Jak uniknąć błędów przy umarzaniu udziałów

radca prawny i partner w BSO Prawo & Podatki – Bramorski Szermach Okorowska Kancelaria Prawna. Specjalizuje się w prawie handlowym, przekształceniach i fuzjach oraz prawie własności intelektualnej

Tak, zwyczajne zgromadzenie wspólników jest dobrą okazją do wprowadzenia do umowy spółki zapisów o umarzaniu udziałów (jeśli jeszcze ich nie ma) albo do rozpoczęcia procedury umarzania, np. dla uzdrowienia sytuacji majątkowej spółki. W przypadku znacznych strat bilansowych spółki warto pomyśleć o umorzeniu części udziałów z jednoczesnym podwyższeniem kapitału.

Samo umorzenie udziałów jest działaniem zmierzającym do unicestwienia określonej liczby udziałów (jeśli wspólnik ma ich wiele) bądź całego lub części udziału (jeżeli wspólnicy mają po jednym podzielnym udziale). W efekcie postępowania umorzeniowego wspólnik traci wszystkie bądź część udziałów w spółce, a zatem zmienia się struktura udziałowa. Przyczyny, okoliczności i tryb umorzenia mogą być rozmaite. Zazwyczaj decydują o nich wola i potrzeba wspólników. Przepisy kodeksu spółek handlowych umożliwiają przeprowadzenie umorzenia dobrowolnego, przymusowego bądź automatycznego. W zależności od formy umorzenia może ono być nieodpłatne lub odpłatne. Przy czym umorzenia odpłatnego dokonuje się z czystego zysku lub z środków uzyskanych z obniżonego kapitału zakładowego.

Dzięki umorzeniu można doprowadzić do wyrównania straty bilansowej spółki. Korzystając z umorzenia udziałów, można również dopasować wysokości kapitału zakładowego do zamortyzowanego majątku spółki. Za pomocą umorzenia udziałów stwarza się też możliwość dobrowolnego ustąpienia ze spółki wspólnikowi, który nie jest w stanie zbyć swoich udziałów. Dość często zdarza się, że z powodu nieobjęcia udziałów w podwyższonym kapitale przez wspólnika mniejszościowego jego rola w spółce staje się marginalna. Wspólnik nie jest już zainteresowany spółką, jednak brak jest chętnych na kupno posiadanych przez niego udziałów. W takiej sytuacji najlepiej zapewnić możliwość umorzenia małych pakietów udziałów, np. poniżej 10 proc. Pozwoli to wspólnikowi na wycofanie się ze spółki i otrzymanie z tego tytułu wynagrodzenia.

Proponuję wspólnikom ustalenie pewnych okoliczności, które będą stanowiły umowne przesłanki umorzenia działów. Taką przesłanką może być np. niepodjęcie na dwóch kolejnych posiedzeniach zgromadzenia wspólników uchwały o powołaniu zarządu. Bezowocne drugie posiedzenie w sprawie wyboru zarządu spowoduje umorzenie określonej części udziałów wskazanego wspólnika, zapewniając większość głosów na zgromadzeniu drugiemu z nich.

Automatyczne umorzenie udziałów polecam również w spółkach, w których udziałowcy większościowi decydują się powierzyć pewien pakiet udziałów spółki członkowi zarządu, np. jako dodatek motywacyjny. W takich wypadkach udziałowcom zazwyczaj zależy na tym, żeby udziały pozostały w rękach menedżera tylko w okresie pełnienia przez niego funkcji w zarządzie. Klauzula w umowie spółki, że rezygnacja, odwołanie bądź niepowołanie na kolejną kadencję członka zarządu powoduje automatyczne umorzenie jego udziałów, zapewni wspólnikom większościowym realizację ich celów.

Umorzenie udziałów może być przeprowadzone w dowolnym momencie działalności spółki, jednak dopiero po wpisaniu jej do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli umorzenie ma dotyczyć udziałów utworzonych w ramach podwyższenia kapitału, to może nastąpić dopiero po rejestracji takiego podwyższenia. W przeciwnym razie umorzenie jest nieważne.

Nie ma jednego idealnego sposobu umarzania udziałów. Dostosowanie metody zależy od potrzeb i okoliczności towarzyszących takiej potrzebie. Zarówno umorzenie przymusowe, jak i dobrowolne wiąże się z koniecznością podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników. W sytuacjach, w których ze względu na układ głosów na zgromadzeniu nie byłoby realnych szans na przeprowadzenie postępowania umorzeniowego, rozwiązaniem jest wprowadzenie instytucji automatycznego umorzenia udziałów. Wprowadzenie do umowy spółki takiej regulacji pozwoli na umorzenie udziałów z pominięciem uchwały zgromadzenia wspólników, a co za tym idzie również w razie braku zgody części wspólników (nawet większościowych).

Dobrowolne umorzenie udziałów odbywa się za zgodą wspólnika, którego umorzenie dotyczy. Może ono być odpłatne lub – za zgodą tego wspólnika – nieodpłatne. Wysokość wynagrodzenia za umorzone udziały ustala zgromadzenie wspólników uchwałą. W przypadku umorzenia dobrowolnego udziały wspólnika zostają przeniesione na spółkę na podstawie umowy z podpisami poświadczonymi notarialnie. Następnie na mocy uchwały zgromadzenia wspólników nabyte udziały zostają umorzone.

Umorzenie przymusowe udziałów następuje w sytuacji, gdy zaistnieją przesłanki wskazane w umowie spółki w oparciu o uchwałę zgromadzenia wspólników. Wynagrodzenie za umorzone przymusowo udziały określa zgromadzenie wspólników. Jednak nie może ono być niższe od wartości przypadających na udziały aktywów netto, wykazanych w sprawozdaniu finansowym za ostatni rok obrotowy, pomniejszonych o kwotę przeznaczoną do podziału między wspólników.

Z kolei umorzenie automatyczne następuje wskutek ziszczenia się zdarzenia określonego w umowie spółki i jeżeli jest finansowane z czystego zysku, następuje w momencie tego zdarzenia bez konieczności podejmowania uchwały przez zgromadzenie wspólników w tym zakresie. Dokonanie umorzenia udziałów stwierdza zarząd. Uchwała w tym zakresie ma jednak charakter deklaratoryjny. Jeżeli z umorzeniem wiąże się konieczność obniżenia kapitału, zarząd przeprowadza również tę procedurę.

Umorzenie udziałów może być powiązane z obniżeniem kapitału zakładowego lub z wypłatą z czystego zysku. Jeżeli np. spółka wypracowała czysty zysk, to wynagrodzenie za umorzone udziały może zostać wypłacone właśnie z tych środków. W takim wypadku udziały zostają umorzone z chwilą podjęcia uchwały o umorzeniu, a wynagrodzenie płatne jest w terminie ustalonym w uchwale zgromadzenia bądź w umowie spółki.

W spółce zaistnieje wówczas sytuacja, w której wysokość kapitału zakładowego nie będzie miała odzwierciedlenia w iloczynie liczby udziałów i ich wartości nominalnej. Jest to sytuacja dopuszczalna. Natomiast dla uniknięcia wątpliwości osób trzecich co do niespójności wysokości kapitału zakładowego i udziałów dobrze jest dokonać zmiany umowy poprzez podwyższenie wartości nominalnej pozostałych udziałów.

Jeżeli spółka nie posiada środków na wypłatę wynagrodzenia za umorzone udziały, niezbędne jest obniżenie kapitału zakładowego spółki. Wówczas umorzenie udziałów stanie się skuteczne z chwilą zarejestrowania obniżenia kapitału zakładowego spółki. Wspólnik otrzyma wynagrodzenie najwcześniej po zakończeniu tej procedury.

Często wspólnicy rezygnują z jakichkolwiek zapisów dotyczących umorzenia. Wychodzą z założenia, że najwyżej korzystać będą z umorzenia za zgodą wspólników. Niestety brak zapisów w umowie spółki o takiej możliwości wyklucza przeprowadzenie nawet umorzenia dobrowolnego. Chcąc w przyszłości zapewnić skuteczne przymusowe umorzenie udziałów, należy określić w umowie spółki co najmniej przesłanki i tryb tego umorzenia.

Decydując się na umorzenie automatyczne, wspólnicy powinni określić w umowie spółki zdarzenia powodujące umorzenie. Muszą one być określone na tyle precyzyjnie, aby nie budziły wątpliwości co do ich zaistnienia. Z całą pewnością nie sprawdzą się jako przesłanki umorzenia automatycznego wszystkie te okoliczności, z którymi wiąże się element ocenny. Nie ma bowiem organu uprawnionego do oceny takiej okoliczności. Z całą pewnością możliwe jest uzależnienie umorzenia automatycznego, np. od rezygnacji wspólnika z pełnienia funkcji członka organu spółki. Nie będzie zaś skuteczną przyczyną automatycznego umorzenia udziałów ogólne stwierdzenie działania na szkodę spółki. Nie sposób bowiem jednoznacznie wskazać, czy takie działanie miało miejsce i w jakim momencie.

Ponieważ przy umorzeniu automatycznym stosuje się przepisy dotyczące umorzenia przymusowego, umowa spółki powinna również określać tryb i przesłanki umorzenia automatycznego, tak jak to obowiązuje przy przymusowym. Wspólnicy powinni uzgodnić sposób postępowania zarządu w razie ziszczenia się okoliczności stanowiących powód umorzenia udziałów. Jednocześnie postanowienia umowy spółki powinny jasno regulować kwestię wysokości wynagrodzenia i sposób finansowania umorzenia (z czystego zysku, poprzez obniżenie kapitału), a także liczbę udziałów podlegających umorzeniu. Często proponuje się określenie już w umowie spółki zasad wypłaty wynagrodzenia, np. ratalnie, ewentualnie z dodatkowym oprocentowaniem. Dzięki temu nie będzie potrzeby podejmowania dodatkowych decyzji w tym zakresie. Wyeliminowane też zostaną wątpliwości, jaki organ powinien określać wysokość wynagrodzenia i sposób finansowania.

Moment umorzenia udziałów, czyli ich rzeczywistego unicestwienia, zależy w zasadzie od sposobu finansowania umarzanych udziałów. Jeżeli spółka będzie wypłacała wynagrodzenie za umarzane udziały z czystego zysku, chwilą umorzenia udziałów będzie podjęcie uchwały zgromadzenia o umorzeniu udziałów bądź w razie umorzenia automatycznego – ziszczenie się przewidzianej w umowie spółki przesłanki. Jeżeli spółka nie posiada wolnych środków na wypłaty wynagrodzenia wspólnikowi i niezbędne jest naruszenie kapitału zakładowego poprzez jego obniżenie, faktyczne unicestwienie udziałów nastąpi po przeprowadzeniu pełnej procedury obniżenia kapitału. Wymaga to podjęcia uchwały o obniżeniu, ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a następnie odczekania terminu przeznaczonego na zgłaszanie się wierzycieli. W tym przypadku umorzenie nastąpi dopiero w dacie postanowienia sądu o zarejestrowaniu obniżenia kapitału zakładowego spółki w KRS. Przemyślane ukształtowanie w umowie spółki zasad umarzania udziałów ułatwi z pewnością funkcjonowanie zarówno spółce, jak i wspólnikom.