Umowa z audytorem do 30 września

Szykując się do wyboru biegłego rewidenta, można mieć wątpliwości w związku ze zmianą wprowadzoną w art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Poprzednio wynikało z niego, że biegłego rewidenta wybiera co do zasady organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki. Nie mógł to być zarząd. Nowelizacja ustawy zamieniła określenie "zarząd" na "kierownik". Co to oznacza?

Zmianę wprowadził art. 1 pkt 27 ustawy z 23 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości weszła w życie 23 września 2015 r., jednak ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się od 1 stycznia 2016 r., czyli trwający teraz. Jednak jednostki mogły zastosować zmienione przepisy do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy kończący się po 23 września 2015 r.

Nowelizacja ustawy nie przyniosła żadnych zmian w jednostkach, gdzie funkcje w organach kierowniczych i organach uprawnionych do zatwierdzania sprawozdań są osobowo rozdzielone. Dlatego wcześniej zarząd, a po zmianie kierownik, nie może dokonać wyboru podmiotu uprawnionego do badania lub przeglądu sprawozdań finansowych. Chodzi tu o uniknięcie sytuacji, gdy kontrolowany wybiera kontrolującego.

Trzeba pamiętać, że nowelizacja nie została przyjęta, aby zagmatwać kwestię wyboru, ale po to, by nie było wątpliwości w jednostkach, w których zarząd formalnie nie funkcjonuje. Przepis wskazuje, że co do zasady należy rozdzielić funkcje kierownicze od funkcji kontrolnych i temu zakaz wyboru audytora przez kierownika jednostki ma służyć.

Jednak wydaje się, że definicja kierownika zawarta w art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości jest szersza niż określenie zarządu, choćby w świetle ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych. I to może zastanawiać.

Tak. Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości jest to członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, a w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej chodzi o komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym, a od 1 stycznia 2016 r. w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się zaś tę osobę. Przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody.

Jednak nowelizacja nie zmieniła nic w przypadku jednostek, w których powoływany jest zarząd. Nadal członkowie tego organu nie mogą dokonać wyboru podmiotu upoważnionego do badania sprawozdania finansowego. Dość często stosowanym rozwiązaniem w spółkach akcyjnych jest zawarcie w statucie postanowienia, że organem uprawnionym do wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego będzie rada nadzorcza. Zbliżone rozwiązania funkcjonują też często w bardzo dużych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Wtedy w umowach spółek wybór taki ceduje się na komisje rewizyjne lub rady nadzorcze (jeśli są powoływane).

W jakim terminie należy dokonać wyboru biegłego rewidenta?

Firmy, które podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, powinny dokonać jego wyboru przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Jeżeli więc dla przykładu zamierzają rozpocząć inwentaryzację zapasów 1 października, a dzień bilansowy przypada na 31 grudnia, to powinny podpisać umowę z biegłym najlepiej do 30 września. Chodzi o to, żeby umowa o badanie została zawarta w takim terminie, który umożliwi pracownikom biegłego rewidenta obserwację przeprowadzanej inwentaryzacji. Powinny zwrócić na to uwagę zwłaszcza firmy, których sprawozdania zgodnie z ustawą o rachunkowości będą poddawane badaniu po raz pierwszy.

A co jeśli termin nie zostanie dotrzymany?

Zgodnie z krajowymi standardami rewizji finansowej niemożność uczestniczenia przez audytora w spisie z natury może oznaczać ograniczenie zakresu badania, o ile nie zostaną wykonane alternatywne procedury badania. Chodzi o to, że jeśli wartość aktywów, w których inwentaryzacji biegły rewident nie brał udziału, jest istotna, a nie można było przeprowadzić innych procedur, to biegły może zamieścić w swojej opinii zastrzeżenie dotyczące tych aktywów.

W praktyce takie sytuacje występują jednak rzadko, gdyż biegły stara się przeprowadzić satysfakcjonujące procedury zastępcze. Są one jednak czasochłonne, gdyż mogą wymagać dostarczenia dodatkowych dokumentów zawierających szczegółowe dane analityczne. Rozwiązaniem może być również przeprowadzenie dodatkowej inwentaryzacji, ale wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Warto więc zadbać o podpisanie umowy z biegłym rewidentem relatywnie wcześnie, tak by uniknąć ewentualnych przykrych niespodzianek i dodatkowych prac.

Wcześniejsze podpisanie umowy jest również korzystne z punktu widzenia przygotowania samego sprawozdania finansowego oraz omówienia z biegłym rewidentem przyjętych zasad wyceny, co również pozwala na uniknięcie korekt w ostatniej chwili.

Warto więc dotrzymać terminu, a zostało już niewiele czasu na podjęcie decyzji. Na co więc trzeba szczególnie zwrócić uwagę przy wyborze?

Bardzo ważne są doświadczenie i znajomość branży, w której działa dana jednostka. Pozwala to na efektywne wykonanie prac. Daje również badanej jednostce możliwość poznania dobrych praktyk i alternatywnych rozwiązań stosowanych w danej branży.

Niezbędne jest również zachowanie bezstronności i niezależności biegłego rewidenta, firmy audytorskiej (przez jej zarząd i organy nadzorcze), a także zespołu przeprowadzającego czynności rewizyjne. Dokonując więc wyboru audytora, należy uwzględnić szczegółowe przepisy ustawy o biegłych rewidentach Dotyczą one np. zasady, że biegły nie może prowadzić ksiąg rachunkowych jednostki badanej, nie może być jej pełnomocnikiem, członkiem zarządu czy też rady nadzorczej. Badanie przeprowadzone z naruszeniem określonych zasad jest nieważne z mocy prawa. W przypadku jednostek zainteresowania publicznego kluczowy biegły rewident (podpisujący opinię i raport z badania) nie może wykonywać czynności rewizji finansowej w tej samej jednostce dłużej niż pięć lat, a przerwa w wykonywaniu badania dla takiej jednostki wynosi przynajmniej dwa lata. Oczywiście firmy audytorskie są przygotowane na wymagane okresy rotacji i monitorują konieczność zmiany kluczowego biegłego rewidenta. Ograniczenie to dotyczy jedynie biegłych rewidentów, a nie firm audytorskich.

Warto wspomnieć, że obecnie wprowadzane przepisy unijne (uchwalone ponad dwa lata temu) zakładają rotację firmy audytorskiej w przypadku badania jednostek zainteresowania publicznego po okresie 10 lat, chyba że badanie wykonywane jest przez dwie firmy audytorskie (badanie wspólne) lub przeprowadzany jest przetarg publiczny na wybór firmy audytorskiej. Badanie wspólne zapewnia większą niezależność biegłego od badanej jednostki oraz pozwala badanej jednostce na korzystanie z wiedzy specjalistów z dwóch różnych firm. Wpływa więc w istotny sposób na jakość badania.

Kto jest odpowiedzialny za wybór?

Biegły rewident jest wybierany w większości przypadków przez ten sam organ, który zatwierdza sprawozdanie finansowe. W praktyce organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe dla jednostek będących spółką cywilną, jawną, partnerską czy komandytową są właściciele. Dla spółki akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej jest to walne zgromadzenie, a w przypadku spółki z o.o. organem tym jest zgromadzenie wspólników. Biegły rewident może też być wybierany przez radę nadzorczą, jeśli istnieje ona w strukturze jednostki oraz takie uprawnienie zostało ustalone w statucie lub umowie spółki. Na pewno wyboru nie może dokonać zarząd.

A kiedy należy podjąć uchwałę o wyborze firmy audytorskiej? Czy można najpierw podpisać umowę, a potem podjąć uchwałę o wyborze biegłego?

Zgodnie z krajowymi standardami rewizji finansowej najpierw powinna być podjęta uchwała o wyborze biegłego rewidenta, a dopiero potem podpisana umowa. Organ dokonujący wyboru podmiotu uprawnionego nie zawiera umowy o badanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości umowę z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych zawiera kierownik jednostki.

Uchwała o wyborze biegłego rewidenta powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

wwskazanie numeru uchwały i organu, który jej dokonuje (rada nadzorcza, zgromadzenie wspólników),

wdatę jej podjęcia,

wwskazanie podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego, który został wybrany,

wwskazanie sprawozdania finansowego, które będzie podlegało badaniu,

wwskazanie, że uchwała wchodzi w życie z dniem powzięcia.

Dodatkowo warto wskazać m.in.:

wtermin lub terminy badania,

wpodstawę prawną podjęcia tej uchwały.

Co grozi i komu za niepodpisanie umowy?

Odpowiedzialność za niewywiązanie się z obowiązku poddania badaniu sprawozdania finansowego ponosi kierownik jednostki jako osoba odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości. Jeśli roczne sprawozdanie finansowe nie zostanie poddane badaniu przez biegłego rewidenta mimo ustawowego obowiązku, to kierownikowi jednostki grożą sankcje przewidziane w art. 79 pkt 1 ustawy o rachunkowości, czyli grzywna lub kara ograniczenia wolności.

Jakie zadania ma biegły rewident?

Biegły rewident ma za zadanie wyrazić opinię, czy sprawozdanie finansowe jasno i rzetelnie przedstawia sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami ustawy o rachunkowości oraz przyjętymi zasadami rachunkowości. Praca audytora służy więc sprawdzeniu, czy sprawozdanie finansowe w rzetelny sposób odzwierciedla obraz finansów i majątku firmy, a badanie jest analizą nie tylko sprawozdania finansowego, ale przede wszystkim odzwierciedlonej w nim sytuacji jednostki lub grupy kapitałowej. Prace biegłego rewidenta koncentrują się m.in. na sprawdzeniu następujących obszarów:

wstosowane zasady (polityka) rachunkowości;

wsposoby inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

wmetody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

wsposoby prezentacji sprawozdań finansowych.

Prace biegłego rewidenta nie ograniczają się wyłącznie do działów księgowych i finansowych, ale dotyczą całej jednostki. Dla audytora ważne jest bowiem zrozumienie, w jaki sposób firma działa, jaki jest sposób obiegu informacji i czy powoduje, że dane przedstawione w sprawozdaniu finansowym są kompletne i rzetelne. Warto również pamiętać, że biegły rewident nie pełni wyłącznie funkcji kontrolnej, ale jest doradcą, który może wskazać najlepsze praktyki i rozwiązania. Dobry audytor potrafi zoptymalizować sam proces badania i wnieść do firmy wartość dodaną.

@RY1@i02/2016/181/i02.2016.181.00800070a.801.jpg@RY2@

Monika Kaczorek biegły rewident, partner w grupie audytorsko-doradczej Mazars

Rozmawiała Magdalena Sobczak