Jak do rozstrzygania sporów wykorzystać arbitraż

adwokat w kancelarii Salans, były prezes Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej, specjalizuje się w międzynarodowym arbitrażu, mediacji i prawie własności intelektualnej, członek Międzynarodowego Sądu Arbitrażowego ICC

Arbitraż to inaczej sąd polubowny. Przedsiębiorcy mogą podpisać umowę, w której wyłączą sądy powszechne od wszelkich sporów. Do ich rozstrzygania natomiast mogą wybrać konkretny sąd polubowny, skład arbitrów, sposób ich powołania, miejsce i czas postępowania, zasady rozstrzygania sporu, a nawet określić liczbę instancji postępowania, jeśli nie chcą poprzestać na jednej. Arbitrzy rozstrzygają problemy w granicach przyznanych im przez strony uprawnień. Sąd polubowny nie jest związany przepisami o postępowaniu przed sądem państwowym. Nawet sama rozprawa przed sądem arbitrażowym wygląda inaczej niż w sądzie powszechnym. Z pewnością jest znacznie mniej stresująca. Miejscem rozprawy jest to, które wybiorą zainteresowane strony. Może być nim np. siedziba sądu arbitrażowego, sala konferencyjna w hotelu lub wybranej izbie handlowej. Zaangażowani w spór przedsiębiorcy składają wyjaśnienia na siedząco. Pełnomocnicy stron, czyli np. radcy prawni, nie muszą ubierać się w togi. Na każdą prośbę zaangażowanych w spór przedsiębiorców można zarządzić przerwę w rozprawie. Atmosfera rozprawy ma chociaż trochę przypomnieć atmosferę negocjacji, w których w przeszłości strony uczestniczyły. Takich możliwości nie ma przed sądem powszechnym.

Arbitrażowi można poddać wszystkie spory o prawa majątkowe lub niemajątkowe, które mogą być przedmiotem ugody. Praktycznie na każdym etapie sporu można poddać się postępowaniu arbitrażowemu. Arbitraż jest dobrowolny. Nikogo nie można zmusić do arbitrażu. Z postępowania arbitrażowego można się wycofać w każdym czasie przed wyznaczeniem rozprawy. Później – za zgodą pozostałych stron. Możliwe jest też zawieszenie postępowania, jeśli zachodzą okoliczności uniemożliwiające nadanie sprawie biegu. Umorzenie postępowania nastąpi też w przypadku cofnięcia pozwu lub gdy postępowanie stało się zbędne lub niemożliwe.

Najważniejszą zaletą jest prostsza procedura postępowania, krótki czas trwania i zazwyczaj niższe i przewidywalne z góry koszty. Opłaty rejestracyjna i arbitrażowa ustalane są według taryfy opłat, obowiązującej w dniu wniesienia pozwu. Opłaty wnosi się jednorazowo.

Nie ma dopłat za poszczególne postanowienia sądu, wyroki wstępne czy wyroki częściowe. Nie ma też opłat od zażaleń ani apelacji, gdyż postępowanie jest jednoinstancyjne. Jest zaliczka na koszty podróży i noclegów arbitrów, tłumaczenia dokumentów i opinia biegłych. Tymczasem przed sądem powszechnym wpis sądowy uiszcza się w każdej instancji, łącznie z kasacją i od każdego zażalenia, a może ich być nieskończona ilość.

Postępowanie przed sądem polubownym jest z reguły jednoinstancyjne. W sądach powszechnych rozstrzyganie sporów, np. o zapłatę spornych należności, może trwać nawet kilka lat. W sądzie arbitrażowym czasami wystarcza jedna rozprawa. Oprócz tego arbitraż jest dyskretny. Postępowanie jest niejawne. Wszystkich uczestników obowiązuje zasada poufności. Poufny może być nawet sam fakt wszczęcia postępowania. W rozprawie biorą udział tylko strony, ich pełnomocnicy, osoby wezwane. Inne osoby – jedynie za zgodą wszystkich uczestników rozprawy. Arbitraż gwarantuje również poszanowanie interesów obu stron, a także ich tajemnic handlowych. Arbitrzy rozumieją biznes lepiej niż sędziowie państwowi. Mogą być wybrani przez przedsiębiorców do prowadzenia konkretnej sprawy stosownie do swojej specjalizacji i doświadczenia. Arbitraż jest często międzynarodowy. Nie ma więc uprzywilejowania strony, która jest u siebie i łatwiej jej byłoby bronić się przed swoim sądem powszechnym. Arbitrzy znają języki.

Wyrok, który zapada, jest ostateczny. W zasadzie nie ma od niego odwołania. Niektórzy widzą w tym wadę. Ale jest to zgodne z wcześniejszymi ustaleniami stron sporu.

Problemem może być to, że grono doświadczonych arbitrów jest stosunkowo wąskie. Sądy polubowne jednak prowadzą listy rekomendowanych arbitrów, aby pomóc stronom znaleźć odpowiednich specjalistów do składu sądu arbitrażowego.

Mają do wyboru trzy możliwości. Mogą dokonać tzw. zapisu na sąd polubowny w umowie; zawrzeć dodatkową umowę o poddaniu się pod arbitraż w momencie pojawienia się sporu (kompromis); albo wprowadzić klauzulę arbitrażową do swojego statutu spółki, fundacji, stowarzyszenia. Warto wyjaśnić, że zapis na sąd polubowny, nazywany inaczej klauzulą arbitrażową, to po prostu umowa o poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego. W klauzuli musi być wskazany przedmiot sporu (o co się spieramy) lub stosunek prawny (umowa itp.), z którego spór wyniknął lub może wyniknąć. Klauzulę można zamieścić w zawieranej umowie, fakturze, rachunku, statucie, wymianie korespondencji, na piśmie, a nawet w innym możliwym do utrwalenia środku komunikacji, takim jak internet, wymiana e-maili, telegramów czy rozmów telefonicznych nagranych za zgodą stron. Zwykle na końcu pisma, ale tak, aby stanowiła jego integralną część. Może mieć też formę aneksu do umowy. Brzmienie klauzuli ma wpływ na przebieg postępowania. Może zatem brzmieć np. tak: „Wszelkie spory, wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią, będą rozstrzygane przez (nazwa stałego sądu polubownego z podaniem jego siedziby) stosownie do regulaminu tego sądu”. Można dodać: „obowiązującego w dacie wniesienia pozwu”. Klauzula może zawierać dodatkowe postanowienia – liczbę arbitrów, miejsce postępowania, język itd.

Najczęstsze błędy w klauzulach to uprzywilejowanie jednej ze stron, np.: jednostronny wybór arbitrów, możliwość zmiany treści zapisu przez jedną tylko stronę, niewskazanie stosunku prawnego, którego spory mogą dotyczyć, nieprecyzyjne wskazanie sądu (niepełna nazwa, niewskazanie siedziby, błąd w nazwie lub adresie sądu), wskazanie więcej niż jednego sądu polubownego albo regulaminu.

Wyrok powinien zostać wydany w ciągu miesiąca od zamknięcia postępowania. Wyrok może być końcowy, wstępny lub częściowy. Sporządzany jest na piśmie i doręczany stronom po uiszczeniu wszystkich kosztów postępowania. Taki wyrok powinien zawierać motywy rozstrzygnięcia. Jeśli strona przegrana nie wykona go dobrowolnie, wyrok musi uzyskać klauzulę wykonalności lub zostać uznany przez sąd powszechny kraju, w którym ma być wykonany.

Przy okazji warto pamiętać, że wyrok w sądzie arbitrażowym zapada większością głosów. Arbiter przegłosowany może zgłosić zdanie odrębne. Wyrok nie jest ogłaszany, lecz doręczany pocztą, wraz z podaniem pisemnych motywów rozstrzygnięcia.

Jeśli nie da się uzyskać większości głosów arbitrów, bo każdy z nich ma inne zdanie, to wtedy zapis na sąd polubowny traci moc. W takiej sytuacji strony mogą wnieść pozew do sądu powszechnego.

Zapis na sąd polubowny z zasady wyklucza rozpoznanie sprawy przez sąd powszechny. Jeśli strona pozwana podniesie zarzut zapisu na sąd polubowny, to sąd powszechny powinien odrzucić pozew. Postępowanie przed sądem powszechnym rozpocznie się, jeżeli strona pozwana takiego zarzutu nie podniesie. Generalnie jednak sprawa raz rozstrzygnięta o to samo roszczenie pomiędzy tymi samymi stronami w arbitrażu nie może być ponownie rozpatrywana w sądzie powszechnym. Wyrok sądu arbitrażowego ma tę samą moc wiążącą, co wyrok sądu powszechnego po stwierdzeniu jego wykonalności przez sąd powszechny. Stwierdzenie wykonalności powinno trwać krótko.

W zasadzie nie. Stronom sporu przysługuje skarga o uchylenie wyroku jedynie z powodów formalnych, np. w przypadku braku lub wad zapisu na sąd polubowny, rozstrzygnięcia w sprawach nieobjętych zapisem, pozbawienia strony możności obrony jej praw, nieprawidłowego powołania składu, wydania innego wyroku w tej samej sprawie wcześniej, jego sprzeczności z podstawowymi zasadami porządku prawnego naszego kraju. Sąd wyrok uchyla lub skargę oddala, ale nie rozstrzyga ponownie sprawy za sąd polubowny. Do ponownego rozpoznania sprawy przez sąd powszechny po uchyleniu wyroku sądu arbitrażowego niezbędny jest nowy wniosek zainteresowanej strony.

Mediator wspomaga dialog między spierającymi się stronami i szuka kompromisu. Tymczasem arbiter rozstrzyga, kto ma rację. Mediacja jest tańsza, ale nie gwarantuje zakończenia sporu w sposób wiążący. Trudniej dochodzić wykonania ugody za granicą. W sądzie arbitrażowym ugodzie można nadać formę wyroku. Jeżeli mediator doprowadzi do ugody, obie strony mogą mieć poczucie wygranej. Opłata mediacyjna jest zwykle niższa od arbitrażowej. W niektórych sądach arbitrażowych opłata mediacyjna wynosi zaledwie 20 proc. opłaty arbitrażowej.

W praktyce mediację zawsze warto wybrać, gdy strony prowadzą jeszcze współpracę, a powstały spór przeszkadza w jej kontynuowaniu. Arbitraż wskazany jest wtedy, gdy nie można już samemu doprowadzić do rozwiązania sporu.

Procedura mediacji wygląda w ten sposób, że po złożeniu wniosku, wyrażeniu zgody na mediację i uiszczeniu opłaty mediacyjnej, strony powołują mediatora z listy mediatorów. Mediator organizuje spotkanie, wysłuchuje stron, może przedstawić różne propozycje ugody. Spotkanie może odbyć się z każdą ze stron z osobna. Oświadczenia, wnioski i wyjaśnienia, złożone podczas mediacji są poufne i nie mogą być brane pod uwagę w przyszłości, ani w postępowaniu arbitrażowym, ani sądowym (chyba że strony postanowią inaczej). W przypadku zawarcia ugody sporządzany jest protokół, zawierający jej warunki i osnowę. Na wniosek stron, ugodzie można nadać formę wyroku. Mediator wystąpi wówczas w roli arbitra i wyda wyrok taki, jaki strony ustaliły. Jeżeli do ugody nie dojdzie, to trudno. Przed stronami stoi możliwość arbitrażu albo procesu w sądzie powszechnym.