Jak na nowych zasadach zarejestrować działalność gospodarczą

Osoba, która zdecyduje się na prowadzenie indywidualnej działalności gospodarczej, powinna wypełnić papierowy lub elektroniczny formularz CEIDG1 (zamiast składanego do tej pory druku EDG-1). Rejestracja jest wolna od opłat.

Po 31 grudnia 2011 r. ewidencja działalności gospodarczej zostanie przeniesiona z zasobów gminnych do CEIDG. Od 1 lipca 2011 r. do końca roku trwa więc okres przejściowy, w którym osoba fizyczna, która chce rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, może w celu zarejestrowania jej:

● wypełnić wniosek on-line w celu zarejestrowania się bezpośrednio do CEIDG i złożyć go przez internet (patrz: www.ceidg.gov.pl),

● wypełnić wniosek on-line w celu zarejestrowania się do CEIDG, wydrukować go i zanieść do gminy,

● wypełnić wniosek on-line bez logowania się do CEIDG, wydrukować go i zanieść do gminy,

● pobrać wniosek papierowy w gminie, wypełnić go i tam złożyć. Następnie gmina przekształci go we wniosek elektroniczny,

● przesłać listem poleconym do gminy wypełniony papierowy wniosek, opatrzony podpisem poświadczonym notarialnie. Następnie gmina przekształci go we wniosek elektroniczny.

Gdy przyszły przedsiębiorca po raz pierwszy loguje się do CEIDG, powinien założyć konto, a następnie po otrzymaniu potwierdzenia mailowego - aktywować je. Z przesłania wniosku przez internet korzystają osoby, które mogą podpisać formularz elektronicznie. W tym celu powinny złożyć podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym, albo mogą posłużyć się profilem zaufanym na platformie ePUAP, który bezpłatnie uzyskają w urzędzie skarbowym i w niektórych oddziałach ZUS (z wykazem tych placówek przedsiębiorcy mogą zapoznać się na stronie Ministerstwa Gospodarki).

Tak. Oprócz wypełniania wniosku o wpis do CEIDG na tym formularzu składa się też: wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) dokonuje następujących zgłoszeń: identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego (NIP), do naczelnika urzędu skarbowego, a także oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgłoszenia albo zmiany zgłoszenia płatnika składek do ZUS, oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników. Na wniosku CEIDG można również aktualizować dane niezbędne do wpisu do ewidencji, na przykład zmianę adresu albo nazwiska przedsiębiorcy.

Natomiast formularz papierowy składany w gminie mogą nawet wypełnić ręcznie.

Do końca roku wnioski, które zostały złożone w gminie przed 1 lipca 2011 r. i po tej dacie zostaną przeniesione z ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej w gminach do CEIDG. Natomiast w CEIDG będą znajdowały się już wnioski przesłane po 1 lipca 2011 r. drogą elektroniczną przez przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczęli działalność gospodarczą.

Firmy, które nie są jeszcze w CEIDG, będą do 31 grudnia 2011 r. obsługiwane przez urzędy gmin. Natomiast do tego czasu CEIDG obsługuje tylko wnioski o zarejestrowanie nowej działalności, które wpłynęły tam drogą elektroniczną oraz przedsiębiorców, którzy zostali już przeniesieni z gminnych ewidencji do CEIDG.

Dopiero od 1 stycznia 2012 r. do CEIDG pełnomocnik może wpisać dane swojego pełnomocnika oraz zakres pełnomocnictwa. Zanim pełnomocnik zostanie wpisany do CEIDG, powinien zostać ustanowiony (na piśmie, a nawet w formie aktu notarialnego, na przykład wówczas gdy będzie reprezentował przedsiębiorcę przy zawieraniu umowy w formie aktu notarialnego i podpisze w jego imieniu tę umowę).

Samo wpisanie pełnomocnika do ewidencji nie oznacza jeszcze, że konkretna osoba została ustanowiona pełnomocnikiem. Pełnomocnikiem może zostać wyłącznie osoba, która ma zdolność do czynności prawnych.

Wpisowi do CEIDG podlegają następujące dane: firma przedsiębiorcy, numer PESEL, data urodzenia, numer REGON i NIP (o ile je posiada), informacja o obywatelstwie polskim, oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, adres do doręczeń, adres, pod którym wykonywana jest działalność gospodarcza, adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy oraz strony internetowej, gdy je posiada i chce te informacje zgłosić do CEIDG. Oprócz tego przedsiębiorca podaje datę rozpoczęcia prowadzenia działalności, określa przedmiot wykonywanej działalności według PKD 2007oraz podaje informacje na temat wspólności majątkowej małżeńskiej.

Dodatkowo niektórzy przedsiębiorcy muszą podać informację o wszczęciu postępowania naprawczego, o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej lub działalności związanej w wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi oraz o ogłoszeniu upadłości.

Gdy we wniosku zostało wpisane niepoprawnie nazwisko, to zostanie on odrzucony podczas weryfikacji tożsamości przedsiębiorcy w bazie danych PESEL. W takim przypadku nie ma znaczenia, w jaki sposób przedsiębiorca złożył wniosek obarczony błędem: bezpośrednio do CEIDG czy za pośrednictwem gminy. Wtedy przedsiębiorca powinien złożyć po raz drugi wniosek, tym razem już bez błędu w nazwisku. Natomiast nie ma możliwości poprawienia albo sprostowania wniosku, a w dodatku nie może zostać wpisany do ewidencji pod niepoprawnym nazwiskiem.

Natomiast w razie zmiany adresu prowadzenia działalności albo adresu zamieszkania należy złożyć wniosek CEIDG-1 z informacją o zmianie. Po złożeniu wniosku zmiana zostanie wprowadzona do ewidencji. Jednak dokumentacja przedsiębiorcy może nadal znajdować się w gminie, ponieważ gmina nie zarejestrowała go jeszcze w CEIDG lub nie nastąpiła migracja jego dokumentacji do CEIDG. Wtedy wniosek CEIDG-1 z informacją o zmianie adresu (lub innych danych) przedsiębiorca powinien przesłać do gminy. W ten sposób przedsiębiorca weryfikuje poprawność wpisu w ewidencji gminnej, a następnie przekazuje tę informację do urzędu skarbowego, GUS, ZUS albo KRUS na dotychczasowych zasadach.

Wniosek, który nie zawiera wymaganych danych, jest niepoprawny. System teleinformatyczny w CEIDG informuje o tym niezwłocznie przedsiębiorcę. Gdy niepoprawny wniosek złożył on w gminie, to wówczas urząd musi wezwać go niezwłocznie do skorygowania danych w ciągu 7 dni i wskazać na uchybienia.

Już w dniu złożenia wniosku o wpis przedsiębiorca może rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej, pod warunkiem, że nie jest od niego dodatkowo wymagane uzyskanie koncesji, wpisu w rejestrze działalności regulowanej, licencji lub zezwolenia.

Prywatny numer NIP nadany przedsiębiorcy, który jest osobą fizyczną, staje się wówczas numerem NIP firmy. Jest on również jego numerem identyfikacyjnym w CEIDG. Przedsiębiorca, który utracił dokument potwierdzający nadanie mu numeru NIP, albo nie pamięta tego numeru, powinien wystąpić do urzędu skarbowego o duplikat, składając formularz NIP-5.

We wniosku przedsiębiorca powinien wskazać na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej i podać odpowiednie kody z Polskiej Klasyfikacji Działalności PKD 2007. Są one dostępne na stronie GUS oraz na stronie EUGO (trzeba wówczas skorzystać z wyszukiwarki kodów PKD).

Wniosek o wpis do CEIDG zawiera również wniosek o nadanie numeru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego, do ZUS (płatnika składek) lub KRUS. Wybiera się na nim także formę opodatkowania (z wyjątkiem rejestracji do podatku VAT, co wymaga dopełnienia dodatkowych formalności w urzędzie skarbowym). Może zdecydować się na uiszczanie podatku według skali, liniowego, ryczałtu lub karty podatkowej.

Po złożeniu poprawnego wniosku przedsiębiorca zostaje wpisany najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu, w którym wpłynął on do CEIDG.

Jednak przedsiębiorca może we wniosku określić późniejszy termin rozpoczęcia działalności gospodarczej niż dzień, w którym go złożył. Wtedy CEIDG musi uwzględnić ten wskazany przez niego dzień.

Przedsiębiorca musi dopełnić dodatkowych formalności w urzędzie skarbowym w związku z uiszczeniem podatku od towarów i usług (VAT). Gdy staje się VAT-owcem, to najpóźniej w dniu poprzedzającym sprzedaż towarów lub usług objętych VAT powinien złożyć we właściwym urzędzie skarbowym druk zgłoszeniowy VAT-R i uiścić opłatę rejestracyjną. Urząd skarbowy wyda mu wówczas decyzję administracyjną VAT-5, w której potwierdzi zgłoszenie.

Natomiast w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności przedsiębiorca składa w ZUS formularz ZUS ZUA, czyli zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej. Natomiast osoby, które działalność gospodarczą będą wykonywały dodatkowo obok pracy w pełnym wymiarze, za którą uzyskują wynagrodzenie powyżej minimalnej pensji krajowej, muszą zgłosić się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego i wypełnić formularz ZUS ZZA.

Za wniosek o wpis uważa się także wniosek o zmianę wpisu, który przedsiębiorca musi złożyć w razie zmiany danych, najpóźniej w ciągu 7 dni, np. od zmiany nazwiska, adresu itd. Natomiast wniosek o wykreślenie wpisu przedsiębiorca powinien złożyć w ciągu 7 dni od trwałego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej.

CEIDG nie wydaje zaświadczeń o tym, że przedsiębiorca uzyskał wpis. Natomiast za takie zaświadczenie uważa się wydruk ze strony internetowej CEIDG. Dlatego przedsiębiorca nie musi:

● okazywać lub załączać przy składanych wnioskach do organów administracji publicznej zaświadczeń o wpisie do CEIDG,

● okazywać w kontaktach z organami administracji publicznej zaświadczeń o nadaniu numerów NIP lub REGON, gdy wskazał je we wniosku o wpis do CEIDG.

Natomiast w oświadczeniach pisemnych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, kierowanych do organów i oznaczonych osób, a także w obrocie prawnym i gospodarczym przedsiębiorca powinien posługiwać się numerem NIP.

Zaświadczenie o wpisie do CEIDG jest wydrukiem ze strony internetowej. Aby go uzyskać, trzeba dopełnić następującej procedury. Przedsiębiorca powinien wejść na stronę www.ceidg.gov.pl i od razu przejść do znajdującej się tam wyszukiwarki przedsiębiorców. Swój wpis odszukuje tam, posługując się nazwą, numerem NIP albo numerem REGON. Następnie powinien otworzyć ten wpis i wybrać opcję Druki/Pobierz PDF. Na wydruku znajduje się kod kreskowy, który przedsiębiorca może odczytać przy pomocy telefonu komórkowego, który ma aplikację do czytania kodów. W ten sposób przedsiębiorca ogląda aktualny wpis. Natomiast zaświadczenie może pobrać samodzielnie w każdej chwili.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien założyć rachunek bankowy. Muszą przez niego przechodzić transakcje, których jednorazowa wartość przekracza równowartość 15 tysięcy euro. Kwotę tę przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych w Narodowym Banku Polskim. Chodzi tutaj o wartość aktualną w ostatnim dniu miesiąca poprzedzającego ten, w którym doszło do transakcji. Bierze się pod uwagę jednorazową wartość bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Zanim przedsiębiorca założy konto, powinien wybrać bank, w którym chce je prowadzić. Składa tam wniosek na formularzu, podając nazwę firmy, adres i numery identyfikacyjne.

Nazwą jednoosobowego przedsiębiorcy jest jego imię i nazwisko. Właściciel firmy może do tej nazwy dodać również część marketingową, np. Przedsiębiorstwo Usług Różnych Władysław Mąka. W obrocie przedsiębiorca posługuje się nazwą pełną albo skróconą - zgodnie z wpisem do CEIDG.

Aby dopełnić w banku formalności związanych z założeniem konta przedsiębiorca powinien posiadać przy sobie następujące dokumenty:

● dowód osobisty,

● kserokopię wpisu do ewidencji,

● kserokopię dokumentu nadania numeru REGON.

Oprócz tego może mieć również pieczątkę zawierającą pełną nazwą firmy, dane teleadresowe i numer NIP. Posiadanie pieczątki nie jest jednak konieczne.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w formie spółki cywilnej, rejestrują swoją działalność na nieco innych zasadach niż osoby wykonujące jednoosobową działalność. Każdy z nich musi zarejestrować się osobno jako przedsiębiorca, ponieważ spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem w obrocie gospodarczym. Jest ona jedynie umową dwóch lub więcej przedsiębiorców, którzy zobowiązują się w niej do prowadzenia wspólnego działania w określonym celu. Celem gospodarczym jest przedmiot prowadzonej działalności określony w umowie według PKD. Ten przedmiot działalności każdy ze wspólników (przedsiębiorców) musi podać składając wniosek o wpis do CEIDG.

Zanim przedsiębiorcy zarejestrują i rozpoczną prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej, muszą dokonać następujących formalności:

● zawrzeć na piśmie umowę spółki cywilnej i podać w niej m.in. nazwę spółki. Powinna zawierać nazwiska i imiona wszystkich wspólników, oznaczenie formy prawnej, czyli skrót "sc". Nazwa skrócona nie musi zawierać nazwisk współwłaścicieli i dlatego nie trzeba również podawać ich na fakturach,

● zgłosić w ciągu 14 dni umowę w urzędzie skarbowym właściwym według siedziby spółki, aby uiścić podatek od czynności cywilnoprawnych. Złożyć przy tym deklarację PCC-3,

● zarejestrować prowadzenie działalności gospodarczej osobno przez każdego wspólnika.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki cywilnej nie mogą skorzystać z ułatwień przewidzianych w ramach jednego okienka. Każdy ze wspólników składa formularz CEIDG-1 we właściwej gminie dla swojego miejsca zamieszkania. Następnie każdy z nich musi osobiście załatwić formalności w GUS, ZUS i urzędzie skarbowym.

Po uzyskaniu wpisu do CEIDG należy udać się do Głównego Urzędu Statystycznego, aby spółka cywilna będąca podmiotem gospodarki krajowej uzyskała numer REGON. Jest to REGON spółki. Formalności z tym związanych nie muszą dopełniać wszyscy wspólnicy, może to zrobić jeden, który w GUS okaże umowę spółki cywilnej i zaświadczenia o wpisie do działalności gospodarczej wystawione na wszystkich wspólników.

Kolejnym miejscem, do którego musi udać się wspólnik spółki cywilnej, jest urząd skarbowy, gdzie uzyskuje się NIP dla spółki. W tym celu w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby spółki składa się w jej imieniu formularz NIP2 oraz NIP-D (który zawiera informacje o wszystkich wspólnikach). Przy dokonywaniu tych formalności należy okazać:

● wpisy do ewidencji działalności gospodarczej poszczególnych wspólników,

● nadany spółce numer REGON,

● akt prawny potwierdzający prawo do lokalu, w którym będzie siedziba spółki,

● numer rachunku bankowego, założonego dla firmy. Po dokonaniu zgłoszenia do urzędu skarbowego spółka otrzyma swój numer NIP.

Następnie trzeba wybrać rodzaj opodatkowania wspólników. Formalności dopełnia się w urzędach skarbowych właściwych dla każdego z nich (ze względu na miejsce zamieszkania).

Dlatego w zależności od tego, gdzie mieszkają wspólnicy, sposób opodatkowania mogą wszyscy wybrać w jednym urzędzie, bądź w kilku urzędach, bo każdy zrobi to we właściwym dla swojego miejsca zamieszkania. Potem każdy wspólnik będzie uzyskany dochód rozliczał oddzielnie w urzędzie skarbowym we właściwym dla swojego miejsca zamieszkania. Natomiast zasady prowadzenia księgowości muszą być wspólne i dlatego wspólnicy wybierają: ryczałt, księgę przychodów i rozchodów, a nawet pełną księgowość. Gdy wybiorą księgę przychodów i rozchodów, to wówczas każdy wspólnik ma prawo dokonać swobodnego wyboru między opodatkowaniem według skali podatkowej a podatkiem liniowym oraz sposób rozliczania się: w trybie miesięcznym albo kwartalnym.

Natomiast spółka cywilna stanie się płatnikiem VAT wówczas, gdy wspólnicy złożą w urzędzie skarbowym w jej imieniu formularz VAT-R. Wszyscy wspólnicy muszą zdecydować, że chcą być VAT-owcami, ponieważ w ramach tej samej spółki cywilnej nie mogą nimi zostać tylko niektórzy z nich.

Z kolei sposób załatwiania formalności w ZUS zależy od tego, czy spółka cywilna będzie zatrudniała wspólników. Gdy ich nie zatrudnia, to wówczas każdy wspólnik staje się dla siebie płatnikiem składek. Dlatego po złożeniu formularza CEIDG-1 każdy z nich nie musi się jeszcze dodatkowo rejestrować w ZUS jako płatnik składek. Powinien jedynie składać wypełnione druki ZUS ZUA, albo ZUS ZZA w związku z płaconymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (ZUS ZUA), bądź tylko zdrowotne (ZUS ZZA).

Gdy spółka cywilna zatrudnia pracowników, to wówczas wspólnicy muszą ją zgłosić w ZUS jako płatnika składek za osoby zatrudnione. W tym celu należy złożyć w ZUS druk ZUS ZPA. Zgłasza się również każdego pracownika do wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZUA, albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA. Oprócz tego za każdego wspólnika i pracownika składa się oddzielnie deklarację na formularzu ZUS DRA.

Za wpis do CEIDG uważa się także wpis dotyczący zawieszenia działalności gospodarczej oraz wpis o odwieszeniu jej. Od 1 lipca 2011 r. zmienił się sposób określenia we wniosku okresu zawieszenia działalności. Wprawdzie nadal biegnie on od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, ale nie może jednak rozpocząć się wcześniej niż w dniu złożenia wniosku. Natomiast okres zawieszenia działalności trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności lub - co stanowi novum obowiązujące od 1 lipca 2011 r. - od dnia wskazanego w tym wniosku, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku.

Aby zawiesić działalność, przedsiębiorca powinien wypełnić w formie elektronicznej lub papierowej wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej. Musi w nim określić długość okresu zawieszenia i wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia tego okresu. Wniosek składa w gminie (osobiście albo listem poleconym) lub w CEIDG w formie elektronicznej. Po upływie okresu zawieszenia okresu przedsiębiorca musi złożyć wniosek o wpis informacji o odwieszeniu wykonywania jej.

Już od 1 lipca 2011 r. powinien rozpocząć się proces migracji danych zawartych w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej w gminie lub przez urząd miasta. Będzie on trwał aż do 31 grudnia 2011r. Z dniem przekazania wszystkich danych do CEIDG gminy przestaną być organem ewidencyjnym. Aby została dokonana migracja konkretnego wpisu potrzebne są następujące dane przedsiębiorcy: numer PESEL, NIP, REGON oraz PKD 2007. Dlatego każdy przedsiębiorca wpisany do ewidencji w gminie przed 1 lipca 2011 r. powinien już teraz we własnym interesie sprawdzić, czy tam złożona jego dokumentacja zawiera prawdziwe i kompletne dane. Jeśli ma braki, musi je uzupełnić lub uaktualnić.

Spółka cywilna posługuje się następującymi numerami:

● ma własny numer NIP i REGON. Na fakturach i deklaracji VAT wpisuje się numer NIP spółki

● każdy wspólnik ma własny numer NIP, którym posługuje się przy rozliczaniu VAT, który sam odprowadza.

Ponad 80 rodzajów działalności gospodarczej może prowadzić przedsiębiorca, jeśli poza uzyskaniem wpisu do CEIDG dopełni dodatkowych formalności w związku z ich reglamentacją, na przykład licencję musi uzyskać pośrednik w handlu nieruchomościami, przedsiębiorca zajmujący się trenowaniem koni, natomiast zezwolenie potrzebne jest na prowadzenie domu pomocy społecznej. Bez spełnienia dodatkowych warunków działalności reglamentowanej nie można prowadzić.

Gdy natomiast wymagana jest koncesja albo zezwolenie, przedsiębiorca musi wystąpić do właściwych organów z wnioskiem o ich udzielenie. Gdy chce prowadzić działalność regulowaną i uzyskać wpis do rejestru działalności regulowanej, musi złożyć oświadczenie o tym, że spełnia wymagane warunki.

W tych wszystkich przypadkach może rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej dopiero po uzyskaniu koncesji, zezwolenia albo zaświadczenia o wpisie do rejestru działalności regulowanej.

Wyjątek dotyczy działalności regulowanej. Jeżeli w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia o spełnienie warunków w związku z prowadzeniem działalności regulowanej organ prowadzący rejestr tej działalności nie podejmie żadnych działań, to przedsiębiorca może ją rozpocząć.

- zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa, a także poszukiwanie i rozpoznawanie kopalin oraz działalność zawodowa wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły

- osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna niebędąca wprawdzie osobą prawną, ale posiadająca zdolność prawną, która wykonuje we własnym imieniu działalność prawną.

@RY1@i02/2011/177/i02.2011.177.210.0004.001.jpg@RY2@

Wzór

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl

Art. 1 ustawy z 13 maja 2011 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 131, poz. 764).