Kto dokonuje zmian w dokumentach bankowych w imieniu spółki z o.o.

SEBASTIAN DRZAZGA

adwokat, Kancelaria Adwokacka Błażyca & Drzazga

Kwestia przedstawiona w pytaniu jest bardzo istotna nie tylko dla banku, ale również dla zachowania ważniejszej wartości, jaką jest pewność obrotu prawnego. W praktyce bowiem mogą powstać wątpliwości, czy osoba, która nie jest ujawniona jako członek zarządu spółki w aktualnym odpisie KRS, jest uprawniona do reprezentacji danego podmiotu (w rozpatrywanym przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).

Przed przejściem do odpowiedzi należy wskazać, że co do zasady dokumentacja Krajowego Rejestru Sądowego korzysta z tzw. domniemania prawdziwości i zgodności z prawem. Powyższą zasadę statuują art. 15 i 17 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, stanowiące, że od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów (...), a domniemuje się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Obowiązek publikowania zmian w rejestrze przedsiębiorców w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nakłada z kolei art. 13 ww. ustawy. Tym samym dokumentacja KRS odzwierciedlająca sytuację formalno-prawną podmiotu, również w odniesieniu do osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu, korzysta z domniemania prawdziwości. Jeżeli zatem osoba spoza grona uprawnionych do reprezentacji- zgodnie z dokumentacją przedłożoną uprzednio do banku – dąży do dokonania zmian w tej dokumentacji, w tym w szczególności co do osób uprawnionych do dysponowania rachunkiem bankowym, bank powołując się właśnie na opisaną wyżej zasadę, odmawia dokonania zmian.

Nieco inaczej wskazana kwestia będzie się przedstawiać, gdy osoba dążąca do dokonania zmian przedłoży uchwałę uprawnionego organu o zmianach w zarządzie podmiotu. Wskazać w tym miejscu należy, że zmiany w zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są skuteczne od daty podjęcia decyzji w tym przedmiocie przez zgromadzenie wspólników, a nie od daty rejestracji zmian w KRS. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 25 maja 2006r.: podkreślić należy, że wpis oraz wykreślenie członka zarządu z rejestru przedsiębiorców ma charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny, a więc potwierdza jedynie istniejący stan faktyczny (III APz 16/2006).

Powstaje jednak pytanie, czy pracownik banku jest w stanie dokonać weryfikacji przedłożonych mu dokumentów: uchwały zgromadzenia wspólników, protokołu zgromadzenia wspólników, wniosku o rejestrację zmian w KRS? W praktyce będzie to (jest) kwestia problematyczna, choć co do zasady banki respektują decyzje uprawnionych organów spółki i nieco wbrew zasadzie wynikającej z art. 15 i art. 17 ustawy o KRS rejestrują zmiany we własnej dokumentacji. Niemniej, należy zwrócić uwagę, że nowy zarząd winien przedstawić bankowi m.in. decyzję uprawnionego organu o odwołaniu dotychczasowych członków zarządu, decyzję o powołaniu nowych (uchwały w tym przedmiocie), a nowy zarząd winien stawić się wraz z dowodami tożsamości celem złożenia wzorów podpisów. Dokumenty, o których mowa powyżej, winny być okazane w oryginale. Zdarza się w praktyce, że niektóre banki domagają się, by dokumentacja spółki była uzupełniona o kopię zgłoszenia zmian w zarządzie w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Pomimo wskazanej procedury zmian w dokumentacji bankowej nowy zarząd winien dążyć do natychmiastowego zgłaszania zmian we właściwych rejestrach, tak by móc legitymować się odpisem z rejestru korzystającym z domniemania prawdziwości, co skutkować będzie znacznym ograniczeniem procedury zmian w dokumentach banku. Choć przedstawiona praktyka banków musi być uznana za prawidłową (osoba odwołana z grona zarządu spółki nie ma prawa do reprezentacji od chwili odwołania, a nie od chwili wykreślenia z KRS, analogicznie osoba powołana do zarządu), to jednak jawi się wątpliwość, czy przepisy prawa właściwie regulują zasygnalizowaną kwestię, tak by zachowana została dyrektywa pozwalająca z jednej strony na niezwłoczne odzwierciedlenie zmian w gronie zarządu spółki dokonanych uchwałami uprawnionych organów i zachowanie zasady pewności obrotu z drugiej strony.