Kto jest uprawniony do udziału w walnym zgromadzeniu

Zgodnie z art. 406¹ par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej mają jedynie osoby będące akcjonariuszami tej spółki na szesnaście dni przed datą walnego zgromadzenia. Ich legitymacja ustalana jest w formule tzw. record date, czyli dnia rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Legitymowany do udziału w walnym zgromadzeniu jest więc ten, kto posiadał status akcjonariusza w dacie record date, bez względu na to, czy w dacie walnego zgromadzenia status ten utrzymał, czy nie.

Przepis art. 406³ par. 6 k.s.h. stanowi, że spółka publiczna sama ustala listę uprawnionych do udziału w WZA. Dokonuje tego na podstawie informacji o złożeniu określonej liczbie akcji na okaziciela, które zachowały postać dokumentową, oraz w oparciu o wykaz sporządzony przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych. Akcje na okaziciela, które nie uległy dematerializacji, powinny być - dla celów legitymacyjnych - złożone w spółce, ewentualnie w banku lub firmie inwestycyjnej, zgodnie z przepisem art. 406³ par. 1 k.s.h. Akcje zdematerializowane "ewidencjonowane" są zaś przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych. Ten zaś, na podstawie wykazów sporządzonych i przesłanych przez podmioty prowadzące poszczególne rachunki papierów wartościowych akcjonariuszy danej spółki, sporządza wykaz uprawnionych, który przesyła emitentowi. Na tej podstawie tworzona jest finalna lista akcjonariuszy, którzy mają prawo wziąć udział w danym walnym zgromadzeniu.

Akcjonariusz musi zdeponować akcje w spółce, w instytucji finansowej lub u notariusza, co potwierdza dokument poświadczający ich zdeponowanie, albo zażądać od firmy inwestycyjnej prowadzącej jego rachunek papierów wartościowych, na którym ma zapisane akcje danej spółki, wydania mu imiennego zaświadczenia o prawie do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Następnie dom maklerski przygotowuje zestawienie osób, które z takimi żądaniami wystąpiły w terminie, i przesyła je do Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych, który zbiera pozostałe zestawienia z innych domów maklerskich i sporządza zestawienie zbiorcze. Kompletne zestawienie wszystkich akcjonariuszy przesyłane jest spółce i na jego podstawie emitent sporządza listę uprawnionych do udziału w walnym zgromadzeniu.

W praktyce zdarza się, że lista, którą opracował emitent, jest niekompletna i nie uwzględnia akcjonariusza, który zgłosił wolę uczestnictwa w obradach walnego zgromadzenia oraz otrzymał stosowne zaświadczenie wystawione przez podmiot prowadzący jego rachunek papierów wartościowych. Błąd może powstać na trzech niezależnych etapach tworzenia takiego zestawienia, tj.: w wyniku nieuwzględnienia dyspozycji wydania imiennego zaświadczenia o prawie do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu przez podmiot prowadzący rachunek inwestycyjny, w wyniku nieuwzględnienia danego akcjonariusza w zestawieniu zbiorczym przez KDPW, a także w wyniku pominięcia danej osoby przez spółkę przygotowującą ostateczną listę obecności na walnym zgromadzeniu.

Jeżeli błąd popełniła spółka, wówczas w każdym czasie, aż do zakończenia obrad walnego zgromadzenia - jeśli akcjonariusz stawi się i wykaże, że posiada imienne zaświadczenie o prawie do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu - należy go dopuścić do udziału w obradach, a listę uprawnionych oraz listę obecności odpowiednio skorygować. Sytuacja się komplikuje, gdy zgłasza się akcjonariusz posiadający stosowne zaświadczenie, a którego nie uwzględnia wykaz sporządzony przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych. Jeżeli do takiej sytuacji dochodzi przed terminem odbycia walnego zgromadzenia, to jest jeszcze szansa, aby sprawę wyjaśnić. Natomiast rzeczywisty problem pojawia się, gdy taka sytuacja zaistnieje już w trakcie obrad walnego zgromadzenia - tj. wówczas, gdy akcjonariusz przychodzi na walne zgromadzenie, chce zgłosić swoją obecność i okazuje się, że nie jest uwzględniony ani na liście obecności, ani w wykazie sporządzonym przez KDPW.

Emitent może bronić się tym, że listę uprawnionych sporządził na podstawie zbiorczego wykazu otrzymanego z KDPW, zaś KDPW wskaże firmę inwestycyjną, która przekazała mu pierwsze zestawienie.

W praktyce KDPW polega na danych otrzymanych od podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych. Trudno oczekiwać od podmiotu prowadzącego depozyt, aby weryfikował każdy otrzymany wykaz z firmy inwestycyjnej. Podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, jako profesjonalista, powinien dochować należytej staranności w celu zapewnienia kompletności wykazu, który sporządza jako partycypujący w organizowaniu walnego zgromadzenia. Zgodnie z par. 192e Szczegółowych Zasad Działania KDPW, jeżeli po przekazaniu przez uczestnika do KDPW wykazu z firmy inwestycyjnej zaistnieje potrzeba jego skorygowania, informacja korygująca powinna dotrzeć do KDPW do godziny 12.00 w dniu poprzedzającym ostatni dzień tygodniowego terminu zastrzeżonego do złożenia spółce zbiorczego wykazu akcjonariuszy przez podmiot prowadzący depozyt. Jest to zatem ważna informacja nie tylko dla firm inwestycyjnych, ale wszystkich zainteresowanych akcjonariuszy.

W dalszym ciągu pozostaje jednak otwarta kwestia, co należy zrobić w sytuacji, gdy wskazany termin już minął, walne zgromadzenie odbędzie się na przykład za dwa dni albo już rozpoczęło obrady, a lista opracowana przez emitenta jest niekompletna. W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na to, że zarówno wspomniane wykazy przygotowywane przez domy maklerskie oraz KDPW, jak i lista opracowana w spółce mają walor wyłącznie ewidencyjny, informacyjny i porządkowy. Tym samym nie można odmówić udziału w walnym zgromadzeniu akcjonariuszowi, który dopełnił formalności i uzyskał wymagane zaświadczenie, choćby domagał się dopuszczenia do udziału bezpośrednio przed rozpoczęciem obrad, a nawet w ich trakcie. Wydaje się, iż akcjonariusz dysponujący zaświadczeniem o prawie do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, stanowiącym dowód jego legitymacji, co najmniej formalnej, mógłby skutecznie podnosić, iż bezzasadnie nie dopuszczono go do udziału w walnym zgromadzeniu, zachowując prawo zaskarżania uchwał na tym zgromadzeniu podjętych.

Brak pozytywnego uregulowania prezentowanych kwestii zdecydowanie utrudnia interpretację obowiązujących przepisów i w praktyce prowadzić może do nieporozumień. W istocie bowiem to od dobrej woli emitenta zależeć będzie włączenie "zagubionego" akcjonariusza do grona uczestników walnego zgromadzenia. Pozostawiono spory margines uznaniowości, co nie poprawia sytuacji akcjonariuszy, zwłaszcza gdy w spółce panuje konflikt na linii akcjonariusz - zarząd.

@RY1@i02/2011/143/i02.2011.143.210.006a.001.jpg@RY2@

Angelina Stokłosa, prawnik działu finansowania korporacji w Kancelarii Tomczak i Partnerzy

Angelina Stokłosa

prawnik działu finansowania korporacji w Kancelarii Tomczak i Partnerzy

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).