Jak oznaczać pisma wychodzące ze spółki z o.o.

Przepis art. 206 par. 1 kodeksu spółek handlowych określa minimalny zakres danych, które powinny znaleźć się w pismach i zamówieniach handlowych składanych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest on następujący: firma podmiotu, jego siedziba i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, gdzie znajduje się dokumentacja spółki i nadany jej nr KRS, numer identyfikacji podatkowej oraz wysokość kapitału zakładowego. Nie ma przy tym znaczenia forma korespondencji. Wymienione informacje należy zatem każdorazowo umieszczać zarówno na wersji papierowej, jak i elektronicznej. Cytowany przepis nakazuje ponadto, aby elementy te znajdowały się również na stronach internetowych prowadzonych przez spółkę albo tych udostępnianym użytkownikom sieci przez osoby trzecie na zlecenie podmiotu. Powyższy obowiązek spoczywa także na sp. z o.o. mającej siedzibę za granicą, ale z oddziałem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nie ma przeszkód, aby ową obligatoryjną treść wychodzących dokumentów wzbogacić o dodatkowe elementy, jak np. o obsadę personalną zarządu spółki. Najczęściej te wymagane ustawowo dane stale widnieją na papierze firmowym. Rzadziej dopisuje się je na wcześniej niezadrukowanych nimi pismach i zamówieniach. W sytuacji zaś, w której nastąpi zmiana firmy podmiotu, jego siedziby bądź adresu, oznaczenia sądu rejestrowego czy przypisanego nr KRS, numeru identyfikacji podatkowej czy wysokości kapitału zakładowego podmiotu, trzeba to uwzględnić w korespondencji wysyłanej po dacie zaistniałej modyfikacji.

W przeciwnym wypadku bowiem, w świetle art. 595 par. 1 w zw. z art. 594 par. 3 i 4 k.s.h., członkowi zarządu albo likwidatorowi sp. z o.o., który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, żeby pisma i zamówienia handlowe nie zawierały danych wyliczonych w art. 206 par. 1 powołanej ustawy, grozi grzywna do 5 tys. zł. Nakłada ją sąd rejestrowy właściwy dla siedziby podmiotu.

Czytelnik jako członek zarządu sp. z o.o. musi zatem dopisać na papierze firmowym wysokość kapitału zakładowego reprezentowanego przez siebie podmiotu pod rygorem poniesienia sankcji w postaci wysokiej grzywny.

@RY1@i02/2011/182/i02.2011.182.210.006b.001.jpg@RY2@

Anna Borysewicz, adwokat

Anna Borysewicz

adwokat

Art. 206 oraz 595 par. 1 w zw. z art. 594 par. 3 i 4 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).