Jak zawrzeć dobrą umowę o zarządzanie firmą i uniknąć pułapek

Umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem jest szczególną formą zatrudnienia menedżera. W takim kontrakcie - generalnie - zatrudniana osoba zobowiązuje się do zarządzania przedsiębiorstwem, natomiast druga strona, czyli zatrudniająca go firma, deklaruje m.in., że będzie mu za to wypłacać odpowiednie wynagrodzenia.

Określenie stron

Na wstępie należy dokładnie określić strony umowy. Konieczne jest więc podanie pełnej nazwy przedsiębiorstwa i jego formy prawnej (przykładowo spółka komandytowa, akcyjna lub z ograniczoną odpowiedzialnością). Wymagane jest również określenie siedziby firmy (miejscowość, ulica, numer domu). W tej części trzeba podać, kto reprezentuje przedsiębiorstwo podczas zawierania umowy.

Drugą stroną umowy jest zarządca. Jeżeli to osoba fizyczna, to konieczne jest podanie jej imienia i nazwiska, a wskazane - dokładnego miejsca zamieszkania, numeru dowodu osobistego, którym się legitymuje, a także numeru PESEL. Prowadzenie przez zarządcę działalności gospodarczej nie jest konieczne, ale warto podkreślić, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby kontrakt dotyczący zarządzania zawrzeć z przedsiębiorcami prowadzącymi działalność pod własnym nazwiskiem, a nawet z osobami prawnymi. W takim przypadku należy podać dane osób prowadzących działalność gospodarczą lub osób prawnych mających pełnić funkcję zarządców.

Lista wymagań

Jedną z istotniejszych części umowy o zarządzanie jest dokładne określenie obowiązków menedżera wobec przedsiębiorstwa. Jego podstawowym zadaniem powinno być bieżące zarządzanie powierzoną mu firmą. Ale nie tylko. W kontrakcie warto zapisać również inne, znacznie bardziej szczegółowe obowiązki. Często właściciele firmy oczekują od menedżera, że przygotuje i wdroży strategię jej rozwoju albo - w razie potrzeby - przeprowadzi także restrukturyzację. Ważnym zadaniem osoby zarządzającej powinno być stałe analizowanie działalności przedsiębiorstwa, a także prowadzenie negocjacji handlowych.

W obecnej skomplikowanej sytuacji rynkowej właściciele wielu firm spodziewają się również, że profesjonalny menedżer doprowadzi do obniżania kosztów działalności zarządzanej spółki, a jednocześnie stworzy skuteczne mechanizmy motywacyjne dla załogi. Te oczekiwania powinny mieć formę konkretnych zapisów umownych.

Z kolei w kontrakcie zawieranym z osobą, która ma kierować spółką produkcyjną, warto określić, że do jej zadań należy wprowadzanie nowych rozwiązań wytwórczych czy innowacji technologicznych.

Na tym nie koniec. Obowiązkiem menedżera powinno być osiąganie jak najlepszych wyników ekonomicznych i zapewnienie wzrostu wartości firmy. Zatem trzeba go do tego formalnie zobowiązać.

Współpraca wewnątrz firmy

Ponadto w umowie trzeba określić zasady współpracy menedżera z innymi organami spółki. Przykładowo kontrakt powinien przewidywać obowiązek opracowywania oraz przedkładania do akceptacji radzie nadzorczej spółki planów wyników na każdy kolejny rok w uzgodnionych terminach oraz wykonywanie uchwał rady.

Celowe jest też określenie, kiedy zarządca ma obowiązek uzyskania aprobaty rady nadzorczej spółki w sprawach rozporządzania jej majątkiem oraz zaciągania zobowiązań. Przy zaciąganiu zobowiązań najlepiej precyzyjnie określić limit kwotowy, od którego wymagana jest zgoda rady nadzorczej spółki. Wśród obowiązków osoby zarządzającej musi być też wymienione reprezentowanie przedsiębiorstwa na zewnątrz oraz prowadzenie jego spraw z należytą starannością i dbałością.

Dla zatrudnionego

Równie precyzyjne powinny być ustalenia obowiązków, jakie ma firma wobec zatrudnianego przez nią menedżera. Przykładowo firma musi się zobowiązać, że jej organy będą współdziałać z zarządcą, pozwalając mu na właściwe wykonywanie działalności. Stworzenie menedżerowi właściwych warunków do skutecznego działania może obejmować zobowiązanie przedsiębiorstwa do tego, że zapewni mu dostęp do niezbędnych dokumentów, czy też umożliwi korzystanie ze wszystkich niezbędnych środków rzeczowych i urządzeń.

Dla porządku warto równocześnie ustalić w umowie miejsce pracy zarządcy. Najczęściej jest to siedziba przedsiębiorstwa. Ważne jest też umieszczenie w umowie zapisu dotyczącego czasu pracy menedżera. Ponieważ pełni on specyficzną funkcję, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby kontrakt przewidywał, że czas pracy menedżera wyznaczony jest realizowanymi przez niego zadaniami. Niekiedy w umowach umieszczane jest jednocześnie sformułowanie przewidujące, że zarządca nie jest związany określonymi godzinami pracy, zobowiązuje się jednak pozostawać do dyspozycji w każdym czasie.

Jedną z najistotniejszych części umowy jest ustalenie wysokości i terminu wypłacania wynagrodzenia zarządcy. A wynagrodzenie menedżera często składa się z kilku elementów. Przede wszystkim jest to stała miesięczna pensja, zazwyczaj przekazywana na konto menedżera w terminie do ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca. Oprócz tego zarządcy często przyznawane są nagrody - przykładowo kwartalne - za uzyskanie korzystnych wyników. Niekiedy umowy o zarządzanie przewidują również wypłatę dodatkowej nagrody z zysku wypracowanego przez spółkę. Trzeba przy tym określić, kiedy jest ona wypłacana. Może to być 10 czy 14 dni po odbyciu się zwyczajnego (walnego) zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy).

W kontrakcie warto ustalić zasady korzystania przez zarządzającego z urlopu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa przewidywała, że - przykładowo - zarządcy przysługuje prawo do płatnego urlopu w wymiarze 26 dni roboczych w roku kalendarzowym. Dobrze jest też umieścić zapis rozstrzygający o tym, czy dni niewykorzystane w danym roku przechodzą na kolejny rok, czy też nie.

Samochód i telefon

Jeżeli firma zapewnia zarządcy samochód służbowy, laptop czy telefon komórkowy, to zapis o tym też powinien się znaleźć w kontrakcie menedżerskim. To samo dotyczy innych świadczeń dodatkowych przysługujących menedżerowi. Zdarza się, że firmy zobowiązują się w umowie do zwrotu zarządcy kosztów związanych z podnoszeniem przez niech kwalifikacji zawodowych, m.in. koszty szkoleń, kursów czy seminariów.

Nieodzowną częścią umowy musi być ustalenie okresu, na jaki jest zawierana. Najczęściej jest to czas określony. Warto podać, na ile lat zawierana jest umowa, a oprócz tego wyszczególnić jeszcze konkretne daty obowiązywania kontraktu.

Warto też przewidzieć możliwość rozwiązania umowy przez każdą ze stron. Konieczne jest przy tym ustalenie kilkumiesięcznego okresu wypowiedzenia. Najlepiej, aby umowa przewidywała, że wypowiedzenie wymaga formy pisemnej. Pozwoli to unikniąć ewentualnych nieporozumień związanych z zakomunikowaniem przez jedną ze stron drugiej zamiaru wypowiedzenia kontraktu.

Oprócz tego powinno się określić powody uprawniające do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Przykładowo takim powodem może być rażące niedbalstwo zarządcy, w wyniku którego przedsiębiorstwo poniesie szkodę, albo dopuszczenie się przez niego rażącego naruszenia prawa bądź istotnych postanowień umowy lub przepisów kodeksu spółek handlowych.

Klauzula i zakaz

W umowie warto zamieścić tzw. klauzulę poufności. Oznacza to, że zarządca powinien się zobowiązać do zachowania w tajemnicy wszelkich istotnych informacji o firmie osobom trzecim, które nie są z nią związane. Kontrakt powinien jednocześnie przewidywać, że za naruszenie tego zobowiązania menedżer będzie musiał zapłacić firmie określone odszkodowanie.

W umowie nie można pominąć kwestii odpowiedzialności majątkowej, jaką poniesie zarządca za ewentualne szkody wyrządzone spółce będące następstwem jego zawinionego działania lub zaniechania. W kontrakcie warto wyraźnie zapisać, że menedżer ponosi odpowiedzialność materialną za przedmioty czy pieniądze należące do firmy, które zostały mu powierzone w celu prowadzenia działalności.

Nieodłączną częścią większości umów jest tzw. klauzula o zakazie konkurencji. Zabrania ona menedżerowi prowadzenia przez określony czas działalności konkurencyjnej wobec zleceniodawcy. Dotyczy to głównie zarządców mających dostęp do szczególnie ważnych informacji dotyczących firmy. W umowie należy określić nie tylko okres obowiązywania zakazu konkurencji, lecz także wysokość gratyfikacji finansowej dla menedżera z tego tytułu. Zatem dopuszczalny jest zapis, że - przykładowo - w czasie trwania umowy oraz w okresie roku czy półtora po jej rozwiązaniu menedżer zobowiązuje się nie podejmować żadnej działalności konkurencyjnej względem firmy, z którą zawarł kontrakt. Z kolei za zaniechanie podejmowania działań konkurencyjnych firma zobowiązuje się wypłacić menedżerowi z dniem rozwiązania umowy określoną kwotę. W umowie trzeba też zamieścić zapis, że w przypadku złamania zakazu konkurencji zarządca musi niezwłocznie zwrócić w całości otrzymaną od firmy kwotę - ewentualnie z odsetkami.

Zmiany tylko na piśmie

Wszelkie zmiany umowy o zarządzanie powinny wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności. Musi się to znaleźć w kontrakcie menedżerskim. Warto też zawrzeć w nim sformułowanie, że w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy kodeksu spółek handlowych i kodeksu cywilnego. Oba kodeksy mają bowiem zazwyczaj największy wpływ na zapisy zawarte w kontraktach dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem.

W umowie konieczne jest też wskazanie sądów właściwych do rozstrzygania ewentualnych sporów między firmą a menedżerem. Często przy tym stosuje się sformułowanie, że wszelkie powstałe spory wynikające z treści i wykonywania umowy o zarządzanie strony będą rozstrzygane w drodze negocjacji. Dopiero gdy nie uda się osiągnąć kompromisu w terminie - przykładowo 14 dni od daty zaistnienia sporu - właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie określony w umowie sąd.

Uprawnienia do samodzielnego działania

Na temat umów o zarządzanie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 4 kwietnia 2002 r., sygn. akt I PKN 776/00. Zdaniem sądu zawarcie umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem (kontraktu menedżerskiego) powoduje przeniesienie przez właścicieli na menedżera uprawnień do samodzielnego podejmowania czynności faktycznych i prawnych dotyczących zarządzania tą jednostką. Oznacza to samodzielność w zakresie kierowania nim, swobodę w wyborze sposobu (stylu) zarządzania, możliwość wykorzystania dotychczasowych kontaktów handlowych, doświadczenia zawodowego, umiejętności organizacyjnych, reputacji, własnego wizerunku. Tych cech nie wykazuje stosunek pracy, w którym podmiot zatrudniający jest uprawniony do wydawania pracownikowi wiążących poleceń.

WZÓR

Umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem

zawarta w dniu ....................... w ............................., pomiędzy:

ABAB spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w ................................, ul. ....................................... nr .............., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod nr .......................................................... prowadzonego przez Sąd Rejonowy w .........................................., reprezentowaną przez:

......................................................... - pełnomocnika wyżej wymienionej Spółki,

zwaną w dalszej części umowy Spółką,

a

................................................, zamieszkałym w .............., ul. ........................ nr .........., legitymującym się dowodem osobistym nr......................., PESEL ...................., zwanym dalej Zarządcą.

Spółka na podstawie niniejszej umowy powierza Zarządcy zarządzanie majątkiem Spółki, a Zarządca przyjmuje w zarząd przedsiębiorstwo Spółki na warunkach przewidzianych przepisami kodeksu spółek handlowych, kodeksu cywilnego oraz postanowieniami niniejszej umowy.

Do zadań Zarządcy będzie należeć - oprócz obowiązków wynikających z kodeksu spółek handlowych - w szczególności:

1) bieżące zarządzanie Spółką w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników ekonomicznych;

2) stworzenie skutecznych mechanizmów motywacyjnych;

3) zapewnienie wzrostu wartości Spółki;

4) opracowywanie oraz przedkładanie do akceptacji Radzie Nadzorczej Spółki planów wyników na każdy kolejny rok w uzgodnionych terminach;

5) wykonywanie uchwał Rady Nadzorczej.

W granicach przewidzianych prawem Zarządca zarządza spółką i reprezentuje ją na zewnątrz.

Spółka zobowiązuje się współdziałać z Zarządcą w celu umożliwienia mu właściwego wykonywania działalności.

1. Zarządca zobowiązuje się do wykonywania powierzonych mu zadań z należytą starannością.

2. Zarządca jest zobowiązany uzyskać zgodę Rady Nadzorczej Spółki na rozporządzanie majątkiem Spółki oraz na zaciąganie zobowiązań w wysokości przekraczającej 150 000 zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych).

1. Umowa zostaje zawarta na czas określony ................ lat, od dnia ................................. r. do dnia ..................................... r.

2. Każda ze stron ma prawo rozwiązać umowę za trzymiesięcznym wypowiedzeniem złożonym na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie musi być dokonane w formie pisemnej.

Spółka uprawniona jest do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku odwołania Zarządcy z pełnionej przez niego funkcji, jeżeli odwołanie nastąpi z powodu:

1) rażącego niedbalstwa Zarządcy, w wyniku którego Spółka poniesie szkodę,

2) zawinionego przez Zarządcę nieosiągnięcia przez Spółkę zakładanych w planach wyników,

3) dopuszczenia się przez Zarządcę rażącego naruszenia istotnych postanowień niniejszej umowy lub przepisów kodeksu spółek handlowych;

4) popełnienia przez Zarządcę przestępstwa stwierdzonego prawomocnym wyrokiem uniemożliwiającym mu dalsze pełnienie obowiązków.

Miejscem pracy Zarządcy jest siedziba Spółki.

Z tytułu wykonywanych zadań Zarządcy przysługuje wynagrodzenie, na które składa się:

1) stałe miesięczne wynagrodzenie płatne przelewem na wskazany przez Zarządcę numer konta ........................ w terminie do ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca w wysokości .......................... zł (słownie: ................................... złotych),

2) nagrody kwartalne na zasadach ustalonych przez Radę Nadzorczą,

3) nagroda z zysku płatna w terminie 10 dni po odbyciu się Zwyczajnego (Walnego) Zgromadzenia Wspólników (Akcjonariuszy) w wysokości 1,25 proc. osiągniętego przez Spółkę zysku netto.

1. Zarządcy przysługuje prawo do płatnego urlopu w wymiarze 26 dni roboczych w roku kalendarzowym.

2. Dni niewykorzystane w danym roku nie przechodzą na kolejny rok.

Spółka zapewnia Zarządcy samochód służbowy, przenośny komputer osobisty i telefon komórkowy.

Spółka zwraca Zarządcy koszty związane z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych, co obejmuje m.in. koszty szkoleń, kursów i seminariów, materiałów szkoleniowych, koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia.

1. Czas pracy Zarządcy jest wyznaczony realizowanymi przez niego zadaniami.

2. Zarządca nie jest związany określonymi godzinami pracy, zobowiązuje się jednak pozostawać do dyspozycji w każdym czasie.

1. Zarządca zobowiązuje się do zachowania treści umowy i wszelkich kwestii związanych z jej wykonywaniem w całkowitej poufności wobec osób trzecich, z wyjątkiem tych, z którymi współdziała przy wykonywaniu przypisanych mu zadań.

2. W przypadku naruszenia wymienionego wyżej zobowiązania Zarządca zapłaci Spółce odszkodowanie w wysokości ...................... zł (słownie: ........................ złotych).

1. Zarządca ponosi odpowiedzialność majątkową za szkody wyrządzone Spółce będące następstwem jego zawinionego działania lub zaniechania;

2. Zarządca jest odpowiedzialny materialnie za przedmioty i środki finansowe należące do Spółki, które zostały mu powierzone w celu prowadzenia działalności.

1. W czasie trwania umowy oraz w okresie 18 miesięcy po jej rozwiązaniu Zarządca zobowiązuje się nie podejmować żadnej działalności konkurencyjnej względem przedmiotu działania Spółki.

2. Z tytułu zaniechania podejmowania działań konkurencyjnych przez Zarządcę po rozwiązaniu umowy Spółka wypłaci Zarządcy z dniem rozwiązania umowy kwotę .............. zł (słownie: ...................... złotych).

3. W przypadku podjęcia działalności konkurencyjnej po rozwiązaniu umowy w okresie wymieniony w pkt 1 Zarządca niezwłocznie zwróci w całości kwotę wymienioną w pkt 2.

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu spółek handlowych i kodeksu cywilnego.

2. Wszelkie spory wynikające z treści i wykonywania niniejszej umowy strony będą rozstrzygać w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia rozstrzygnięcia w terminie 14 dni od daty zaistnienia sporu właściwym do jego rozstrzygnięcia będzie Sąd Rejonowy dla ....................., I Wydział Cywilny, z siedzibą w ...................................., ul. ............................................

Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

.......................................... ...........................................

Spółka         Zarządca

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).