Jak uniknąć błędów przy przeprowadzaniu zwyczajnych zgromadzeń wspólników

radca prawny w Kancelarii BSJP Legal and Tax Advice, specjalizuje się w prawie handlowym i prawie pracy

W każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być stosowane nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników. Polega ono faktycznie na pominięciu procedury przewidzianej przez kodeks spółek handlowych dotyczącej zwoływania zgromadzeń wspólników. Kwestię tę reguluje przepis art. 240 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Najprościej mówiąc, gdy wszyscy wspólnicy, spotykając się, są zgodni, że chcą odbyć zgromadzenie wspólników i żaden z nich nie kwestionuje porządku obrad, mogą w każdej chwili przystąpić do podejmowania uchwał. Jest to bardzo praktyczne i często stosowane rozwiązanie. Oczywiście, aby było skuteczne, należy mieć pewność, że na tak umówione spotkanie, np. telefonicznie, stawią się wszyscy wspólnicy, w przeciwnym wypadku - zgromadzenie nie będzie miało zdolności do podejmowania uchwał. Dlatego m.in., aby uchwały podejmowane na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników były ważne, tak istotne znaczenie ma przestrzeganie unormowań związanych z jego zwołaniem.

Niestety tak. Planując, że zgromadzenie odbędzie się bez formalnego zwołania, ryzykujemy, że w przypadku nieobecności chociażby jednego ze wspólników zgromadzenie trzeba będzie powtórzyć.

Sposoby zwoływania zgromadzeń wspólników reguluje art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z nim - zaproszenia do udziału w zgromadzeniu wspólników wysyła się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Przepisy kodeksu przewidują dwutygodniowy termin, liczony od dnia wysłania zaproszeń. Warto zaznaczyć, że w przypadku nadania na poczcie listu poleconego zgodnie z tzw. teorią wysłania, nie jest konieczne, aby zawiadomienie o zgromadzeniu było doręczone za potwierdzeniem odbioru i aby wspólnik je faktycznie otrzymał. Wystarczające jest samo wysłanie zaproszenia z zachowaniem dwutygodniowego terminu. Umowa spółki może ten termin modyfikować i przewidywać dłuższy okres na wysyłanie zaproszeń.

Tak. Drugim sposobem zawiadamiania wspólników o zgromadzeniach, przewiedzianym w cytowanym już art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych, jest wysłanie zaproszeń pocztą elektroniczną. Sposób ten, w odróżnieniu od wymienionych form tradycyjnych, ma charakter fakultatywny. Należy jednocześnie pamiętać, że możliwość skorzystania z poczty elektronicznej zachodzi tylko wtedy, gdy wspólnik uprzednio wyraził pisemną zgodę na taką formę zawiadamiania go o zgromadzeniach oraz podał adres elektroniczny, na który zawiadomienia powinny być wysłane. Niewątpliwie wysyłanie zaproszeń pocztą elektroniczną jest dogodnym rozwiązaniem oraz dodatkowo obniża koszty związane z przygotowaniem zgromadzenia. Jest to w szczególności korzystna praktyka w spółkach z dużą liczbą wspólników.

Problematykę sposobów zawiadamiania wspólników o zgromadzeniach poruszył niedawno Sąd Najwyższy przy okazji rozpatrywania sprawy o stwierdzenie nieważności lub uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników (sygn. akt I CSK 253/08). Sąd Najwyższy uznał, że przepis art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych nie zawiera wyczerpującego katalogu dopuszczalnych sposobów zawiadamiania wspólników o zgromadzeniach. Oznacza to, że z odpowiednim wyprzedzeniem wspólnika można zawiadomić o zgromadzeniu, również wręczając mu zaproszenie do rąk własnych. Celem kodeksowych procedur, określających sposoby wysyłania zaproszeń, jest bowiem zagwarantowanie wspólnikom właściwego trybu informowania ich o zgromadzeniu oraz umożliwienie udziału w nim. Warunek ten jest spełniony, gdy zaproszenie zamiast przez pocztę zostanie doręczone osobiście.

To szczególna kategoria spraw, która została przez ustawodawcę obowiązkowo zaliczona do porządku obrad zwyczajnych zgromadzeń. Dodatkowo, w przypadku rozpatrywania spraw związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, podziałem zysku albo pokryciem strat i udzieleniem absolutorium organom spółki, pisemne głosowanie jest zabronione.

Należy podkreślić, że zwoływanie zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością należy do kompetencji zarządu. Tak więc nie rady nadzorczej, nie jedynego wspólnika, nie prokurenta spółki. Jest to wyłączny obowiązek zarządu. Dopiero gdy zarząd nie zwołuje zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie określonym w kodeksie lub umowie spółki, rada nadzorcza albo komisja rewizyjna ma prawo zwołać zwyczajne zgromadzenie.

Jedyny wyjątek, gdy zwołanie zgromadzenia przez zarząd w ogóle nie jest wymagane, to sytuacja, gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. Wysyłanie zaproszenia samemu sobie jest po prostu zbędne. Większość komentatorów tematu podkreśla, że prawo zwołania zgromadzenia przysługuje zarządowi jako organowi spółki, który powinien w tej sprawie podjąć uchwałę. Niedopuszczalne jest zwołanie zgromadzenia tylko przez niektórych członków zarządu, np. prezesa zarządu.

Ciekawą kwestię poruszył też Sąd Najwyższy w swoim niedawnym orzeczeniu z 3 kwietnia 2009 r. (sygn. akt II CSK 604/08), uznając, że zarządowi spółki obok kompetencji zwoływania zgromadzeń wspólników przysługuje także uprawnienie do jego odwołania.

Pierwszą kategorię osób stanowią oczywiście sami wspólnicy. Zarząd zobowiązany jest do księgi udziałów, do której należy wpisywać m.in. nazwisko i imię albo firmę i siedzibę każdego wspólnika oraz adres. Tak jak wcześniej wspomniałam, wspólnik może podać dodatkowo adres elektroniczny, na który należy przesyłać zaproszenia.

Zarząd wysyła zawiadomienia do tych osób, które zostały wpisane do księgi udziałów jako wspólnicy, a zatem do wspólników-założycieli spółki oraz tych, którzy w przypadku przejścia udziałów (sprzedaż, darowizna, etc.) zawiadomili spółkę o zmianach i zostali wpisani jako nabywcy udziałów. Mimo że kodeks nie rozstrzyga, czy zbywca czy nabywca powinien zawiadomić spółkę o zmianie właściciela udziałów, niewątpliwie wypełnienie tego obowiązku leży w interesie nabywcy. Zarząd może bowiem wysłać zaproszenie do byłego wspólnika, jeżeli nie będzie wiedział, że nastąpiło zbycie udziałów i będzie to działanie prawidłowe. Co więcej, nowy wspólnik, który nie otrzymał zawiadomienia, nie będzie mógł podważać prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników. Ponadto, gdy umowa spółki dopuszcza wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika udziałów, osoby te należy również zaprosić. O fakcie ustanowienia zastawu bądź użytkowania spółka powinna zostać poinformowana, tak jak w przypadku zbycia udziałów.

Drugą kategorią są pozostałe osoby, które mogą wziąć udział w zgromadzeniu. Należą do nich aktualni członkowie organów spółki oraz członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników. Niestety, w praktyce zdarza się, że zostają niepowiadomieni.

Zgodnie z art. 238 par. 2 kodeksu spółek handlowych, w zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Jeżeli porządek obrad obejmuje również zmiany umowy spółki, należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Zgromadzenia wspólników co do zasady odbywają się w siedzibie spółki. Mogą odbyć się również w innym miejscu, jeżeli wskazuje je umowa spółki albo wszyscy wspólnicy wyrażą na to pisemną zgodę. Wybór daty i godziny zgromadzenia jest dowolny.

Tak. Wspólnik, który nie był obecny na zgromadzeniu w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad, który był oznaczony w zaproszeniu, ma prawo wytoczyć powództwo o uchylenie uchwały albo powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą.

Oznacza to, że uchybienia popełnione przy organizacji zgromadzenia przez zarząd spółki mogą mieć dotkliwy wpływ na uchwały, czyli decyzje podejmowane przez zgromadzenie wspólników.