Jawny rejestr, którego nie sprawdzisz online. 20 złotych i kilka tygodni czekania na odpis

Zgodnie z rozporządzeniem ministra sprawiedliwości w sprawie rejestru fundacji rodzinnych z 18 maja 2023 roku (Dz.U. z 2023 r., poz. 971) RFR prowadzony jest w systemie informatycznym, który nie jest dostępny online. Jest to znacząca kwestia odróżniająca go od KRS, który prowadzony jest w systemie teleinformatycznym, przez co dostęp online do niego jest możliwy w każdej chwili, a pobieranie odpisów, zarówno pełnych, jak i aktualnych, jest bezpłatne, zaś wydruk informacji z KRS posiada moc dokumentu bez podpisu i pieczęci. RFR niestety nie posiada takich funkcjonalności.

Zobacz także

Fundacje rodzinne po trzech latach. Narzędzie sukcesji czy eksperyment legislacyjny? [RAPORT SPECJALNY DLA DGP]

Rejestr Fundacji Rodzinnych: jawny, ale dostęp ogranicza forma rejestru

Mimo że ze wspomnianej ustawy wprost wynika, że RFR jest jawny oraz każdy ma prawo otrzymać z niego poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje, w praktyce prawo to ulega ograniczeniom i dostęp do rejestru, z uwagi na jego formę, jest utrudniony. Wprawdzie rozporządzenie przewiduje, że informacje z RFR udostępnia się każdemu w siedzibie sądu rejestrowego, ale odbywa się to pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego. Każdy odpis, wyciąg, zaświadczenie oraz pozostałe informacje w postaci papierowej również są podpisane przez upoważnionego pracownika i opatrzone pieczęcią urzędową oraz zawierają, poza właściwą treścią, także oznaczenie miejsca i datę wydania dokumentu oraz datę i czas stanu RFR, według którego zostały wydane. Jeżeli taki dokument jest przesyłany drogą elektroniczną, opatruje się go kwalifikowanym podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika sądu rejestrowego lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Odpis z RFR: wniosek do SO w Piotrkowie i 20 zł opłaty

Uzyskanie odpisu z RFR, zarówno aktualnego, jak i zupełnego, rodzi więc wiele problemów praktycznych. W tym celu należy złożyć do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, prowadzącego rejestr papierowy, wniosek oraz uiścić opłatę w wysokości 20,00 zł. Po ok. 4–6 tygodniach sąd przesyła do wnioskodawcy dokument, o wydanie którego wnioskował. Skąd tak długi okres oczekiwania? Sądem prowadzącym rejestr jest wyłącznie Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, a więc jest to jedyny sąd w Polsce zajmujący się wszelkimi kwestiami związanymi z rejestracją i funkcjonowaniem fundacji rodzinnych, w tym wydawaniem odpisów z RFR. Z uwagi na duże zainteresowanie tematem fundacji rodzinnych – obłożenie tego sądu pracą jest ogromne, wobec czego czas oczekiwania, czy to na rejestrację fundacji, czy na wydanie dokumentów w postaci odpisów, jest znacznie wydłużony.

Zobacz także

Informacje o fundacjach rodzinnych będą dostępne zdalnie. Budzi to obawy o bezpieczeństwo danych

Ustawodawca najprawdopodobniej zdecydował się na ukształtowanie RFR w taki sposób z uwagi na kwestie techniczne – przystosowanie KRS do umożliwienia wpisywania do niego fundacji rodzinnych czy też stworzenie odrębnego elektronicznego rejestru, ale o podobnej funkcjonalności, byłoby czasochłonne, co z pewnością wpłynęłoby na datę wejścia w życie ustawy, na którą z niecierpliwością czekał polski rynek.

Skutki dla obrotu gospodarczego: planowanie czynności i koszty odpisów

Długie oczekiwanie na pozyskanie odpisu z RFR to sytuacja niekorzystna z perspektywy obrotu gospodarczego. Fundacje rodzinne muszą uwzględniać tak długi czas oczekiwania na uzyskanie odpisów, planując czynności (notarialne, bankowe itp.) ze znacznym wyprzedzeniem, a i tak nie mają gwarancji, że korespondencja z odpowiednim odpisem zostanie im doręczona na czas. Fundacje rodzinne mogą rozważyć również składanie odpowiednich wniosków o wydanie odpisów cyklicznie, w krótkich odstępach czasu, tak, aby na dzień dokonywania zaplanowanych czynności – odpis był jak najbardziej aktualny. Takie rozwiązanie wiąże się jednak z kosztami (20 zł za każdy wniosek o odpis) oraz obciąża RFR, który już jest nadmiernie obłożony pracą.

Czy wobec takich problemów rejestr doczeka się swojej elektronicznej wersji, analogicznej do tej, która od wielu lat z powodzeniem funkcjonuje dla spółek prawa handlowego?

Ministerstwo Sprawiedliwości szykuje zmiany w RFR

Jak wynika z informacji dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości – resort dostrzegł potrzebę wprowadzenia zmian w tej materii i prowadzi prace legislacyjne nad zmianą rozporządzenia. Projekt został wpisany do wykazu prac legislacyjnych ministra sprawiedliwości pod numerem B883. Jak wynika z ww. wykazu, na potrzebę wprowadzenia zmian do obecnie obowiązującego rozporządzenia wskazują przede wszystkim postulaty i wystąpienia zgłaszane przez licznych interesariuszy, w tym: pełnomocników procesowych, fundatorów fundacji rodzinnych, członków władz fundacji rodzinnych czy innych uczestników obrotu gospodarczego, jak i przez sam Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim prowadzący rejestr.

Wnioski i dokumenty z RFR mają być elektroniczne. Co zmienia projekt

Projektowane rozwiązania przewidują, że wniosek o wydanie odpisu, wyciągu, zaświadczenia lub informacji z RFR będzie mógł zostać złożony w postaci elektronicznej poprzez wysłanie go na adres poczty elektronicznej sądu rejestrowego udostępniony na stronie internetowej sądu. Wniosek złożony w postaci elektronicznej będzie mógł zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a do wniosku należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty kancelaryjnej. Ponadto odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z RFR będą wydawane w postaci papierowej lub elektronicznej na podstawie danych wyszukanych w rejestrze, dokładnie odpowiadających danym zawartym we wniosku. Ponadto znowelizowane rozporządzenie umożliwi udostępnianie również w postaci elektronicznej informacji z RFR odpowiadających treści odpisu albo zaświadczenia, do samodzielnego pobrania w formie wydruku komputerowego.

Nie będzie pełnego dostępu online jak w KRS. W grze włączenie RFR do KRS

Projekt nowelizacji rozporządzenia nie przewiduje zatem stworzenia dla rejestru systemu teleinformatycznego dostępnego online z funkcjonalnością analogiczną do tej, która jest dostępna w KRS – w miejsce dotychczas istniejącego systemu informatycznego. Kierunek zmian należy jednak ocenić pozytywnie, a projektowane rozwiązania powinny przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania RFR oraz przyspieszenia procesu pozyskiwania dokumentów. Uczestnicy obrotu gospodarczego liczą jednocześnie, że ustawodawca wprowadzi dalej idące rozwiązania realizujące ich postulaty. Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Sprawiedliwości, we współpracy z Ministerstwem Rozwoju i Technologii aktualnie prowadzone są prace analityczno-koncepcyjne w przedmiocie planowanego włączenia RFR do KRS, więc możliwe są dalsze zmiany w kierunku wprowadzenia pełnej funkcjonalności, która jest już dostępna w KRS, także dla rejestru.

Choć przewidywany termin wydania rozporządzenia zmieniającego został określony na II kwartał 2025 roku, to prace legislacyjne wciąż się toczą. Nowelizacja ma zacząć obowiązywać po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.