. zobligowany jest do prowadzenia księgi udziałów (art. 188 k.s.h.). Należy w niej wpisać m.in. adres każdego wspólnika, a także wszelkie zmiany w tym zakresie. Po każdej modyfikacji zarząd składa do Krajowego Rejestru Sądowego nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Jeżeli więc zarząd powziął informację o zmianie miejsca zamieszkania przez jednego z udziałowców, a ten - mimo wezwań - nie chce go podać, to pozostaje wysłać do niego zaproszenie na dotychczasowy adres (ten, który do tej pory figurował w księdze udziałów). Acz niezależnie od powyższego, zarząd powinien niezwłocznie powiadomić o niesubordynacji tego wspólnika sąd rejestrowy (jeżeli dysponuje dowodami, że prosił o ujawnienie nowego adresu, to należy je załączyć). Sąd ten, na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS, wezwie wówczas zarząd spółki do złożenia wniosku o wpis zmiany w adresie udziałowca i przedstawienia nowej listy wspólników (uwzględniającej nowy adres) w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W razie niezłożenia tych dokumentów w zakreślonym czasie, sąd wyda postanowienie o nałożeniu na zobowiązanego, czyli członka jednoosobowego zarządu, grzywny (może być ona ponawiana). Jest ona nakładana w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 27 ustawy). W jednym orzeczeniu wolno wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 10 tys. zł, chyba że jej dwukrotne wymierzenie okazało się nieskuteczne. Wykonanie czynności przez zobowiązanego lub umorzenie postępowania skutkuje zaś tym, że grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu (art. 1052 k.p.c.). Jeżeli natomiast nałożenie grzywny (i ponowionej grzywny) nie przyniosło rezultatu, sąd ma obowiązek wykreślić z urzędu wpis niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy (tu - stary adres wspólnika). Gdyby z kolei okazało się, że argumentacja członka zarządu nie przekonała sądu rejestrowego i zostałaby na niego nałożona grzywna, którą zapłacił, to przysługiwałoby mu do tego wspólnika roszczenie o zapłatę uiszczonej kwoty.

Zaniechanie może być kosztowne

Dodajmy, że - co do zasady - gdy przepisy k.s.h. dotyczące sp. z o.o. lub umowa danego podmiotu nie zawierają odmiennych uregulowań, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów (art. 241 k.s.h.). Podkreślić również należy, że za zaniechanie prowadzenia księgi udziałów oraz zwołania zgromadzenia wspólników członkowi zarządu sp. z o.o. grozi sankcja w postaci grzywny do 20 tys. zł, nakładanej przez sąd rejestrowy (art. 594 par. 1 pkt 2 i 3 k.s.h.).

@RY1@i02/2013/131/i02.2013.131.215000600.802.jpg@RY2@

Anna Borysewicz adwokat prowadzący własną kancelarię w Płocku

Anna Borysewicz

adwokat prowadzący własną kancelarię w Płocku

Podstawa prawna

Art. 183 par 1, art. 184, 188, art. 231 par. 1, art. 235 par. 1, art. 238, 241 oraz art. 594 par. 1 pkt 2-3 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Art. 24 ust. 1-3 oraz art. 27 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 z późn. zm.).

Art. 16, 628, 666 oraz 1052 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Art. 922 par. 1, art. 924-925, 1025 oraz 1027 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).