Jak przebiega kontrola Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

Katalog podmiotów upoważnionych do kontrolowania dofinansowanych projektów jest bardzo szeroki i nie ogranicza się jedynie do krajowych instytucji, takich jak np. instytucja wdrażająca/pośrednicząca, instytucja certyfikująca czy też urzędy kontroli skarbowej.

Bezpośredni nadzór nad wykorzystaniem funduszy europejskich prowadzony jest również przez przedstawicieli unijnych instytucji w tym Komisji Europejskiej czy Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (ETO).

Kontroli ETO podlegają przede wszystkim tzw. "duże projekty", tj. projekty, których koszt całkowity przekracza 50 mln EUR i które jednocześnie podlegają obowiązkowi zgłoszenia do Komisji Europejskiej (KE). Nie wyklucza to jednak możliwości przeprowadzenia działań kontrolnych przez ETO także u przedsiębiorców realizujących projekty o mniejszej skali.

W praktyce, jeśli chodzi o sektor prywatny, najwięcej tego typu kontroli można spodziewać się u przedsiębiorców korzystających ze wsparcia w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (przede wszystkim Działanie 4.5 "Wsparcie inwestycji o dużym znaczeniu dla gospodarki") oraz Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (np. Działanie 9.4 "Wytwarzanie energii ze źródeł odnawialnych" czy też projekty realizowane w ramach Priorytetu IV "Przedsięwzięcia dostosowujące przedsiębiorstwa do wymogów ochrony środowiska").

Zakres kontroli prowadzonej przez ETO jest bardzo szeroki i może obejmować wszystkie podmioty zaangażowane w proces dystrybucji funduszy europejskich, w tym zarówno organy zarządzające unijnymi środkami, jak również indywidualnych beneficjentów/odbiorców pomocy. Najważniejszym z punktu widzenia końcowego beneficjenta jest fakt, iż kontrola może być przeprowadzana w jego siedzibie oraz w miejscu realizacji projektu. Praktyka pokazuje, iż zawiadomienie o kontroli beneficjenci otrzymują nawet z miesięcznym wyprzedzeniem tak, aby móc przygotować wszystkie niezbędne dokumenty. Zawiadomienie o kontroli zawiera w szczególności:

● Termin planowanej kontroli,

● Skład zespołu kontrolującego,

● Zakres czynności kontrolnych,

Ponieważ zakres czynności kontrolnych ETO jest bardzo szeroki, kontrola planowana jest zwykle na więcej niż 1 dzień. W skład zespołu kontrolującego wchodzą obowiązkowo kontrolerzy ETO, ale również przedstawiciele instytucji krajowych, w tym instytucji zarządzających czy wdrażających. Może się również zdarzyć, iż skład zespołu stanowić będą również przedstawiciele takich instytucji jak np. Najwyższa Izba Kontroli (NIK), która aktywnie współpracuje z ETO i KE w trakcie audytów prowadzonych w Polsce. W trakcie kontroli inspektorzy NIK występują w charakterze obserwatorów. Ich obecność ma na celu udzielenie ewentualnego wsparcia ETO w kontaktach z kontrolowanymi podmiotami, a także pomoc w uzyskaniu danych i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia działań kontrolnych. Skład zespołu kontrolującego jest każdorazowo dobierany indywidualnie.

Czynności kontrolne obejmują weryfikację czy projekt realizowany jest zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy o dofinansowanie. W przypadku pierwszej kontroli poprawność realizacji projektu obejmuje okres począwszy od złożenia wniosku o dofinansowanie do najbardziej aktualnych czynności związanych z projektem (np. złożenie wniosku o płatność). Weryfikacji podlegać może całość dokumentacji związanej z projektem, w tym m.in.: wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie wraz z aneksami, wnioski o płatność wraz z załącznikami, dokumentacja księgowo-finansowa (wykaz z wyodrębnionej ewidencji księgowej, faktury, sprawozdania finansowe), dokumentacja w zakresie udzielania zamówień (zapytania ofertowe, oferty, protokoły z wyboru, umowy z dostawcami), dokumentacja dotycząca utworzenia nowych miejsc pracy (umowy o pracę, listy płac, karty pracy), dokumentacja w zakresie czy też analizy kosztów i korzyści. Należy podkreślić, iż katalog dokumentów podlegających kontroli jest każdorazowo ustalany indywidualnie w zależności od typu projektu i beneficjenta. Zakres przedmiotowy kontroli może również ulec rozszerzeniu w jej trakcie, np. gdy kontrolujący poproszą o dodatkowe dokumenty czy wyjaśnienia.

Wyniki kontroli są niezwykle istotne, gdyż w przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości, ETO zobowiązane jest do poinformowania OLAF (Europejski Urząd ds. zwalczania nadużyć finansowych), który z kolei zobowiązany jest do podjęcia postępowania wyjaśniającego i zainicjowania postępowania sądowego w danym państwie członkowskim.

Należy podkreślić, iż kontrole ETO w ramach Działania 4.5 PO IG mają już miejsce i będą coraz częstszym zjawiskiem biorąc pod uwagę fakt, iż coraz więcej dofinansowanych projektów wkracza w fazę realizacji. Mając na uwadze powyższe, warto dołożyć należytej staranności, aby projekt był realizowany z poszanowaniem zapisów umowy o dofinansowanie oraz z zachowaniem obowiązujących przepisów i procedur.

W przypadku otrzymania zawiadomienia o kontroli - warto się do niej jak najlepiej przygotować poprzez zapewnienie obecności kierowników projektów i wymaganej dokumentacji projektowej. Usprawni to znacznie czynności kontrolne, dzięki czemu kontrola będzie krótsza i mniej uciążliwa zarówno dla kontrolujących, jak i kontrolowanego.

ETO pełni funkcję zewnętrznego kontrolera finansów UE, właściwego wykonania budżetu UE oraz odpowiada m.in. za kontrolę w zakresie pozyskiwania i wykorzystywania funduszy europejskich. ETO prowadzi kontrole niezależnie od innych instytucji UE i władz krajowych.

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.002b.001.jpg@RY2@

Ewa Rutczyńska, Menedżer Deloitte

Ewa Rutczyńska

Menedżer Deloitte

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.002b.002.jpg@RY2@

Agata Kurcewicz, Starszy Konsultant Deloitte

Agata Kurcewicz

Starszy Konsultant Deloitte