Kontrakt dotyczący outsourcingu wymaga wyjątkowej precyzji

Outsourcing stwarza szansę na optymalizację działalności przedsiębiorstwa. Powierzając wykonywanie niektórych funkcji wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, można bowiem zwiększyć efektywność operacji biznesowych. Z drugiej jednak strony outsourcing stwarza pewne ryzyka związane chociażby z udostępnianiem zewnętrznej firmie informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa czy danych osobowych klientów - zwracają uwagę eksperci z kancelarii Schoenherr. Jak podkreślają, z punktu widzenia przedsiębiorcy bardzo istotne jest zatem wynegocjowanie takich warunków umowy outsourcingowej, które nie tylko pozwolą osiągnąć zamierzony cel gospodarczy, lecz także zapewnią odpowiedni komfort prawny i zabezpieczą przedsiębiorcę w razie nieprofesjonalnego zachowania firmy outsourcingowej.

Uregulowania prawne

Polskie prawo nie reguluje wprost zasad funkcjonowania outsourcingu. Umowa dotycząca go jest więc tzw. umową nienazwaną. W odniesieniu do tego typu kontraktów obowiązuje ogólna zasada swobody umów, o której mowa w art. 353¹ kodeksu cywilnego. Zgodnie z nią strony mają dużą dowolność w ustalaniu warunków współpracy. Jednakże w najbardziej powszechnym przypadku, gdy przedmiotem outsourcingu będzie świadczenie usług, do umów outsourcingu będzie się stosować odpowiednio przepisy o zleceniu (na mocy art. 750 k.c.). Będzie to ograniczać możliwość swobodnego kształtowania niektórych elementów umowy (np. zasad wypowiedzenia).

W interesie przedsiębiorcy jest, aby przedmiot umowy opisany został w sposób jak najbardziej szczegółowy. Pozwoli to uniknąć w przyszłości sporów dotyczących - po pierwsze - tego, czy firma outsourcingowa jest w ogóle zobowiązana do wykonania danej usługi, po drugie zaś - czy konkretna usługa objęta jest wynagrodzeniem ryczałtowym, czy też powinna być dodatkowo płatna. W umowie lepiej więc unikać dość ogólnych określeń - np. w rodzaju "prowadzenie obsługi księgowej". Bezpieczniej jest wymieniać poszczególne elementy, np. prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów, prowadzenie rejestrów VAT, kompleksowe rozliczenia z urzędem skarbowym obejmujące sporządzanie wszelkich wymaganych przepisami prawa deklaracji itp.

Stosowane są bardzo różnorodne sposoby rozliczenia za usługi outsourcingowe. Strony mogą ustalić, że wszystkie czynności wynikające z umowy będą objęte wynagrodzeniem ryczałtowym. Mogą także ustalić, że pewne czynności, o ile zostaną wykonane, będą dodatkowo płatne.

Zdarza się także, że wynagrodzenie firmy outsourcingowej ustalane jest każdorazowo na podstawie nakładu pracy w danym miesiącu. Warto uważnie przemyśleć zasady wynagradzania i oszacować, który sposób rozliczenia będzie dla przedsiębiorcy najkorzystniejszy - radzą eksperci.

Za zgodą zleceniodawcy

Zasadniczo czynności objęte umową wykonywane są przez firmy outsourcingowe przy pomocy osób pracujących po ich nadzorem. Aby zapewnić określony poziom świadczenia usług, przedsiębiorca powinien domagać się załączenia do umowy listy osób, które będą zajmować się jego obsługą, a jednocześnie zastrzec, że wszelkie zmiany w tym zakresie wymagają uprzedniej zgody zleceniodawcy. Pomoże to uniknąć rotacji i przypadkowego doboru osób kierowanych do obsługi przedsiębiorcy.

Na mocy art. 474 k.c. firmy outsourcingowe co do zasady odpowiadają za działania nadzorowanych osób jak za własne (np. za niezłożenie deklaracji podatkowej w terminie przez nadzorowanego pracownika). Firmy outsourcingowe próbują czasem ograniczyć lub wyłączyć odpowiedzialność za podległych im pracowników. Warto zwrócić uwagę, aby takie regulacje nie znalazły się w umowie.

Odpowiedzialność firmy outsourcingowej oznacza, że w razie niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy będzie ona zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez przedsiębiorcę. Pożądane jest, żeby strony umowy dotyczącej outsourcingu zdefiniowały, co rozumieją pod pojęciem szkody. Może to być wyłącznie rzeczywista strata (np. należne do zapłaty odsetki w razie spóźnienia się ze sporządzeniem deklaracji podatkowej i w konsekwencji - zapłaty podatku) albo także utracone korzyści (np. zleceniobiorca nie usunął na czas awarii sieci komputerowej, w wyniku czego przedsiębiorca nie mógł świadczyć usług dla klientów i z tego tytuł nie osiągnął zysku).

Zazwyczaj firmy outsourcingowe dążą do wyłączenia odszkodowania za utracone korzyści, bowiem przy dużej skali działalności odszkodowania mogą opiewać na znaczne kwoty. W interesie przedsiębiorcy jest oczywiście, aby firma outsourcingowa za utracone korzyści odpowiadała.

Co do zasady przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za niedochowanie należytej staranności. Jeżeli więc wykona wszystkie czynności objęte umową starannie, lecz pełną jej realizację uniemożliwi siła wyższa (np. nagła awaria zasilania w całym regionie), to nie będzie on ponosił odpowiedzialności. Strony mają jednak prawo praktycznie dowolnie kształtować zasady odpowiedzialności, z tym wyjątkiem, że nie mogą wyłączyć odpowiedzialności za umyślne wyrządzenie szkody. Trzeba zatem rozważyć wyliczenie tych sytuacji, w których firma outsourcingowa odpowiada za niewykonanie umowy, a w jakich nie. Warto uważnie przyjrzeć się takim regulacjom - podkreślają prawnicy.

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby umowy zawierały kwotowe ograniczenie odpowiedzialności zleceniobiorcy, np. do wysokości kwoty rocznego wynagrodzenia. Określona w ten sposób maksymalna wartość odszkodowania, jakiego może dochodzić zleceniodawca od firmy outsourcingowej, będzie wyznaczać górny limit jej odpowiedzialności finansowej, nawet jeśli wartość szkód zleceniodawcy okaże się wyższa.

Kary umowne

Niewykonanie kontraktu często zabezpieczane jest karami umownymi. W praktyce zazwyczaj są one zastrzeżone tylko na wypadek niewykonania zobowiązań niepieniężnych. Jednak w przypadku opóźnień z płatnością w grę wchodzą wyłącznie odsetki.

Warto pamiętać, że zastrzeżenie kary umownej co do zasady skutkuje wykluczeniem dochodzenia odszkodowania przekraczającego jej wartość określoną w umowie. I tak np., jeżeli zastrzeżono karę w wysokości 5 tys. zł, zaś przedsiębiorca na skutek niewykonania umowy poniósł szkodę dziesięć razy wyższą, to będzie mógł domagać się wyłącznie kwoty 5 tys. zł. Aby przeciwdziałać takiemu scenariuszowi, w umowie należy wyraźnie zaznaczyć, że istnieje możliwość dochodzenia odszkodowania ponad zastrzeżone kary umowne.

Outsourcing wiąże się niejednokrotnie z powierzeniem firmie outsourcingowej przetwarzania danych osobowych. Tak jest np. przy outsourcingu telefonicznej obsługi klienta.

Aby mogło dojść do owego powierzenia, przedsiębiorca będący zleceniodawcą i firma outsourcingowa powinni zawrzeć umowę o przetwarzaniu danych osobowych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest, aby firma zewnętrzna przetwarzała je zgodnie z prawem. Przedsiębiorca pozostaje bowiem odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926). To on poniesie konsekwencje np. w razie, gdy firma outsourcingowa niezgodnie z prawem sprzeda zbiór danych osobowych osobie trzeciej.

Wydzielenie obszaru działalności

Istotą umowy outsourcingu jest wydzielenie pewnego obszaru działalności przedsiębiorcy do podmiotu zewnętrznego. Outsourcing jest skrótem od angielskiego zwrotu "outside resource using", który oznacza korzystanie z zasobów zewnętrznych.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).