Należy głosować nad odwołaniem członka zarządu sp. z o.o., a nie całego składu tego organu

1 Nieprawidłowe odwołanie członków zarządu może przysporzyć spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wielu kłopotów i wymiernych strat, spowodowanych m.in. ewentualnymi procesami sądowymi. W jaki zatem sposób prawidłowo przygotować zmiany w zarządzie takiej spółki?

W spółkach z o.o. organem uprawnionym do odwołania członków zarządu jest zazwyczaj zgromadzenie wspólników. Wówczas należy przede wszystkim przewidzieć odpowiedni punkt w porządku obrad tego zgromadzenia. Jeżeli tego zabraknie, przeciwnicy zmian w zarządzie (np. wspólnicy) będą mogli nie dopuścić do podjęcia uchwały w tej kwestii właśnie z uwagi na nieuwzględnienie jej w porządku obrad. Należy pamiętać, że zaproszenie na zgromadzenie przygotowuje i wysyła zarząd, który - szczególnie w sytuacji konfliktowej - może nie być zainteresowany ułatwianiem własnego odwołania. Wspólnikowi reprezentującemu co najmniej 10 proc. kapitału zakładowego przysługuje wtedy prawo żądania zwołania zgromadzenia wspólników bądź zamieszczenia odpowiedniego punktu w porządku dziennym najbliższego zgromadzenia wspólników. Zarząd musi usłuchać. W przeciwnym wypadku wspólnikowi wolno dochodzić zrealizowania swojego prawa przed sądem. Jeżeli sąd uzna roszczenie za zasadne, to upoważni takiego wspólnika do bezpośredniego zwołania zgromadzenia. Uprawniony wspólnik powinien więc z odpowiednim wyprzedzeniem skierować do spółki żądanie, podając treść punktu porządku obrad. Może też wykorzystać w tym celu radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, o ile choć jeden z tych organów w spółce funkcjonuje. Im również przysługuje bowiem prawo bezpośredniego zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

2 Jakich procedur dochować przy zwołaniu i przeprowadzaniu samego zgromadzenia wspólników, żeby uniknąć błędów, które mogą być przyczyną kwestionowania podjętych uchwał w sprawie zmian w zarządzie spółki?

Przede wszystkim musi być zachowany odpowiedni termin wysłania zaproszeń na zgromadzenie wspólników. Trzeba je nadać przynajmniej dwa tygodnie przed samym zgromadzeniem. Oprócz tego należy we właściwy sposób doręczyć zaproszenie. Można tego dokonać listem poleconym, pocztą kurierską, a także drogą elektroniczną, jeśli taka procedura została w spółce wprowadzona. W wielu spółkach należy przestrzegać zasad quorum (np. dwie trzecie wspólników) oraz wymaganej większości obecnego kapitału czy oddanych głosów. Natomiast już podczas zgromadzenia wspólników trzeba pamiętać o regułach głosowania w sprawach personalnych. Każde takie głosowanie - a więc również nad odwołaniem członka zarządu - musi być tajne. Istotne jest to, żeby wspólnicy głosowali nad odwołaniem członka zarządu, a nie całego składu tego organu. Zarządzenie głosowania blokowego może stać się przyczyną jego kwestionowania. Wspólnicy powinni bowiem dostać szansę podjęcia swobodnej decyzji wobec każdego z członków zarządu osobno, czego głosowanie blokowe nie gwarantuje.

3 Czy da się skutecznie rozstać się z członkami zarządu spółki z o.o. w sytuacji, gdy nie upłynęła jeszcze kadencja tego organu?

Zwykle nie jest to przeszkodą. Co do zasady członek zarządu może być odwołany w każdym czasie uchwałą wspólników. Oczywiście należy przy tym respektować ewentualne ograniczenia wynikające z umowy konkretnej spółki. Najczęściej umowy dopuszczają odwołanie członków zarządu, jeżeli wystąpią ważne powody. Na ograniczenie to wskazuje zresztą sam kodeks spółek handlowych.

4 Członkowie zarządu często są także pracownikami spółki. W takim przypadku wiąże ich z nią niejako podwójny stosunek prawny. Czy taka sytuacja wymaga dodatkowych działań w celu skutecznego odwołania członka zarządu?

Tak. Samo odwołanie ze składu organu spółki nie niweczy bowiem pozostałych więzi prawnych. Wskazują na to przepisy art. 203 par. 1 zd. 2 k.s.h. Oznacza to, że w zależności od rodzaju stosunku prawnego istniejącego pomiędzy członkiem zarządu a spółką należy przedsięwziąć odpowiednie kroki w celu jego zakończenia. Jeżeli odwoływany ma umowę o pracę, to konieczne będzie jej wypowiedzenie. W takich właśnie przypadkach zdarza się dużo nieporozumień i błędów. Podstawowe dotyczą reprezentacji spółki wobec menedżera. A zmienia się ona w zależności od sytuacji. Otóż w umowach między spółką a członkiem zarządu - jeszcze przed jego skutecznym odwołaniem - spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników bądź też rada nadzorcza, o ile taka w spółce istnieje. Jeśli natomiast już doszło do odwołania danej osoby ze składu zarządu i jest to powodem uzasadniającym rozwiązanie umowy, wówczas spółkę reprezentuje w zwyczajnym trybie zarząd. Po odwołaniu członek zarządu stał się bowiem zwykłym pracownikiem spółki. Warto, żeby w umowie o pracę na stanowisku członka zarządu wyraźnie określić, iż odwołanie z tej funkcji jest przyczyną uzasadniającą rozwiązanie kontraktu. Pozwala to uniknąć sporów sądowych na tym tle. Istotny dla określenia przyczyny rozwiązania umowy o pracę będzie natomiast powód odwołania członka zarządu. W zależności od tego, czy przyczyny tej decyzji leżały po stronie samego odwoływanego, czy też nie, inne będą konsekwencje na gruncie prawa pracy.

5 Czy odwołując członka zarządu, należy odnieść się do kwestii jego odpowiedzialności?

Taka potrzeba istnieje wówczas, gdy odwołania dokonuje się podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników. W porządku obrad powinien znaleźć się bowiem punkt dotyczący głosowania nad udzieleniem członkom organów spółki z o.o. absolutorium za ostatni rok obrotowy. W innych przypadkach kwestię odpowiedzialności menedżera, który ma być odwołany, powinno przesądzić właśnie najbliższe zwyczajne zgromadzenie wspólników. Udzielając skwitowania trzeba oczywiście dokładnie przeanalizować działalność odwołanego. Jednak nawet udzielenie absolutorium nie uniemożliwia całkowicie dochodzenia w przyszłości od tej osoby ewentualnych roszczeń. W szczególności chodzi o sprawy nieznane w chwili podejmowania decyzji o absolutorium. Dotyczy ono bowiem jedynie tych faktów i czynności podejmowanych przez członka zarządu, które były - względnie powinny być - wspólnikom wiadome.

Należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny aspekt. Otóż uchwalając odwołanie członka zarządu wspólnicy nie powinni pozostawiać spółki bez sukcesji. Najczęstszym błędem jest w tym wypadku odwołanie menedżera w sytuacji, gdy umowa przewiduje stałą (sztywną) liczbę członków organu - przykładowo stanowiąc, że zarząd spółki składa się z trzech członków. Zdekompletowanie zarządu pozbawia wówczas spółkę podstawowego organu, gdyż przy takiej regulacji zarząd po prostu przestaje istnieć. Zdecydowanie korzystniejsze są zatem postanowienia umów spółek przewidujące elastyczne uregulowania w tym zakresie, np. przez określenie, że w skład zarządu wchodzi od jednego do czterech członków.

@RY1@i02/2012/161/i02.2012.161.21500030a.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Krzysztof Bramorski, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii BSO Prawo & Podatki we Wrocławiu

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski

Podstawa prawna

Art. 201 - 211 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).