Kiedy członek zarządu przestaje pełnić funkcję

Pojęcie kadencja członka organu spółki – czyli okres, na który powołano członka do sprawowania przez niego funkcji, jest nierozerwalnie związane z mandatem – czyli upoważnieniem do pełnienia obowiązków i wykonywania praw członka zarządu. W praktyce jednak pojęcia te rzadko pokrywają się pod względem czasowym. Kadencja określana jest zawsze w latach obrotowych. O ile rozpoczęcie kadencji pokrywa się z uzyskaniem mandatu, o tyle mandat może być dłuższy lub krótszy od kadencji.

Chcę zwrócić uwagę, że nieco odmienne zasady rządzą ustalaniem kadencyjności dla zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. Otóż w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd może być powołany na czas nieoznaczony lub oznaczony, np. na rok lub dłużej. Z kolei w spółce akcyjnej okres pełnienia funkcji musi być określony, przy czym nie dłuższy niż pięć lat. Nie ma jednak przeszkód w powołaniu tej samej osoby na członka zarządu spółki akcyjnej na kolejne, nie dłuższe niż pięć lat kadencje.

Decydując się w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na powołanie członków zarządu na czas nieoznaczony, pamiętać należy, że mandat członka zarządu wygasa każdorazowo z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Brak uchwały o udzieleniu mandatu na kolejny rok powoduje brak podstawy do pełnienia funkcji. Jeżeli np. członek zarządu powołany został na dwuletnią kadencję, jego mandat nie wygasa z jej upływem (w drugą rocznicę powołania), ale trwa dłużej. Konkretnie mandat takiego członka zarządu trwa aż do odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za drugi pełny rok obrotowy pełnienia przez niego funkcji. W razie odwołania członka, jego śmierci czy rezygnacji, kadencja ulega przerwaniu, a mandat zakończeniu.

Powody wygaśnięcia mandatu mogą być zwyczajne, czyli upływ ustalonego okresu pełnienia funkcji, jak też nagłe, czyli odwołanie, rezygnacja, śmierć, częściowe lub całkowite ubezwłasnowolnienie, albo skazanie prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wyłączające możliwość pozostawania w zarządzie spółki. Ponadto mandat członka zarządu wygasa z chwilą otwarcia likwidacji lub upadłości. Zdarza się, że mandat wygasa przy połączeniu bądź przekształceniu.

Odwołanie z pełnienia funkcji ma charakter jednostronnego oświadczenia spółki, skutecznego z chwilą podjęcia uchwały o odwołaniu. Rezygnacja jest natomiast jednostronną czynnością prawną członka zarządu, skuteczną z chwilą dojścia do spółki. Zarówno rezygnacja z pełnienia funkcji członka zarządu, jak i odwołanie, mogą nastąpić z upływem dnia, w którym oświadczenie jest składane, lub wskazywać przyszły termin, od którego wywołają skutki prawne. Jeżeli rezygnuje jeden z członków zarządu, rezygnacja jest skuteczna w przypadku złożenia stosownego oświadczenia pozostałym członkom. Cały zarząd oświadczenie o swojej rezygnacji powinien złożyć organowi, który go powołał.

Pamiętać jednak należy, że nagła rezygnacja spowodować może naruszenie zasad funkcjonowania spółki. W takiej sytuacji ustępujący członek zarządu może odpowiadać za wyrządzoną spółce w związku z nagłą rezygnacją szkodę, o ile nie była ona uzasadniona ważnymi powodami. Za powody takie uznawane są zwykle poważna choroba, zmiana miejsca zamieszkania oraz inne zdarzenia, uniemożliwiające członkowi zarządu prawidłowe wykonywanie obowiązków.

Aktualnie zasadą jest powoływanie członków organów na kadencje indywidualne, co oznacza, że przy ustalonej w umowie spółki kadencji dla każdego z członków okres kadencji liczony jest indywidualnie. Przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają jednak możliwość powołania członków organu na wspólną kadencję. Przy takiej konstrukcji, bez względu na moment powołania poszczególnych członków zarządu, kadencja zaczyna się i kończy w tym samym czasie. W tym samym czasie wygasają więc mandaty wszystkich członków zarządu, którzy pełnią funkcję w tym dniu. Jednocześnie trzeba pamiętać, że przepisy dotyczące mandatu członka zarządu mają charakter dyspozytywny. Oznacza to, że nie mają one charakteru przymusowego i mogą być modyfikowane lub zmieniane w umowie spółki. Możliwe jest zatem ustalenie przez wspólników spółki, że mandaty członków zarządu wygasną razem z zakończeniem okresu kadencji, nie zaś w dniu zatwierdzenia sprawozdania na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Bezpośrednio nie dojdzie do zmiany przepisów o kadencji i mandatach członków zarządów czy też o ich powołaniu lub odwołania. Tym niemniej akcjonariusze spółek akcyjnych zyskają ważne uprawnienia. Korzystając z nich, będą również mogli wpływać na składy zarządów spółek.

I tak od 3 sierpnia akcjonariusze reprezentujący co najmniej połowę kapitału zakładowego lub co najmniej połowę ogółu głosów w spółce będą mogli zwoływać nadzwyczajne walne zgromadzenie, wyznaczając przewodniczącego tego zgromadzenia. Także od 3 sierpnia akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący 1/20 kapitału zakładowego będą mogli żądać zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia. Statut spółki będzie mógł przekazać to uprawnienie również grupie akcjonariuszy reprezentującej mniejszy udział w kapitale.

Żądanie takie powinno być zgłaszane zarządowi nie później niż na 14 dni przed wyznaczonym terminem zgromadzenia – w spółce niepublicznej, a w spółce publicznej na 21 dni przed. Żądanie z uzasadnieniem lub projektem uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad będzie również mogło zostać złożone w postaci elektronicznej. Akcjonariusz lub akcjonariusze spółki publicznej reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego (bądź mniej jeżeli to wynika ze statutu) będą uprawnieni do zgłaszania spółce przed terminem walnego zgromadzenia projektów uchwał w sprawach wprowadzonych do porządku obrad lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad walnego zgromadzenia. W takcie zgromadzenia każdy z akcjonariuszy może zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

Akcjonariuszom zostanie stworzona taka możliwość. Nowelizacja nakłada bowiem na spółki publiczne obowiązek udostępnienia akcjonariuszom informacji na stronie internetowej. Nowe przepisy przewidują, że od dnia zwołania walnego zgromadzenia spółka ma obowiązek umieszczenia na stronie internetowej ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzeni, a także informacji o ogólnej liczbie akcji w spółce i liczbie głosów z tych akcji w dniu ogłoszenia, a jeżeli akcje są różnych rodzajów – również o podziale akcji na poszczególne rodzaje i liczbie głosów z akcji poszczególnych rodzajów. Na stronie internetowej będzie też musiała być umieszczona dokumentacja, która ma być przedstawiona walnemu zgromadzeniu, a także projekty uchwał lub – jeżeli nie przewiduje się podejmowania uchwał – uwagi zarządu lub rady nadzorczej spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia. Oprócz tego na stronie internetowej będą umieszczane formularze pozwalające na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika lub drogą korespondencyjną, jeżeli nie są one wysyłane bezpośrednio do wszystkich akcjonariuszy. Jeżeli formularze z przyczyn technicznych nie mogą zostać udostępnione na stronie internetowej, spółka publiczna będzie musiała wskazać na tej stronie sposób i miejsce uzyskania formularzy. W takim przypadku każdy akcjonariusz na żądanie powinien otrzymać nieodpłatnie pocztą formularze.

Wydaje się, że ułatwienia te stanowią bardzo ważną zachętę do udziału w walnym zgromadzeniu. Ponadto dopuszczalne też będzie w spółkach publicznych oddawanie głosu na walnym zgromadzeniu drogą korespondencyjną, jeżeli oczywiście regulacje obowiązujące w spółce będą dopuszczać takie rozwiązanie. Spółka publiczna będzie zobowiązana udostępniać formularze do głosowania drogą korespondencyjną na swojej stronie internetowej. Naturalnie głosowanie korespondencyjne nie pozbawi akcjonariusza prawa do składania sprzeciwu i w konsekwencji zaskarżania uchwał walnego zgromadzenia.

Wyłączona została możliwość wprowadzania w statucie spółki ograniczeń w prawie ustanawiania pełnomocnika na walnym zgromadzeniu i liczby pełnomocników. O ile dotychczas pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności we wszystkich spółkach akcyjnych, to po nowelizacji w spółkach publicznych możliwe będzie udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, bez konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zniesiono również ograniczenia w udzielaniu pełnomocnictw członkowi zarządu i pracownikowi spółki. Zgodnie z obecnie obowiązującymi regulacjami akcjonariusz nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia ze zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Nowelizacja wprowadzi jednak przepis uprawniający akcjonariusza spółki publicznej do głosowania jako pełnomocnik przy podejmowaniu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki w tym w zakresie udzielania absolutorium.

radca prawny, partner w Kancelarii BSO Prawo & Podatki Bramorski Szermach Okorowska, specjalizuje się w prawie handlowym, przekształceniach i fuzjach oraz prawie własności intelektualnej