Do końca czerwca trzeba zatwierdzić sprawozdania finansowe

Zatwierdzenie sprawozdania jest wymogiem koniecznym do podjęcia decyzji o rozdysponowaniu zysku lub pokryciu straty. Uchwała o podziale lub pokryciu wyniku finansowego nie może zostać podjęta, jeżeli sprawozdanie nie zostało poddane badaniu, mimo takiego obowiązku. Jeżeli tak się jednak stało, jest ona nieważna z mocy prawa

Ważnym elementem rozliczenia roku obrotowego jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez odpowiedni organ. Na wykonanie tej czynności podmioty mają sześć miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatnim dniem na zatwierdzenie sprawozdań jest 30 czerwca. W przypadku spółki akcyjnej właściwymi organami w tym zakresie są zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy, natomiast w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością - zwyczajne zgromadzenie wspólników.

Przed przyjęciem sprawozdania organ zatwierdzający powinien zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów.

Czynność ta następuje na podstawie np. uchwały organu zatwierdzającego. W przypadku spółek jednoosobowych i przedsiębiorstw osób fizycznych - w formie oświadczenia woli właściciela. Dla zapewnienia ważności wymagana jest forma pisemna zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Przed podjęciem decyzji istotne jest więc po pierwsze, czy kierownik jednostki (np. wszyscy członkowie zarządu) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), podpisali sprawozdanie. Przypomnijmy, że sprawozdanie sporządza się i podpisuje w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli sprawozdanie nie posiada wymaganych podpisów, warto zapoznać się z pisemnym uzasadnieniem odmowy podpisu, które zgodnie z przepisami prawa bilansowego powinno zostać dołączone do sprawozdania.

Dokument ten daje istotną wiedzę o ewentualnych nieprawidłowościach zachodzących w danej jednostce. Należy też sprawdzić opinię, którą wydał biegły rewident. Opinia nawet pozytywna może zawierać uwagi.

Niezwykle ważną kwestią jest weryfikacja, czy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta i czy ten obowiązek został wypełniony. Jest to istotne m.in. ze względu na fakt, że w przypadku gdy jednostka podlega badaniu, podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający. W przypadku jednostek zobowiązanych do poddania badaniu przez biegłego rewidenta rocznego sprawozdania finansowego zatwierdzenie tego sprawozdania musi być dodatkowo poprzedzone wyrażeniem opinii o tym sprawozdaniu z zastrzeżeniami lub bez zastrzeżeń. Podział lub pokrycie wyniku finansowego dokonane bez spełnienia tego warunku są nieważne z mocy prawa. Taki wymóg wynika z art. 53 ustawy o rachunkowości.

Warto w tym przypadku zwrócić też uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 5 listopada 2009 r. (sygn. akt I CSK 158/09). Według sądu podjęcie uchwał zatwierdzających sprawozdania finansowe niepoprzedzone wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tych sprawozdaniach, a jedynie stanowiskiem o odmowie wyrażenia opinii ze względu na okoliczności uniemożliwiające jej sformułowanie, nastąpiło zatem z naruszeniem art. 53 ust. 3 w związku z art. 65 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223). Takie zachowanie Sąd Apelacyjny trafnie ocenił jako godzące w interes spółki, ponieważ w jej interesie było zatwierdzenie sprawozdań finansowych dokonane z obowiązującymi przepisami.

Jeżeli wszystkie powyższe wymagania ustawowe zostały spełnione, kolejną istotną kwestią przy zatwierdzaniu sprawozdań jest dopełnienie kryteriów formalnych. W uchwale o zatwierdzeniu sprawozdania należy podać nie tylko okres, którego dotyczy sprawozdanie, ale również sumę bilansową oraz wynik finansowy netto. Pozwoli to wykluczyć wątpliwości dotyczące sprawozdania, które zostało przyjęte.

Aby jednak można było zatwierdzić sprawozdanie, spółka musi udostępnić członkom organu odpowiednią dokumentację.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawo-zdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, niezbędne będzie też dołączenie opinii wraz z raportem biegłego rewidenta.

Dokumenty udostępnia się najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administracyjnego.

Z kolei zgodnie z art. 395 par. 4 kodeksu spółek handlowych spółka akcyjna ma obowiązek udostępnić akcjonariuszom odpisy dokumentów sprawozdawczych. Odpisy są wydawane na ich żądanie najpóźniej na 15 dni przed terminem zgromadzenia. Obowiązek udostępnienia dokumentów sprawozdawczych istnieje w stosunku do każdego akcjonariusza, niezależnie od tego, czy jest on akcjonariuszem większościowym, czy mniejszościowym.

Spółka może udostępnić odpisy dokumentów do odbioru w swojej siedzibie. Wspólnik albo akcjonariusz może także zażądać, aby odpisy dokumentów zostały mu przesłane listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną. Spółka powinna wówczas spełnić żądanie wspólnika bądź akcjonariusza. Jednak możliwość dotrzymania przez spółkę 15-dniowego terminu będzie uzależniona od odpowiednio wczesnego zgłoszenia przez wspólnika lub akcjonariusza żądania przesłania dokumentów. Spółka może też zażądać od wspólnika albo akcjonariusza zwrotu kosztów sporządzenia i doręczenia odpisów dokumentów.

Warto też spojrzeć na szczególne uprawnienia podmiotów w tym zakresie. W przypadku spółek akcyjnych zastosowanie ma art. 395 par. 4 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem spółka akcyjna na żądanie akcjonariusza ma obowiązek udostępnić mu odpisy dokumentów sprawozdawczych najpóźniej 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia.

Z kolei zgodnie z art. 428 kodeksu spółek handlowych akcjonariuszowi spółki przysługuje prawo do żądania informacji o spółce w trakcie obrad walnego zgromadzenia, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza walnym zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Jest on zobowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas walnego zgromadzenia. Powyższe prawo do informacji może zostać ograniczone, w sytuacji gdy może narazić na szkodę spółkę, spółkę z nią powiązaną lub spółkę bądź spółdzielnię zależną. Członkowie zarządu mogą jednak odmówić udzielenia określonych informacji, jeżeli udzielenie tych informacji stanowi podstawę do pociągnięcia ich do odpowiedzialności prawnej. Zarząd odmawia też udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Jeżeli chodzi o spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto zwrócić uwagę na art. 212 par. 1 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem każdemu wspólnikowi spółki przysługuje tzw. prawo kontroli. Oznacza to, że wspólnik lub upoważniona przez niego osoba może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swojego użytku, a ponadto żądać wyjaśnień od zarządu. Warto jednak pamiętać, że zarząd spółki może odmówić udostępnienia dokumentów i ksiąg, w sytuacji gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.

Jeżeli zarząd spółki odmówi udostępnienia wspólnikowi dokumentów spółki, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia tej kwestii uchwałą wspólników. Wspólnik ma również prawo do złożenia wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów i ksiąg spółki.

Należy ponadto podkreślić, że prawo kontroli przysługujące wspólnikowi może być ograniczone lub wyłączone jedynie na mocy postanowień umowy spółki, jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Wynika to z art. 213 par. 3 kodeksu spółek handlowych.

W przypadku spółek akcyjnych - zgodnie z art. 395 par. 1 kodeksu spółek handlowych - zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy powinno się odbyć w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Przedmiotem obrad powinno być natomiast:

● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

● powzięcie uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty,

● udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Natomiast zgodnie z art. 403 kodeksu spółek handlowych walne zgromadzenie odbywa się w siedzibie spółki albo w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej giełdę, na której akcje tej spółki są notowane. Statut każdej spółki akcyjnej może jednak określać inne miejsce w Polsce.

Walne zgromadzenie zwołuje zarząd. Jeżeli jednak nie zrobi tego we wspomnianym odpowiednim terminie, zwyczajne walne zgromadzenie może zwołać rada nadzorcza.

Walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym na co najmniej trzy tygodnie przed jego terminem. Należy w nim podać datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia. Konieczne jest dołączenie szczegółowego porządku obrad, w tym informacji o ewentualnych zamierzonych zmianach statutu. Może to być również projekt tekstu jednolitego tego dokumentu, ze wskazaniem nowych lub zmienionych postanowień.

Jeżeli wszystkie akcje wyemitowane przez spółkę są imienne, czyli w spółkach prywatnych, walne zgromadzenie może być zwołane za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich wysyłanych do akcjonariuszy co najmniej na dwa tygodnie przed terminem walnego zgromadzenia. Możliwe jest również w takich sytuacjach posługiwanie się pocztą elektroniczną, pod warunkiem jednak, że akcjonariusz wyraził na to wcześniej pisemną zgodę i podał swój adres mailowy.

Walne zgromadzenie spółki publicznej zwołuje się poprzez ogłoszenie na stronie internetowej. Informacje takie powinny być zamieszczane co najmniej 26 dni przed terminem walnego zgromadzenia.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością odbywa się natomiast zwyczajne zgromadzenie wspólników. Powinno ono się odbyć tak jak w spółce akcyjnej w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Również jego przedmiot jest taki sam.

Podobnie też w spółce z o.o. prawo do zwołania m.in. zwyczajnego zgromadzenia wspólników ma przede wszystkim zarząd spółki. Zarówno rada nadzorcza, komisja rewizyjna, jak i inna osoba, którym umowa spółki przyznaje takie uprawnienie, mają prawo zwołania zgromadzenia w spółce z o.o., jeżeli zarząd nie zwoła go w odpowiednim terminie.

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził on na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W zaproszeniu na zgromadzenie należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

W odróżnieniu od wymagań dotyczących ogłoszenia (zawiadomienia) o walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, o którym mowa w art. 402 par. 2 kodeksu spółek handlowych, w spółce akcyjnej, zaproszenie na zgromadzenie wspólników nie musi wskazywać na dotychczasową treść zapisów umowy spółki, które mają być zmienione wraz z treścią projektowanych zmian. Wystarczające jest wskazanie istotnych elementów treści proponowanych zmian bez konieczności zamieszczania w zaproszeniu konkretnego proponowanego zapisu.

Przepisy kodeksu spółek handlowych o spółce z o.o. przewidują trzy tryby podejmowania uchwał wspólników:

● w trybie zgromadzenia zwołanego formalnie,

● w trybie zgromadzenia bez formalnego zwołania,

● w drodze pisemnego głosowania.

Generalną zasadą jest podejmowanie uchwał na zgromadzeniu wspólników.

Zgodnie z treścią art. 240 kodeksu spółek handlowych uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Powyższy przepis stwarza wygodne uproszczenie dla spółek o małej liczbie wspólników czy spółek rodzinnych, gdzie zawiadamianie się o zgromadzeniu byłoby sztuczne. Warunkiem zdolności do podejmowania uchwał przez zgromadzenie, które odbywa się bez formalnego zwołania, jest brak sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub poszczególnych punktów porządku obrad. Jeżeli został zgłoszony chociażby jeden sprzeciw dotyczący odbycia zgromadzenia, traci ono zdolność do podejmowania uchwał. Natomiast sprzeciw zgłoszony tylko do poszczególnej sprawy oznacza, że ta sprawa nie może być głosowana, a pozostałe objęte porządkiem obrad mogą.

Jak już wspomniałam, wspólnicy mogą wyrazić zgodę na wprowadzenie trybu głosowania w formie pisemnej. Na taki tryb zgodę muszą wyrazić wszyscy wspólnicy. W takim przypadku uchwała jest podejmowana na zasadach wynikających z przepisów kodeksowych lub określonych w umowie spółki.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 231 par. 4 kodeksu spółek handlowych pisemne głosowanie nie może dotyczyć:

● rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawo-zdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

● powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,

● udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Decyzja o podziale wykazanego w sprawozdaniu finansowym zysku spółka może podjąć dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (co powinno zostać poprzedzone badaniem, jeżeli istniał taki obowiązek).

W księgach rachunkowych pod datą zatwierdzenia sprawozdania zysk należy zaewidencjonować w następujący sposób: strona Wn konta 860 - Wynik finansowy, strona Ma konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego. Z kolei stratę ujmuje się zapisem odwrotnym.

Podział zysku lub pokrycie straty w spółkach akcyjnej i z o.o. musi być dokonane na zasadach określonych przez kodeks spółek handlowych. Przykładowo strata w spółce akcyjnej może być pokrywana z kapitału rezerwowego, zapasowego lub poprzez obniżenie kapitału zakładowego.

Z kolei w przypadku decyzji o pokryciu straty poprzez obniżenie kapitału zakładowego należy pamiętać o najniższej wysokości kapitału zakładowego i udziałów. Artykuł 308 kodeksu spółek handlowych wymaga, aby spółka akcyjna dysponowała kapitałem zakładowym w wysokości co najmniej 100 tys. zł. Natomiast wartość nominalna akcji nie może być niższa niż 1 gr.

Należy pamiętać również, że w sytuacji gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz jedną trzecią kapitału zakładowego, zarząd obowiązany jest niezwłocznie zwołać walne zgromadzenie celem powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

W przypadku zysku należy zwrócić uwagę na art. 396 par. 5 kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem spółki akcyjne muszą dokonywać odpisów na kapitał zapasowy w wysokości 8 proc. zysku aż do momentu, gdy kapitał ten osiągnie wysokość 1/3 kwoty zadeklarowanego kapitału zakładowego. Kapitał ten można użyć jedynie na pokrycie straty wykazanej w rocznym sprawozdaniu finansowym.

Pozostałą część zysku walne zgromadzenie może przeznaczyć na wypłatę dywidendy należnej akcjonariuszom. Ponadto zysk może być przeznaczony na powiększenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, kapitał rezerwowy czy nagrody dla zarządu lub pracowników.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością poniesioną stratę można pokryć np. z kapitału zapasowego, kapitału zakładowego lub też z dopłat wspólników. Przykładowo pokrycie straty z kapitału zakładowego spółki wymaga uchwały zgromadzenia wspólników, zmiany umowy spółki, a także zmiany wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zapis w księgach w tym przypadku ujmuje się pod datą wpisu do KRS w następujący sposób: strona Wn konta 801 - Kapitał zakładowy, strona Ma konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego. W tym jednak przypadku należy pamiętać, że zgodnie z art. 154 kodeksu spółek handlowych kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5 tys. zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Oznacza to, że pokrycie straty z kapitału zakładowego jest możliwe tylko wtedy, gdy wartość kapitału zakładowego jest wyższa od kwoty 5 tys. zł.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 233 kodeksu spółek handlowych w przypadku poniesienia przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością straty, która przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd powinien zwołać zgromadzenie wspólników i podjąć decyzję o dalszym istnieniu spółki.

Jeżeli jednak spółka osiągnie zysk, wspólnicy spółki z o.o. mają prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku.

Osiągnięty zysk można przeznaczyć na zwiększenie kapitału zakładowego, zapasowego czy rezerwowego. Można go też przeznaczyć na pokrycie straty z lat ubiegłych czy też wypłacić z niego nagrody dla pracowników.

Moment zatwierdzenia sprawozdania jest ważnym terminem. Od tej bowiem daty liczy się graniczny moment, w którym trzeba np. złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego czy Monitora Polskego B.

Przekazywanie sprawozdań do urzędu skarbowego jest uzależnione od tego, czy przedsiębiorca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czy prawnych. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych sprawozdania finansowe składają do urzędu skarbowego w ciągu dziesięciu dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania (jeżeli termin ten przypada na 10 lipca, a w 2011 r. jest to niedziela - ostatnim dniem będzie 11 lipca). Termin ten wynika z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnicy podatku od osób prawnych muszą przekazać do urzędu:

● pełne roczne sprawozdanie finansowe,

● opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania),

● odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe - w przypadku spółek kapitałowych. Ta zasada nie dotyczy podatników będących osobami fizycznymi. Sprawozdanie tych podatników składa się wcześniej. Należy je złożyć do urzędu skarbowego wraz z zeznaniem podatkowym, tj. do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (w 2011 roku 30 kwietnia przypadał w sobotę, więc ostatecznym terminem był 2 maja). Wynika to z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi nie ma obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta. Dotyczy to także sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta.

W terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdanie należy przekazać do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotyczy to jednak tylko jednostek podlegających rejestracji w KRS. Obowiązek ten nie dotyczy więc osób fizycznych, ponieważ ich działalność podlega wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminy.

Jeżeli w ustawowym czasie jednostka nie zatwierdzi sprawozdania finansowego, należy je złożyć w ciągu 15 dni po nim (w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - do 15 lipca), a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w Krajowym Rejestrze Sądowym należy złożyć:

● roczne sprawozdanie finansowe,

● opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

● odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

● sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

W tym samym terminie, bo 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania, należy złożyć je do publikacji w Monitorze Polskim B, a w przypadku spółdzielni w Monitorze Spółdzielczym.

Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek publikacji w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej dotyczy tylko jednostek, których roczne sprawozdania finansowe podlegają obligatoryjnemu badaniu.

Ogłoszeniu, zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości, podlega:

● wprowadzenie do sprawozdania finansowego, stanowiące część informacji dodatkowej,

● bilans,

● rachunek zysków i strat,

● zestawienie zmian w kapitale własnym,

● rachunek przepływów pieniężnych,

● opinia biegłego rewidenta (w przypadku jednostek sporządzających uproszczone sprawozdanie finansowe, w miejsce opinii biegłego należy złożyć informację o rodzaju opinii ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia),

● odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Warto zauważyć, że w odróżnieniu od dokumentów składanych do Krajowego Rejestru Sądowego, w przypadku Dzienników Urzędowych nie publikuje się sprawozdania z działalności jednostki.

W terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego należy ostatecznie zamknąć księgi. Taki termin wyznacza art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać do 15 lipca. Czynność ta polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe jednostki. Warto pamiętać, że stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia powinny być ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego pociąga też obowiązek zarchiwizowania dokumentacji księgowej.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowuje się trwale.

Pozostałe zbiory przechowuje się, co najmniej przez okres:

● księgi rachunkowe - 5 lat,

● karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

● dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

● dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

● dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

● dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

● dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

● pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

W tym przypadku termin 5 lat oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Ustawodawca pozwala na ułatwienia w przechowywaniu zbiorów księgowych, umożliwiając ich archiwizację na nośnikach elektronicznych.

Jest to możliwe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Jednak takie nośniki danych muszą zapewnić zachowanie w trwałej postaci zawartości dowodów. Ponadto warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w taki sposób. Wyłączeniu podlegają:

● dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,

● dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,

● znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd).

Warto też zwrócić uwagę na pozostałe wymagania dotyczące przechowywania dokumentów księgowych. Przepisy nakazują bowiem chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Z kolei przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać m.in. na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych. Muszą też być systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ponadto należy zapewnić ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Ważne jest też miejsce archiwizacji dokumentów. Zgodnie z art. 73 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz 0symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Oznacza to, że trzeba je tak przechowywać, aby w przypadku np. kontroli nie powstały problemy z odszukaniem poszczególnych dokumentów. Porządek ich archiwizowania powinien być dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Istnieje również możliwość przechowywania ksiąg poza jednostką. Zezwala na to art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w odpowiedni sposób przez firmy prowadzące usługi w tym zakresie. Jeżeli podmiot zdecyduje się na skorzystanie z tego rozwiązania, wówczas - zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości - musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji. Ma na to 15 dni od dnia jej wydania. Niezbędne jest też zapewnienie do niego dostępu uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu (za zgodą organu kontroli lub nadzoru). Księgi rachunkowe mogą być obecnie też prowadzone i przechowywane poza Polską.

Od zatwierdzenia sprawozdania jest:

● 10 dni - na złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym - dotyczy podatników CIT,

● 15 dni - na złożenie sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym - dotyczy jednostek podlegających rejestracji w KRS,

● 15 dni - na złożenie sprawozdania w Monitorze Polskim B - dotyczy spółek, których sprawozdania podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.

Zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom wspomnianej ustawy nie wypełnia tego obowiązku, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności.

Koszt publikacji jednej strony sprawozdania finansowego w Monitorze Polskim B w 2011 r. wynosi 770,70 zł brutto.

● zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy - w spółkach akcyjnych,

● zwyczajne zgromadzenie wspólników - w spółkach z o.o.,

● właściciel - w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,

● wspólnicy - w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

● walne zgromadzenie - w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni.

@RY1@i02/2011/108/i02.2011.108.086.0007.001.jpg@RY2@

Przeksięgowanie straty

Opłata za złożenie sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym wynosi 290 zł. Składane do KRS dokumenty podlegają ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, w związku z czym należy uiścić opłatę w wysokości 250 zł, a opłaty sądowe z tytułu dokonania zmiany w KRS - 40 zł.

Sprawozdania finansowe po zatwierdzeniu należy przekazać do archiwizacji. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania zatwierdzonych raportów. Należy pamiętać, że o ile okres przechowywania różnych dowodów księgowych nie przekracza pięciu lat, sprawozdania finansowe gromadzi się trwale. W tym przypadku termin pięciu lat oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Od 2 czerwca 2011 r. obowiązują zmiany w kodeksie spółek handlowych (w art. 231 i art. 395 dodano par. 6), zgodnie z którymi za rok obrotowy, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego (na co pozwala obecnie ustawa o rachunkowości), zwyczajne zgromadzenie wspólników (w spółce akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie) może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników (w spółce akcyjnej - walnego zgromadzenia). W takim przypadku przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce akcyjnej - walnego zgromadzenia) są również sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona.

@RY1@i02/2011/108/i02.2011.108.086.0007.002.jpg@RY2@

Koszty opłat sądowych

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).