W UE zaczyna działać nowy system wymiany danych ubezpieczeniowych

Polska jako członek Unii Europejskiej jest włączona w europejską koordynację systemów zabezpieczenia społecznego. Państwa członkowskie współpracują ze sobą, wymieniając dane niezbędne do ustalenia praw i obowiązków ubezpieczonych oraz świadczeniobiorców. Obecnie odbywa się to na podstawie formularzy i dokumentów w wersji papierowej.

Ustawowy obowiązek

Do 1 maja 2014 r. wszystkie państwa członkowskie zobowiązane zostały do włączenia się do systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego. Przekazywanie danych odbywać się będzie bezpośrednio, drogą elektroniczną w ramach wspólnej bezpiecznej sieci zapewniającej poufność i ochronę danych.

W celu wykonania tego obowiązku uchwalona została ustawa z 8 listopada 2013 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrożeniem systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Obecnie podstawę prawną unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 2004.166.1, dalej: rozporządzenie 883/2004) oraz rozporządzenie wykonawcze Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 (Dz.U. UE L 2009.284.1, dalej: rozporządzenie 987/2009).

Przy realizacji zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego krajowe instytucje współpracują ze sobą, wymieniając się danymi niezbędnymi do ustalenia praw i obowiązków ubezpieczonych oraz świadczeniobiorców.

Zasady wymiany tych danych zostały uregulowane w rozporządzeniach w sposób kompleksowy.

Podstawa

Podstawy prawne dla elektronicznej wymiany informacji (Electronic Exchange of Social Security Information - EESSI) są zawarte w szczególności w art. 72, 78 i 79 rozporządzenia nr 883/2004 oraz art. 1, 2, 4 i 95 i załącznika nr 4 do rozporządzenia nr 987/2009.

Elektronicznej wymianie danych podlegać będą te związane z następującymi obszarami:

1) ogólnej współpracy administracyjnej, związanej z wymianą danych wspólnych dla różnych obszarów, m.in. dotyczących identyfikacji osoby, ustalenia miejsca zamieszkania;

2) podlegania ustawodawstwu właściwemu;

3) poszczególnych rodzajów świadczeń (wniosków o świadczenia) objętych zakresem przedmiotowym rozporządzenia 883/2004;

4) pomocy w odzyskiwaniu należności w innym państwie członkowskim.

Dane podlegać będą wymianie za pomocą standardowych dokumentów elektronicznych (SED). Celem wdrożenia systemu EESSI jest skrócenie i uproszczenie procedury administracyjnej. Ma to spowodować szybsze rozpatrywanie wniosków i wypłatę należnych świadczeń uprawnionym. Ustawodawca unijny założył, że wymiana danych odbywać się będzie drogą elektroniczną, z wykorzystaniem wspólnej bezpiecznej sieci - s-TESTA, która zapewni poufność i ochronę wymiany danych. System elektronicznej wymiany informacji zastąpi komunikację przy użyciu obecnie wykorzystywanych standardowych papierowych formularzy serii E.

Punkt kontaktowy

Kluczowym elementem architektury EESSI na poziomie krajowym jest access point - punkt kontaktowy. Funkcję tę pełni instytucja wyznaczona przez właściwy organ danego państwa członkowskiego w ramach określonego obszaru zadań. Zadaniem punktu kontaktowego jest wysyłanie i otrzymywanie drogą elektroniczną danych koniecznych do wykonania rozporządzenia 883/2004 oraz rozporządzenia 987/2009 przy użyciu wspólnej sieci.

W Polsce określone zostały 3 punkty kontaktowe dla poszczególnych kategorii świadczeń:

1) w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej - dla sektora świadczeń z tytułu bezrobocia i świadczeń rodzinnych;

2) w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych - na potrzeby ustalania ustawodawstwa właściwego, dla sektora świadczeń emerytalno-rentowych, pieniężnych świadczeń wypadkowych, chorobowych i macierzyńskich,

3) w Narodowym Funduszu Zdrowia w ramach sektora rzeczowych świadczeń zdrowotnych.

Polska nowelizacja

Stosownie do art. 68a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym od 1 maja 2014 r. do zakresu działania ZUS należy prowadzenie punktu kontaktowego.

Wymiana danych drogą elektroniczną oprócz znacznego skrócenia obiegu informacji ma też spowodować oszczędność pracy pracowników instytucji łącznikowych i właściwych związanych z przekazywaniem dokumentów i ich drukowaniem. Skrócić ma się również czas na prowadzenie wyjaśnień w zakresie zakwestionowanych rozliczeń pomiędzy instytucjami łącznikowymi, instytucjami właściwymi i instytucjami miejsca zamieszkania lub pobytu. Nowy sposób przekazywania danych ma spowodować także szybsze i skuteczniejsze wykrywanie nadużyć w korzystaniu z systemu zabezpieczenia społecznego w związku ze skróconym czasem wymiany informacji.

Jaki zakres

Punkt kontaktowy ma służyć wymianie danych w zakresie:

1) określania ustawodawstwa mającego zastosowanie;

2) świadczeń pieniężnych z tytułu choroby;

3) świadczeń z tytułu macierzyństwa i równoważnych świadczeń dla ojca;

4) świadczeń z tytułu inwalidztwa;

5) świadczeń z tytułu starości;

6) rent rodzinnych;

7) świadczeń pieniężnych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych;

8) zasiłków na wypadek śmierci;

9) świadczeń przedemerytalnych;

10) specjalnych świadczeń pieniężnych o charakterze nieskładkowym;

11) odzyskiwania należności z tytułu składek lub nadpłaconych świadczeń.

@RY1@i02/2014/065/i02.2014.065.033000100.802.jpg@RY2@

Andrzej Radzisław radca prawny, ekspert od ubezpieczeń społecznych

Andrzej Radzisław

radca prawny, ekspert od ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Ustawa z 8 listopada 2013 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrożeniem systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 1623).