Tajemnice spółki warto chronić na piśmie

Przedsiębiorcy bardzo często zapominają o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie tylko kiedy rozmawiają i negocjują umowy z partnerami handlowymi, lecz także (a może przede wszystkim) kiedy przekazują w ramach swojej działalności gospodarczej informacje poufne firmom, z którymi współpracują w ramach outsourcingu, np. agencjom marketingowym, informatycznym itp.

Cenna wiedza

Wymiana informacji stanowi podstawę nawiązywania wszelkiego rodzaju relacji biznesowych oraz rozwoju przedsiębiorczości. Bardzo często jednak informacja w biznesie jest wypracowana przez przedsiębiorcę we własnym zakresie i tym samym stanowi jego informację poufną, czyli tajemnicę przedsiębiorstwa. Ochrona takiej informacji jest przewidziana przez prawo i powinna być chroniona przede wszystkim przez samego zainteresowanego. [ramka]

Dla ochrony informacji poufnych najważniejsze jest podjęcie przez przedsiębiorcę działań zapobiegających niewłaściwemu ich wykorzystaniu przez osoby trzecie, a tym samym działaniu na jego niekorzyść. Jednym ze środków zapobiegawczych jest podpisanie z partnerem biznesowym, podwykonawcą, inwestorem, zleceniobiorcą, pracownikiem czy audytorem umowy, ewentualnie deklaracji o zachowaniu poufności (NDA/D, od ang. Non-Disclosure Agreement/Declaration). Powinna być ona podpisana przez przedsiębiorcę przed rozpoczęciem rozmów, negocjacji lub współpracy z potencjalnymi partnerami i współpracownikami.

Istotne elementy

Treść umowy powinna być adekwatna do danej sytuacji. Nie ma obowiązujących wzorów powszechnie stosowanych, ale są pewne założenia, które powinny być spełnione przy jej sporządzaniu.

Należy przede wszystkim sprecyzować informacje poufne oraz określić:

1) cel wykorzystania tych informacji,

2) sposób postępowania z nimi w czasie trwania umowy oraz po jej rozwiązaniu/wygaśnięciu,

3) odpowiedzialność za naruszenie informacji poufnych: odpowiedzialność deliktowa - art. 415 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; dalej: k.c.) oraz odpowiedzialność kontraktowa - kary umowne,

4) czas obowiązywania umowy,

5) właściwe prawo do rozwiązywania ewentualnych sporów oraz jurysdykcję (sąd powszechny; arbitraż; mediacje).

Jednostronna czy dwustronna

Wybór rodzaju umowy zależy od relacji, jakie łączą strony danego stosunku prawnego.

● - podpisywana jest w sytuacjach, gdy tylko jedna strona przekazuje informacje poufne, a druga zobowiązana jest przestrzegać zasad określonych dotyczących zachowania w tajemnicy przekazanych jej informacji poufnych.

● - podpisywane są co do zasady w sytuacjach, gdy dwie strony wymieniają się informacjami poufnymi. W takim przypadku obie zobowiązane są do zachowania poufności na zasadach określonych wspólnie w umowie.

Przydatne zapisy

W sytuacjach gdy ma miejsce naruszenie postanowień umowy (deklaracji) o zachowaniu poufności, przedsiębiorca, który dochodzi swoich roszczeń na jej podstawie, musi udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności oraz - w przypadku żądania naprawienia szkody powstałej w wyniku jej naruszenia - musi również udowodnić wysokość poniesionej szkody.

Zdarza się bardzo często, że trudno jest ocenić i wycenić szkodę powstałą w związku z naruszeniem informacji poufnych. Dlatego warto w umowach określić również karę umowną za naruszenie postanowień (na podstawie art. 483 k.c.). W znacznym stopniu ułatwi to późniejsze dochodzenie roszczeń bez potrzeby prowadzenia postępowania dowodowego przez poszkodowanego. W przypadku bowiem kar umownych wystarczy tylko wskazać bezpośrednio drugiej stronie podstawę naruszenia umowy oraz odpowiednie w niej postanowienie o karze umownej, bez wskazywania wysokości poniesionej szkody.

Czas

Obowiązek zachowania poufności nie jest ograniczony w czasie. Wszelkie ograniczenia czasowe mają charakter umowny i wynikają z uzgodnień pomiędzy stronami. W interesie strony ujawniającej informacje poufne leży określenie jak najdłuższego okresu ich ochrony. Jeżeli jednak strony umowy nie zastrzegły okresu obowiązku zachowania poufności, to zobowiązanie istnieje bezterminowo.

Umowa o zachowaniu poufności w żadnym przypadku nie powinna ograniczać działalności. Jej celem jest jedynie zabezpieczenie interesu stron ujawniających poufne informacje w każdym obszarze działalności. W efekcie końcowym podjęte działania zwiększają poczucie bezpieczeństwa oraz potwierdzają wiarygodność i dbałość partnerów biznesowych o ich, często wspólne, interesy.

Kiedy informacja jest sekretem

Zgodnie z art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.) informacja poufna (tajemnica przedsiębiorstwa) powinna spełniać łącznie następujące przesłanki:

1) nie została ujawniona do wiadomości publicznej,

2) ma wartość gospodarczą (np. informacje finansowe, technologiczne, produktowe, organizacyjne),

3) przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania jej poufności.

@RY1@i02/2014/233/i02.2014.233.21500060b.802.jpg@RY2@

Katarzyna Korszyńska radca prawny, of counsel w Kancelarii Prawnej Świeca i Wspólnicy Sp. k.

Katarzyna Korszyńska

radca prawny, of counsel w Kancelarii Prawnej Świeca i Wspólnicy Sp. k.