Wydać uwierzytelniony odpis bez żadnego błędu

Organy administracji publicznej niejednokrotnie spotykają się z żądaniami stron dotyczącymi udostępnienia im akt sprawy. O ile prawo takie faktycznie im przysługuje, o tyle zakres żądania niejednokrotnie przekracza zakres określony w obowiązujących przepisach.

Kryteria wydania

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267; dalej k.p.a.) kwestii udostępniania akt nie poświęca wiele miejsca. Najważniejsze regulacje w tym zakresie zostały zawarte jedynie w art. 73 i 74. Są one jednak wystarczające, aby posiłkując się orzecznictwem sądowym, wskazać, w jaki sposób powinno się odbywać udostępnianie akt przez organy administracji publicznej.

Jak stanowi art. 73, strona może w szczególności żądać wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, a jeżeli jest to uzasadnione jej ważnym interesem, może ponadto żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Już w powyższym zakresie widać więc wyraźnie, że stronie nie zawsze przysługuje żądanie wydania odpisów (w szczególności kserokopii) akt sprawy lub konkretnych dokumentów wchodzących w ich skład. Możliwe jest to bowiem wyłącznie, jeżeli zaistnieje po jej stronie ważny interes oraz odnosi się to jedynie do uwierzytelnionych odpisów lub kopii.

Warunki do spełnienia

Uprawnienie to jest przy tym na tyle szczególne, że spotkać się można nawet z orzeczeniami wykraczającymi poza ww. kryteria. Wskazać można w tym miejscu w szczególności wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 9 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Ol 890/10), zgodnie z którym "dopiero niemożność przybycia strony do siedziby organu i przejrzenia akt administracyjnych na miejscu może uzasadniać wydanie uwierzytelnionych odpisów w trybie art. 73 par. 2 k.p.a.". W podobnym tonie wypowiedział się także Naczelny Sąd Administracyjny Oddział Zamiejscowy w Rzeszowie w wyroku z 6 czerwca 2001 r. (sygn. akt SA/Rz 409/01). Według sądu "obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów i przesłania ich stronie (lub pełnomocnikowi) obciąża organ administracji jedynie wówczas, gdy strona (lub jej pełnomocnik) nie ma możliwości sporządzenia odpisów poszczególnych dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia w trybie art. 73 par. 1 w zw. z art. 73 par. 2 in initio k.p.a.".

Stronie nie przysługuje więc po prostu prawo żądania kserokopii dokumentów wchodzących w zakres akt sprawy. Pojawić mogą się w tym miejscu, co oczywiste, dwa pytania - o znaczenie zwrotu "ważny interes strony" oraz o różnicę pomiędzy kopią a odpisem. W zakresie pierwszego zagadnienia warto, tak jak przy wszystkich zwrotach niedookreślonych, przy których zakres interpretacji w sporym stopniu leży po stronie organu, odwołać się do orzecznictwa sądowego. [ramka]

Zwrócić należy przy tym uwagę na jeszcze jeden element. Prawo żądania wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy na podstawie art. 73 par. 2 przysługuje stronie. Nie przysługuje więc innym podmiotom, choć dostępu do nich mogą się domagać, po spełnieniu określonych warunków chociażby na podstawie przepisów ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).

Pewne zamieszanie terminologiczne powstać może w związku z posłużeniem się przez ustawodawcę w omawianych przepisach terminami "odpis" i "kopia". Założenie o racjonalnym ustawodawcy, który tych samych terminów używa w stosunku do tych samych desygnatów, nakazuje przy tym przyjąć, że nie są one synonimami. Co do zasady kopię można zdefiniować jako odzwierciedlenie dokumentu zapewniające jego identyczność z oryginałem, odpisem zaś jest jedynie odzwierciedlenie treści tegoż dokumentu. Co więcej, odwoławszy się do etymologii terminu "odpis", można by wskazać konieczność powiązania go z odręcznością.

Kopia a odpis

O ile więc kopia koncentruje się zarówno na treści, jak i na szacie graficznej dokumentu kopiowanego, o tyle dla odpisu główne znaczenie ma odzwierciedlenie treści w nim zawartej. Zakładać można przy tym, że "kopia" stanowi tym samym termin szerszy znaczeniowo niż "odpis". Należy jednak zwrócić uwagę, że przepisy k.p.a. w przedmiotowym zakresie tworzone były w okresie, kiedy nie było tak szerokiej dostępności urządzeń reprograficznych. Tym samym wydaje się, że dopuścić powinno się możliwość wydawania przez organy administracji publicznej na podstawie art. 73 par. 2 nie tylko odpisów, lecz także kserokopii żądanych dokumentów. Problem dostrzeżony został także przez orzecznictwo sądowe, które w przeważającej części dopuszcza wskazaną możliwość. Dla przykładu zgodnie z postanowieniem NSA z 19 stycznia 2010 r. (sygn. akt II OSK 2043/09) "uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach". Powyższe potwierdzone zostało także chociażby w wyroku WSA w Warszawie z 16 lutego 2012 r. (sygn. akt VIII SA/Wa 966/11).

Kiedy odmówić

Odmowa wydania uwierzytelnionych odpisów powinna nastąpić zgodnie z art. 74 par. 1 k.p.a., w szczególności w przypadku akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli "tajne" lub "ściśle tajne". Zasada ta odnosi się ponadto do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Przepis art. 73 par. 2 k.p.a. wskazuje jednak wyłączenia także w odniesieniu do innych dokumentów. Wymienić należy w tym miejscu w szczególności dokumenty sporządzone w trakcie postępowań w sprawie skarg i wniosków. Jak bowiem orzekł WSA w Warszawie w postanowieniu z 18 lipca 2005 r. (sygn. akt II SAB 334/03), "akta postępowania skargowego są dokumentami o charakterze wewnętrznym i nie można ich utożsamiać z aktami postępowania administracyjnego, których zasady udostępniania oraz formę odmowy regulują przepisy art. 73-74 k.p.a.".

Odmowa powinna nastąpić także w przypadku, gdy strona żąda wydania z akt sprawy odpisów, jednak nie wskazuje, że wniosek dotyczy odpisów uwierzytelnionych (patrz wyrok NSA z 29 marca 2001 r., sygn. akt II SA 2580/00), oraz, co oczywiste, jeżeli nie wykazuje swojego ważnego interesu.

Odmowa wydania uwierzytelnionych odpisów powinna nastąpić w formie postanowienia, na które przysługuje zażalenie (art. 74 par. 2 k.p.a.).

Co z opłatą skarbową

Zgodnie z załącznikiem do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, podlega opłacie skarbowej. Jej wysokość wynosi 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy.

Należy pamiętać przy tym o jednym ważnym elemencie. Zgodnie z art. 261 par. 1 i 2 k.p.a., jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności, a jeżeli w terminie tym należności nie zostaną uiszczone, podanie zostanie zwrócone lub czynność uzależniona od opłaty zostanie zaniechana.

W przypadku wniesionego przez stronę żądania wydania uwierzytelnionych odpisów organ będzie zobowiązany jednak załatwić podanie mimo nieuiszczenia należności. Zgodnie bowiem z art. 261 par. 4 pkt 1 k.p.a. jest do tego zobowiązany, jeżeli za niezwłocznym załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony. Ważny interes strony jest zaś, jak już wskazano, przesłanką wydania uwierzytelnionych odpisów. Powyższe nie oznacza zwolnienia strony z konieczności uiszczenia opłaty skarbowej, gdyż jak wskazuje art. 265 k.p.a. wszelkie nieuiszczone w terminie opłaty i koszty postępowania oraz inne należności wynikłe z tego postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

Ważny interes w orzecznictwie

w "Ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 par. 2 in fine k.p.a., może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych" - wyrok WSA w Warszawie z 27 lutego 2012 r. (sygn. akt II SA/Wa 2085/11).

w "Jako ważny interes strony może być potraktowana już sama potrzeba posiadania przez stronę uwierzytelnionych odpisów dokumentów, które mogą być wykorzystane przez nią w konkretnej sprawie administracyjnej. Nie jest istotne i pozostaje poza oceną zarówno organów administracyjnych, czy żądane odpisy (uwierzytelnione kserokopie) mogą być w rzeczywistości przydatne do wykazania lub przedstawienia określonych okoliczności, uzasadnienia zajmowanego stanowiska lub też poparcia przedstawianych argumentów" - wyrok WSA w Warszawie z 5 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 965/10).

w "Ustalenie ważnego interesu strony należy do organu administracji publicznej prowadzącego daną sprawę, jednakże oświadczenie strony powinno mieć dla określenia interesu strony podstawowe znaczenie" - wyrok WSA w Łodzi z 31 stycznia 2011 r. (sygn. akt II SA/Łd 1387/10).

w Z innej strony wskazać można także np. wyrok WSA w Warszawie z 31 maja 2005 r. (sygn. akt IV SA/Wa 304/05), zgodnie z którym "ważnym interesem strony" w rozumieniu art. 73 par. 2 k.p.a. nie jest zamiar wystąpienia do sądu administracyjnego ze skargą na decyzję.

w Na dodatkowe ograniczenie słusznie wskazuje także WSA w Warszawie w wyroku z 13 kwietnia 2011 r. (sygn. akt VII SA/Wa 58/11). Zgodnie z nim "strona występująca na podstawie art. 73 k.p.a. o wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów musi wskazać konkretne dokumenty znajdujące się w aktach sprawy, poprzez podanie np. numeru karty z akt sprawy, tytułu dokumentu, jego daty, aby jej uprawnienie do uzyskania dokumentów mogło być zrealizowane. Organ, do którego kierowane jest żądanie, nie może domyślać się, jakie dokumenty strona miała na myśli składając wniosek - to strona musi jednoznacznie sprecyzować, jakich dokumentów dotyczy jej żądanie".

@RY1@i02/2013/196/i02.2013.196.088000800.802.jpg@RY2@

Dr Jacek Murzydło

Dr Jacek Murzydło