Do zwołania zgromadzenia wspólników potrzebna jest uchwała zarządu

Zgodnie z art. 235 par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd. Tego uprawnienia umowa spółki nie może przyznać innemu organowi czy innej osobie. Przepis ten jest bardzo ogólnie sformułowany, stąd pojawiają się pytania czy - w przypadku zarządu wieloosobowego - prawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników wymaga działania wszystkich członków zarządu, czy też prawo takie przysługuje każdemu z członków zarządu z osobna.

Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wyjść od przepisu art. 208 k.s.h. dotyczącego stosunków wewnętrznych pomiędzy członkami zarządu. Należy przyjąć, że zwołanie zarówno zwyczajnego, jak i nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników przekracza zakres zwykłych czynności spółki, do której dokonania zawsze konieczna jest uprzednia uchwała zarządu (art. 208 par. 3 i 4 k.s.h.), a co za tym idzie działanie wszystkich członków zarządu. Podkreślić jednak należy, że brak uchwały zarządu w zakresie zwołania zgromadzenia wspólników nie stanowi wystarczającej podstawy powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały podjętej na zwołanym w ten sposób zgromadzeniu.

Uchwała zarządu powinna określać datę odbycia zgromadzenia i porządek obrad. Kodeks spółek handlowych wskazuje jedynie maksymalny termin odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników i obowiązkiem zarządu jest określenie w uchwale konkretnej daty zgromadzenia. Uchwała zarządu powinna także wskazywać miejsce zgromadzenia. Warto zaznaczyć, że członek zarządu, który dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia, podlega grzywnie do 20 tys. zł (art. 594 par. 1 pkt 3 k.s.h.).

Kolejnym obowiązkiem zarządu w zakresie zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. jest wysłanie do wspólników zaproszenia na zgromadzenie. Zgodnie z treścią art. 238 par. 1 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. W przypadku listu poleconego rozstrzyga data jego nadania. Podobnie o zachowaniu terminu zawiadomienia nadanego przesyłką kurierską decyduje data nadania przesyłki.

Obecnie skuteczność zwołania zgromadzenia należy oceniać według teorii nadania (wysyłki), a nie teorii doręczenia. Nadanie przesyłki w zakreślonym terminie jest wystarczające dla prawidłowości zwołania zgromadzenia nawet wtedy, gdyby okazało się, że przesyłki nie da się doręczyć. Zarząd jest związany adresem wspólnika figurującym w księdze udziałów i zaniedbanie przez wspólnika podania nowego adresu nie może obciążać spółki.

Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Warto zaznaczyć, że zawiadomienie wysyłane pocztą elektroniczną nie stanowi kolejnego alternatywnego sposobu zawiadomienia. Jest to sposób fakultatywny, którego zastosowanie jest możliwe tylko wobec tych wspólników, którzy wyrażą na to pisemną zgodę. Zgoda ta może odnosić się tylko do konkretnego zgromadzenia. Może mieć też charakter ogólny obejmujący wszystkie zgromadzenia zwoływane w przyszłości.

W przypadku zawiadomienia pocztą elektroniczną za wysłanie zawiadomienia należy uważać wprowadzenie zawiadomienia do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby wspólnik mógł zapoznać się z jego treścią. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 16 maja 2003 r., I CKN 384/2001, LexPolonica nr 1396050 (Biul. SN 2004, nr 3, s. 37), złożenie oświadczenia woli wyrażonego w postaci elektronicznej polega na tym, że oświadczenie jest prawidłowo wprowadzone do urządzenia elektronicznego (komputera) nadawcy, i przekazane przez internet - za pomocą narzędzi programowych umożliwiających indywidualne wysyłanie i odbieranie danych na odległość - trafia ono do operatora usług telekomunikacyjnych (serwera dostawcy usług internetowych) i od razu jest dostępne dla adresata oświadczenia - posiadacza tzw. elektronicznej skrzynki pocztowej. Pogląd ten jest aktualny także wobec zaproszenia pocztą elektroniczną na zgromadzenie wspólników, które wprawdzie nie jest oświadczeniem woli, ale może być uznane za przejaw woli zbliżony do oświadczenia woli, co uzasadnia stosowanie do niego w drodze analogii przepisów o oświadczeniach woli.

W zaproszeniu na zgromadzenie należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Porządek obrad zgromadzenia wspólników spółki z o.o. należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania tego zgromadzenia.

Oznaczenie porządku obrad zgromadzenia wspólników według art. 238 par. 2 k.s.h. musi być na tyle dokładne, żeby było jasne, co będzie rzeczywistym przedmiotem obrad, żeby to umożliwiało realne przygotowanie się do dyskusji i do podjęcia ewentualnych uchwał. Nie jest konieczne wskazywanie brzmienia planowanych uchwał.

@RY1@i02/2011/119/i02.2011.119.210.002a.001.jpg@RY2@

Sylwia Zarzycka, radca prawny, wspólnik Casus Zarzycka & Wspólnicy Kancelaria Prawna spółka komandytowa

Sylwia Zarzycka

radca prawny, wspólnik Casus Zarzycka & Wspólnicy Kancelaria Prawna spółka komandytowa