Pismo handlowe musi zawierać dane firmy

Obligatoryjną i minimalną treść pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę z o.o. wskazuje art. 206 par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Zgodnie z tym przepisem pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać: 1) firmę spółki jej siedzibę i adres, 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, 3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), 4) wysokość kapitału zakładowego. Powyższy przepis i zakres w nim wskazany stosuje się odpowiednio do oddziału spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mającej siedzibę za granicą.

Od 1 stycznia 2007 r. katalog obowiązkowych elementów pism i zamówień formułowanych przez spółkę czytelnika został poszerzony o informacje dotyczące wysokości kapitału zakładowego oraz numeru identyfikacji podatkowej. Podawane dane muszą być aktualne, a każda zmiana odnosząca się do firmy, siedziby, adresu, numeru KRS, NIP, wysokości kapitału zakładowego, powinna być odpowiednio i na bieżąco wprowadzana do treści pism i zamówień handlowych.

Z przedstawionego przez czytelnika stanu faktycznego wynika, iż dotychczas spółka w pismach i zawieranych umowach podawała wyłącznie nazwę i siedzibę spółki. Taka praktyka nie odpowiada obowiązującym przepisom prawa, nie wyczerpuje bowiem wszystkich elementów wskazanych w ustawie. Ustawodawca przewidział stosowne sankcje za tego typu praktyki. Zgodnie z art. 595 par. 1 k.s.h. – członek zarządu spółki kapitałowej, który dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, nie zawierają danych określonych przez komentowaną regulację, podlega karze grzywny w wysokości do 5 tys. zł. Nakłada ją sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki. Regulacja ta dotyczy również spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej, na co wskazują przepisy art. 127 par. 5 k.s.h. oraz art. 374 par. 1 k.s.h.