Beneficjent pomocy unijnej powinien wykonać zalecenia pokontrolne w ciągu czternastu dni

Przedsiębiorcy korzystający ze środków unijnych mogą zostać skontrolowani, czy prawidłowo realizują umowę o dofinansowanie. W czasie kontroli sprawdzana jest dokumentacja merytoryczna potwierdzająca realizację projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz dokumentacja finansowa. Inspektorzy dokonują oględzin zakupionego sprzętu, a przede wszystkim przeprowadzają rozmowę z upoważnionym przedstawicielem beneficjenta oraz innymi osobami z jego strony biorącymi udział w realizacji projektu.

Na podstawie upoważnienia

Kontrola przeprowadzana jest w miejscu lokalizacji projektu, a więc tam, gdzie jest on realizowany, przy udziale beneficjenta lub upoważnionego przez niego przedstawiciela. W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2. ("Integracje systemu IT beneficjenta z systemami jego partnerów") kontrola może zostać przeprowadzona także u partnerów beneficjenta, czyli u podmiotów, z którymi przedsiębiorca współpracuje w ramach bieżącej działalności (np. u jego dostawców, odbiorców, kontrahentów).

Czynności kontrolnych dokonują członkowie zespołu kontrolnego na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zespół kontrolny składa się z co najmniej dwóch osób. Jedna z nich pełni funkcję kierownika zespołu kontrolującego. Członkowie tego zespołu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych są zobowiązani do okazania beneficjentowi upoważnienia wraz z dokumentem tożsamości.

Osoby kontrolujące upoważnione są do wglądu do wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie objętym kontrolą, zbierania od upoważnionych pracowników beneficjenta ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczenia ewentualnych materiałów dowodowych. By umożliwić sprawne przeprowadzenie kontroli, beneficjent powinien zadbać, by dokumenty były należycie posegregowane, a dowody księgowe należycie opisane. Podczas kontroli ma on obowiązek okazać oryginały dokumentów.

Nadzór nad wydatkami

Przedmiotem kontroli jest ustalenie zgodności dostarczenia towarów i zrealizowania usług z umową o dofinansowanie projektu. Ponadto weryfikowana jest prawdziwość i prawidłowość wydatków przedstawionych przez beneficjenta we wnioskach o płatność.

Zakres przeprowadzanej kontroli obejmuje m.in.:

wocenę kwalifikowalności wydatków, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,

wsprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z jego księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu,

wsprawdzenie stanu realizacji projektu i jego zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym. [przykład 1]

Działania naprawcze

Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna o stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowościach oraz wskazująca wymagane działania naprawcze lub zalecenia oraz termin ich realizacji (do 14 dni). Informacja pokontrolna jest przekazywana beneficjentowi w terminie 21 dni od zakończenia kontroli.

Po otrzymaniu takiej informacji beneficjent może:

ww terminie 14 dni od jej otrzymania złożyć swoje stanowisko do instytucji przeprowadzającej kontrolę. Instytucja ta rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia co do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od ich otrzymania. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń beneficjenta skorygowana informacja pokontrolna jest przekazywana beneficjentowi do podpisu i odesłana w terminie 7 dniu od jej otrzymania;

wzłożyć odmowę podpisania informacji pokontrolnej, wówczas przekazuje on pisemne uzasadnienie odmowy wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej, w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.

Odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub złożenie do niej zastrzeżeń przez beneficjenta nie wstrzymuje wykonania zaleceń pokontrolnych.

Miesięczny okres wypowiedzenia

Umowa o dofinansowanie może zostać rozwiązana z miesięcznym okresem wypowiedzenia, gdy beneficjent odmówi poddania się kontroli lub będzie utrudniał jej przeprowadzenie. Umowa może być też rozwiązana, gdy podczas kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości np. odnoszące się do sposobu dokonywania zakupów/usług. Konsekwencją tego jest zobowiązanie beneficjenta do zwrotu środków pochodzących z dofinansowania. [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Niezgodność wykonania z harmonogramem

W trakcie realizacji projektu okazało się, że zakup dwóch usług nie będzie możliwy w terminie przewidzianym w harmonogramie rzeczowo-finansowanym do projektu. Podczas kontroli stwierdzono powyższe przesunięcie, o którym beneficjent nie poinformował PARP. We wnioskach pokontrolnych znalazło się zalecenie wystąpienia do PARP o wyrażenie zgody na zawarcie aneksu do umowy zmieniającego harmonogram rzeczowo-finansowy.

PRZYKŁAD 2

Nieprawidłowości w zakupie usług

Beneficjent realizujący projekt w ramach POIG 8.2. dokonał zakupu okablowania informatycznego oraz zasilaczy awaryjnych typu UPS u dostawcy stale zaopatrującego go w sprzęt komputerowy. Zakup sprzętu do projektu dokonany został zgodnie z cennikiem dostawcy, a potwierdzeniem jego zakupu i dostawy jest faktura VAT. Takie postępowania beneficjenta ujawnione w trakcie kontroli naraża go na zarzut nieprawidłowości w zakresie dokonania zakupu ww. sprzętu. Dostawca został bowiem wyłoniony bez zastosowania procedury oceny ofert z zachowaniem zasady przejrzystości i konkurencyjności. Ponadto beneficjent winien był zadbać o to, by zakup potwierdzony został nie tylko dokumentem finansowym - fakturą VAT ale także umową lub przynajmniej dokumentem zamówienia lub przyjęciem oferty zawierającymi opis sprzętu, termin i zasady jego dostawy oraz cenę i termin jej płatności. Konsekwencją stwierdzenia powyższych nieprawidłowości oraz braku ich usunięcia przez beneficjenta zgodnie z zaleceniem pokontrolnym może być zobowiązanie go do zwrotu części lub całości środków pochodzących z dofinansowania, rozwiązanie umowy o dofinansowanie, a nawet wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości.

Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców

Podczas kontroli projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ujawniono następujące nieprawidłowości:

● podawanie błędnej informacji o realizacji projektu lub jej brak w siedzibie lub na stronie internetowej beneficjenta,

● błędny sposób dokonywania zakupów towarów lub usług w projekcie,

● błędnie opisane dokumenty finansowe,

● brak przejrzystości dokumentacji finansowo-księgowej w zakresie możliwości powiązania dokumentów księgowych z innymi dokumentami potwierdzającymi zakup towarów lub usług oraz z środkami trwałymi zakupionymi przez beneficjenta,

● brak wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu,

● niezgodna z projektem jego lokalizacja,

● naruszenie harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu.

@RY1@i02/2012/026/i02.2012.026.21500030a.802.jpg@RY2@

Kamila Grabowska, prawnik, zajmuje się obsługą prawną podmiotów gospodarczych i zarządzaniem projektami

Kamila Grabowska

prawnik, zajmuje się obsługą prawną podmiotów gospodarczych i zarządzaniem projektami

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

Ustawa z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 42, poz. 275 z późn. zm.).

Ustawa z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tj. Dz.U. z 2004 r. nr 123, poz. 1291 z późn. zm.).