Należy dokładnie określić, za co odpowiada administrator

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się m.in. z koniecznością wystawiania i otrzymywania wielu dokumentów, a następnie ich przechowywania przez określony czas. Czy zatem celowe jest, aby przedsiębiorcy powierzali opiekę nad swoją dokumentacją wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym?

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji dotyczącej prowadzenia i funkcjonowania przedsiębiorstwa wynikają z wielu przepisów. Przede wszystkim są to regulacje dotyczące kwestii podatkowych, pracowniczych oraz ubezpieczeń społecznych. Jeżeli chodzi o właścicieli małych firm, to w praktyce większość z nich jest w stanie samodzielnie zarządzać swoją dokumentacją. Natomiast średni i duzi przedsiębiorcy, z uwagi na dużą liczbę dokumentów generowanych każdego dnia, często po prostu zmuszeni są powierzać administrowanie nimi wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Takie rozwiązanie jest bowiem dla tych przedsiębiorców bardziej racjonalne.

Jak powinna wyglądać umowa, na mocy której podmiot trzeci administruje dokumentami przedsiębiorstwa? Jakich postanowień należy się wystrzegać, a jakie powinny znaleźć się w podpisanym kontrakcie?

Absolutną koniecznością jest wprowadzenie do umowy postanowień dotyczących zachowania poufności dokumentów, których administrowaniem ma zająć się podmiot zewnętrzny. Postanowienia o poufności powinny - z uwagi na ochronę interesów przedsiębiorcy - możliwie szeroko określać zakres informacji i dokumentów, które mają być w sposób szczególny zabezpieczone przed ujawnianiem ich treści. Jeżeli podmiot zewnętrzny świadczący usługi przechowania będzie dokonywał na przekazanej mu dokumentacji jakichkolwiek czynności, które zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych klasyfikowane są jako przetwarzanie danych osobowych, to konieczne jest uregulowanie tych kwestii w kontrakcie.

Z reguły przedsiębiorca będzie - z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych - dokonywał powierzenia przetwarzania danych osobowych. W konsekwencji w takiej umowie powinny znaleźć się postanowienia wskazujące na zakres i cel takiego przetwarzania danych przez podmiot zewnętrzny. Dodatkowo podmiot świadczący takie usługi powinien być zobligowany postanowieniami kontraktu do wdrożenia skutecznych narzędzi, środków technicznych i organizacyjnych zapewniających skuteczną ochronę przetwarzanych danych osobowych zgodnie z wymogami przepisów prawa.

Powierzenie firmie zewnętrznej dokumentacji przedsiębiorstwa do administrowania nie musi jednak zakładać, że będzie ona przetwarzała dane osobowe. Jak w takiej sytuacji powinny być sformułowane postanowienia umowy?

Także w takim przypadku kontrakt powinien nakładać na kontrahenta obowiązek przechowywania dokumentacji w odpowiednich warunkach, zapewniających ich bezpieczeństwo zarówno przez ingerencją osób trzecich, jak i po prostu przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Choć wymogi te nie muszą już być tak restrykcyjne w porównaniu z tymi, jakie przewidują umowy, w których powierza się podmiotowi zewnętrznemu również przetwarzanie danych osobowych.

Obecnie coraz więcej dokumentów przechowywanych jest na nowoczesnych nośnikach danych w związku ze stosowaniem rozwiązań informatycznych. Jak uregulować w umowie z podmiotem zewnętrznym przekazanie mu dokumentów w takiej formie?

Jeżeli dokumenty przekazywane są na takich nośnikach danych, to może okazać się, że istnieje potrzeba bardzo szczegółowego określenia wymogów dotyczących miejsca i warunków, w jakich powinny być one przechowywane przez podmiot zewnętrzny. Chodzi o zapewnienie odpowiedniej temperatury, wilgotności itp.

Czy przedsiębiorca może wymagać od podmiotu zewnętrznego, aby nie tylko zajmował się przechowaniem dokumentów, lecz także w razie potrzeby np. wydawał ich kopie?

To, jakie postanowienia powinny znaleźć się w kontrakcie, zdeterminowane jest głównie przez obowiązki nałożone na współpracującą z przedsiębiorcą firmę. Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku, jeżeli przedmiotem umowy jest jedynie przechowywanie dokumentacji (w odpowiednich warunkach i w odpowiedniej formie) przez określony w umowie okres. Natomiast inaczej jest, gdy firma zewnętrzna zobowiązuje się do świadczenia dodatkowych usług, takich jak np. wydawanie stosownych wyciągów z dokumentacji, przedkładanie (kopii) dokumentacji właściwym organom państwowym itd. Umowa powinna zatem precyzyjnie określać zakres obowiązków nałożonych na partnera biznesowego. Z kolei przedsiębiorca powinien mieć możliwość wglądu do dokumentacji w każdym czasie. Zatem dokumentacja nie może być bez zgody przedsiębiorcy przenoszona z miejsca jej przechowywania.

Czy umowa, której przedmiotem jest administrowanie dokumentami przedsiębiorcy, jest ułomna, jeżeli w ślad za obowiązkami i zobowiązaniami nie idą sankcje za ich niedotrzymanie przez strony?

Tak. Dlatego taki kontrakt powinien w sposób precyzyjny wskazywać przesłanki skutkujące odpowiedzialnością firmy świadczącej usługi administrowania dokumentacją. Chodzi o to, żeby w sposób jednoznaczny określić, w jaki sposób, kiedy i za co odpowiada firma, której powierzone zostały dokumenty. Oczywiście w kontrakcie trzeba również ustalić obowiązki przedsiębiorcy zlecającego wykonanie usługi przechowania, w szczególności wysokość i terminy wypłaty wynagrodzenia. Ponadto konieczne są postanowienia dotyczące przesłanek i skutków wypowiedzenia umowy, sposobu porozumiewania się stron w trakcie trwania kontraktu. Trzeba również określić czas trwania umowy oraz sąd właściwy do rozstrzygania ewentualnych sporów między stronami.

@RY1@i02/2013/106/i02.2013.106.21500050a.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Bartosz Tomaszewski, radca prawny współpracujący z Kancelarią Baker & McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski