W umowie dostawca powinien zapewnić sobie rentowność

Wielu przedsiębiorców decyduje się na dostarczanie swoich produktów do sieci handlowej pod jej własną marką.

- Sprzedaż pod marką własną sieci handlowej może być opłacalnym przedsięwzięciem zarówno dla niej, jak i dla producenta. Dla sieci handlowej jest to dobry sposób na przyciągnięcie klientów, a dla producenta (dostawcy) często jedyna szansa na utrzymanie się na rynku bądź znaczne zwiększenie obrotów. Pozwala też na podział pracy na zasadzie: producent produkuje, a sieć handlowa sprzedaje, co w zdecydowanej większości przypadków pozwala ograniczać koszty działalności po stronie dostawców. Innym plusem takiego związania się z siecią handlową może być ułatwiony dostęp do rynku również innych produktów wprowadzanych do sprzedaży już pod marką producenta - wyjaśnia Aleksander Barczewski, radca prawny, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy, biuro w Toruniu.

Jak podkreśla, zawarcie przez producenta umowy z siecią handlową w sprawie produkcji pod markami tej sieci jest istotną, często strategiczną decyzją, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorców.

Najpierw list intencyjny

Osoby kierujące firmą, która chciałaby zaopatrywać w swoje towary sieć handlową, muszą najpierw uzgodnić z jej przedstawicielami warunki takiej współpracy.

- Warto wiedzieć, że jeszcze przed zawarciem ewentualnej umowy strony negocjacji mogą podpisać list intencyjny. Może on okazać się pomocny w skonkretyzowaniu wzajemnych oczekiwań uczestników rozmów i uniknięciu niepotrzebnych nieporozumień i sporów - przekonuje Zdzisław Patryk Galicki, radca prawny w Kancelarii Bird & Bird.

Zwraca uwagę, że w polskim prawie list intencyjny nie jest uregulowany ustawowo, jego charakter wynika z przepisów ogólnych zawartych w kodeksie cywilnym. Obecnie przez list intencyjny rozumie się dokumenty o różnym stopniu szczegółowości, wymieniane przez strony w toku negocjacji i wyrażające zamiar pozytywnego ich zakończenia. W większości przypadków nie jest to już jedynie krótkie i dość ogólne pismo wymieniane między stronami wyrażające wolę współpracy, lecz porozumienie podpisywane przed negocjacjami i zawarciem właściwej umowy, zawierające już wiele istotnych założeń tejże umowy, która ma być zawarta przez strony w przyszłości.

List intencyjny może obejmować wspólne uzgodnienia stron co do podjęcia negocjacji i ich przebiegu, wyznaczając tym samym mapę drogową takich rozmów. To samo dotyczy ustaleń co do składania w przyszłości ofert czy też różnorakich deklaracji, zarówno w kwestiach ogólnych, jak i bardziej skonkretyzowanych.

Tak jak przedwstępna

- W niektórych przypadkach list intencyjny traktowany jest praktycznie jak umowa przedwstępna. Ma to miejsce wówczas, gdy jego treść określa istotne postanowienia umowy właściwej oraz m.in. termin jej zawarcia. Nawet gdy umowa właściwa nie dojdzie do skutku, z takiego listu intencyjnego można wywodzić określone dla stron skutki. Gdyby jedna z nich zachowała się nielojalnie i zerwała negocjacje w sposób sprzeczny z zasadą dobrej wiary, druga ma prawo zażądać naprawienia wyrządzonej jej szkody. W liście intencyjnym poprzez stosowne zapisy można bardziej precyzyjnie określić granice odpowiedzialności stron, odpowiednio ją ograniczając lub rozszerzając - wyjaśnia radca prawny Zdzisław Patryk Galicki.

Wyraża pogląd, że strony transakcji często nie zdają sobie sprawy ze znaczenia listu intencyjnego i jego wpływu na dalszy przebieg realizacji współpracy gospodarczej. Nie widzą w nim aspektów prawnych, a jedynie aspekt biznesowy. Do prawnika kierują się dopiero, kiedy zaczynają się kłopoty wynikające z niewłaściwej konstrukcji listu intencyjnego.

Protokoły i notatki

- Przed przygotowaniem i zawarciem umowy o sprzedaży pod marka własną sieci handlowej należy zadbać o sporządzenie protokołów bądź notatek z negocjacji, w których zostaną zawarte najważniejsze postanowienia i ustalenia stron. Przygotowanie takich dokumentów powinno ułatwić opracowanie ostatecznego projektu umowy i uchronić obydwie strony przed późniejszymi nieporozumieniami - wyjaśnia z kolei Aleksander Barczewski.

Podkreśla, że potencjalni dostawcy powinni przede wszystkim dążyć do tego, aby zawierać z sieciami handlowymi umowy długoterminowe. Mają one bowiem wiele zalet. Umożliwiają wytwórcom towarów przeznaczonych dla sieci handlowych planowanie produkcji oraz nakładów inwestycyjnych. W przypadku zawarcia umów długoterminowych producenci mogą również poczynić oszczędności w logistyce, reklamie i marketingu produktów.

- Jeżeli chodzi o ustalenia dotyczące cen sugerowanych dostarczanych towarów oraz wysokości marży, to producenci zazwyczaj nie mogą mieć zbyt wygórowanych oczekiwań. Produkty wprowadzane do sieci handlowej pod marką lub logo jej operatora są zazwyczaj tańsze niż odpowiadające im produkty markowe - i to nawet wtedy, gdy pochodzą z tej samej linii produkcyjnej. Takie sytuacje się zdarzają w praktyce dość często. Jeśli marża producenta jest niska, to powinien on przynajmniej zadbać o to, aby cena za towar nie była określona sztywno. Wielu wytwórców ponosi duże straty, gdy w czasie obowiązywania umowy długoterminowej wzrastają ceny surowców i innych elementów kosztowych. Aby uniknąć dopłacania do interesu, należałoby więc wprowadzić do projektowanej umowy klauzule waloryzacyjne albo regulacje przewidujące możliwość jej renegocjacji w takich przypadkach. Redagując postanowienia dotyczące cen, należy oczywiście przestrzegać ograniczeń o charakterze antymonopolowym. Dotyczy to w szczególności wspólnego ustalania cen odsprzedaży towaru, jakie będą obowiązywały konsumentów. Strony mogą ustalić jedynie warunki co do stosowania cen sugerowanych, co jednak wymaga daleko posuniętej ostrożności - przestrzega Aleksander Barczewski.

Ochrona interesów

Zapłata za towary powinna zostać określona miesięcznie. W ten sposób producent zyskuje gwarancję stałego i stabilnego napływu kapitału w ramach przygotowanego wcześniej planu przerobowego. Pozostałe zapisy umowy nie odbiegają zasadniczo od standardów. Należy pamiętać np. o elastycznych dla dostawcy możliwościach wypowiedzenia lub zmiany takiej umowy z jego inicjatywy, kiedy okaże się, że korzyści płynące z takiej formy dystrybucji są niższe niż jej koszty.

Główną cechą produktu wprowadzanego do sprzedaży pod marką sieci handlowej ma być to, że tejże sieci zależy na zwiększaniu wolumenu jego sprzedaży. Oznacza to, że cena takiego towaru w znacznej większości przypadków jest dużo niższa niż cena produktów markowych.

W takiej sytuacji - a także przy założeniu, że sieć kalkuluje cenę detaliczną tych produktów z uwzględnieniem własnej marży zysku - nie sposób wykluczyć, iż na producentów (dostawców) zostanie nałożony obowiązek uiszczania dodatkowych opłat za przyjęcie towaru do sprzedaży, w tym opłat półkowych. Producenci powinni więc uważnie przyjrzeć się umowom pod tym kątem, gdyż przy niskiej marży własnego zysku owe koszty mogą oznaczać ujemną rentowność sprzedaży.

- Należy przypomnieć, że stosowanie tego typu opłat przez sieci handlowe może stanowić czyn nieuczciwej konkurencji, a dla prawnej kwalifikacji opłat półkowych nie ma znaczenia ich faktyczna nazwa, bądź ukrycie w pozornych czynnościach marketingowych lub reklamowych świadczonych rzekomo przez sieć handlową - wyjaśnia radca prawny Aleksander Barczewski.

Jeśli chodzi o reklamę takich produktów, to należy pamiętać, że są one sprzedawane pod marką własną sklepu. Uzasadnione jest więc oczekiwanie producenta, aby koszty ich reklamy ponosił sklep - jeśli nie w całości, to przynajmniej w znacznej części. Stosowne postanowienia powinny znaleźć się już w umowie zawieranej z siecią handlową, aby uniknąć nieporozumień na przyszłość.

Wymogi jakościowe

Co do zapisów o jakości produktów sprzedawanych pod marką własną sieci handlowej, to standardem jest posługiwanie się przez nią wewnętrznymi wymogami w tym zakresie. Spełnianie ich często poddaje się drobiazgowej kontroli już podczas produkcji bądź nawet dostawy surowców do produkcji. Jest to wymóg, jaki koniecznie muszą spełnić producenci, którzy decydują się na taką formę współpracy. Jeśli norm takich brak, to byłoby dobrze, aby strony już w umowie odwołały się do obiektywnie obowiązujących w tym zakresie norm branżowych. Będzie to korzystne dla producentów, skoro sieci handlowe stopniowo podnoszą swoje oczekiwania dotyczące jakości produktów, za czym często nie idzie podwyższenie marż dla ich producentów.

- Niezależnie od tego, należy dodać, że umowy dotyczące dostaw produktów do sieci handlowej pod jej własną marką powinny być sporządzane przy pomocy profesjonalnych doradców bądź nawet za ich pośrednictwem. Taki sposób negocjowania i podpisywania umów istotnie ogranicza wszelkie ryzyka związane z ich zawarciem - przekonuje radca prawny Aleksander Barczewski.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Ustawa z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. nr 50, poz. 331 z późn. zm.).