Kiedy możliwe są niezapowiedziane kontrole w firmie

W znowelizowanej ustawie o swobodzie działalności gospodarczej przewidziano kilka sytuacji, w których nie trzeba przedsiębiorcy informować o kontroli. Wszystkie sześć wyjątków, które pozwalają na kontrole z zaskoczenia, przewidziano w art. 79 ust. 2 wspomnianej ustawy. Zatem nie trzeba zawiadamiać o kontroli, która ma być przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej. Nie jest wymagane informowanie o kontroli, której przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. Niezapowiedziana może być także kontrola jakości paliw, gdy jest przeprowadzana na podstawie ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw. Nie wymaga zawiadomienia kontrola prowadzona w toku postępowania antymonopolowego na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Nie ma obowiązku informowania, jeżeli przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. Niezapowiedziane kontrole są również dozwolone w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Przede wszystkim artykuły spożywcze, których kontrola prowadzona jest na podstawie prawa żywnościowego, które to w całości jest regulowane rozporządzeniami wspólnotowymi 178/2002 oraz 882/2004. Jedną z zasad tego systemu jest prowadzanie kontroli produktów spożywczych na wszystkich etapach produkcji oraz sprzedaży bez uprzedniej zapowiedzi. Polska Inspekcja Handlowa postępuje więc identycznie jak wszystkie jej odpowiedniki w Unii Europejskiej. Każdy mały, średni czy duży sklep czy hurtownia mięsna, sklep rybny, osiedlowy sklep spożywczy czy hipermarket mogą być skontrolowane bez uprzedzenia. W naszej ocenie tylko kontrole bez zapowiedzenia stwarzają szansę na szybkie wykrycie nieprawidłowości – w tym przypadku – związanych z jakością artykułów spożywczych, które są dobrami łatwo zbywalnymi, łatwo dostępnymi, a jeśli nie spełniają wymagań bezpieczeństwa – bardzo groźnymi dla konsumentów.

Z możliwości tej mogą korzystać wszystkie polskie inspekcje, nie tylko Inspekcja Handlowa. W praktyce chodzi o to, aby przeprowadzić kontrolę w każdym czasie, kiedy uzyskano informację, że przedsiębiorca np. wprowadza na rynek wyroby niespełniające zasadniczych wymagań czy fałszuje dokumenty. W takiej sytuacji inspektorzy powinni mieć prawo wkroczenia do hurtowni czy sklepu przedsiębiorcy, aby zapobiec wprowadzaniu do obrotu niezgodnych z wymaganiami wyrobów, a jednocześnie móc zabezpieczyć niezbędne dowody.

Od ostatnich nowelizacji przepisów praktycznie wszystkich tych, którzy w jakikolwiek sposób parają się produkcją, transportem lub sprzedażą paliwa. Cały łańcuch dostaw paliwa do konsumentów – od rafinerii, przez bazę paliwową, hurtownię, na stacji paliw kończąc. Istnieje też – po spełnieniu kilku warunków – możliwość kontrolowania paliwa przewożonego w cysternach. W takich przypadkach kontrola bez wcześniejszego informowania jest wręcz konieczna, niemożliwe staje się wówczas przygotowanie kontrolowanego do inspekcji i dokonanie przez niego działań utrudniających kontrole. Inwencja przedsiębiorców jest w tym ostatnim zakresie nieograniczona, a warto wspomnieć, że kontrole jakości paliwa nie tylko mają na celu bezpieczeństwo konsumentów, ich pojazdów, ale także ochronę środowiska, stąd wyjątkowe traktowanie tych kontroli przez ustawodawcę.

Są one przeprowadzane wtedy, gdy prezes UOKiK prowadzi postępowanie antymonopolowe albo o naruszenie zbiorowych interesów konsumentów. W praktyce zatem – kiedy przedsiębiorcy np. zawarli niedozwolone porozumienia cenowe z innymi przedsiębiorcami, nadużyli pozycji dominującej na rynku czy naruszyli zbiorowe interesy konsumentów – jeśli będzie prowadzona kontrola, to przepisy nie będą wymagały jej uprzedniego zapowiadania. Celem takiego unormowania jest przede wszystkim zabezpieczenie konsumentów przed niekorzystnymi efektami karteli, ale także ochrona uczciwych przedsiębiorców przed tymi, którzy stosują niedozwolone prawem praktyki.

Może się zdarzyć, że Inspekcja Handlowa otrzyma np. informację, że jakieś wprowadzone na rynek produkty zawierają składniki zabronione przez nasze przepisy. Takie produkty mogłyby stanowić bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia konsumentów. Inspektorzy powinni mieć wówczas możliwość szybkiej reakcji i skontrolowania tego rodzaju produktu bez konieczności zapowiedzi. Inną z sytuacji, która może uzasadniać skorzystanie z tego przepisu, będzie wypadek konsumencki, czyli sytuacja, kiedy konsument dozna uszczerbku w trakcie korzystania z produktu zgodnie z jego przeznaczeniem oraz instrukcjami obsługi. Dla przykładu: porażenie prądem użytkownika wiertarki powinno stanowić wystarczającą podstawę dla podjęcia natychmiastowych działań przez Inspekcję Handlową. Jeżeli w jej trakcie okaże się, że taki wyrób ma np. wadę konstrukcyjną mogącą stwarzać zagrożenie, to kontrolerzy będą podejmować dalsze działania mające na celu wyeliminowanie takiego wyrobu ze sprzedaży. Dzięki szybkiej kontroli można również zebrać odpowiednie dowody dotyczące danej sprawy.

Zasadą prowadzenia każdej działalności gospodarczej jest, że przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania się czy to w ewidencji prowadzonej przez urzędy gmin (w przypadku osób fizycznych), czy to w Krajowym Rejestrze Sądowym (w przypadku osób prawnych). Warunkiem takiej rejestracji jest podanie adresu zamieszkania osoby fizycznej lub adresu siedziby osoby prawnej. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca zmienia adres, lecz nie wprowadza tych zmian do rejestru. Jeżeli kontrolerzy podejrzewają, że taki podmiot może działać niezgodnie z przepisami, a przy tym znają jego aktualny adres, to mogą wejść tam bez zapowiedzi i sprawdzić wszystko na miejscu. Ten wyjątek może okazać się bardzo przydatny dla Inspekcji Handlowej, gdy przedsiębiorca będzie chciał utrudniać przeprowadzenie kontroli np. przez bawienie się z inspektorami w kotka i myszkę, unikając odbierania korespondencji. Warto w tym miejscu wspomnieć, że niezależnie od wskazanego w ustawie wyjątku istnieje na gruncie postępowania administracyjnego fikcja doręczenia. Przedsiębiorcy zdają się o tym nie pamiętać i udawać, że jeśli przez dwa tygodnie nie odbierali poczty, bo byli na szkoleniu czy urlopie – to tak, jakby tej korespondencji nie było.

Ogólne zasady kontroli pozostają oczywiście bez zmian. Kontrolę wszczyna i prowadzi inspektor po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do jej przeprowadzenia. Upoważnienie wydaje wojewódzki inspektor. Może się zdarzyć, że pobranie próbek produktu do badań lub wykonanie innych czynności kontrolnych będzie wymagało wiedzy lub umiejętności specjalnych. W takim przypadku wojewódzki inspektor może upoważnić do udziału w kontroli osobę niebędącą inspektorem, posiadającą odpowiednią wiedzę lub umiejętności.

Przeprowadzający kontrole mają obowiązek przeprowadzać je w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego. Wojewódzki inspektor może zarządzić w toku kontroli, w formie decyzji m.in. wstrzymanie wprowadzania do obrotu lub wycofanie produktów albo wstrzymanie świadczenia usług bądź niezwłoczne usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. Decyzja taka może zostać podjęta ze względu na bezpieczeństwo lub interes konsumentów albo interes gospodarczy państwa. Inspektor powinien zapoznać kontrolowanego lub osobę przez niego upoważnioną z treścią protokołu.

Protokół podpisuje inspektor oraz kontrolowany lub osoba przez niego upoważniona, w którego obecności przeprowadzono kontrolę. W przypadku przeprowadzenia kontroli w obecności innego pracownika kontrolowanego, lub w obecności przywołanego świadka, protokół podpisują także te osoby.

Dodam, że zgodnie obowiązującymi regulacjami, pracownicy Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, wyznaczeni przez prezesa UOKiK, są uprawnieni do nadzorowania kontroli przeprowadzanych na terenie kraju w celu sprawdzenia ich prawidłowości.

Przy okazji można wspomnieć, że przedsiębiorcy mają niekiedy problemy ze stosowaniem już od dawna obowiązujących przepisów. Przykładowo nie wiedzą, że za każdym razem, kiedy stwierdzą, że produkt wprowadzany przez nich na rynek jest niebezpieczny, mają obowiązek poinformowania o tym prezesa UOKiK, a jeśli tego nie uczynią – grozi im kara do 100 tys. zł. Dodatkowo niektórzy sprzedawcy nie zdają sobie sprawy z tego, że na gruncie obowiązujących przepisów są producentami, a nie dystrybutorami produktów. Oczywiście ci ostatni mają mniej obowiązków niż producenci, ale jeśli sprzedaje się jakieś towary, warto przejrzeć odpowiednie przepisy i przede wszystkim ustalić, jakich obowiązków przedsiębiorca powinien przestrzegać. Zdecydowanie lepiej uczynić to przed przyjściem inspektorów, choć Inspekcji nie należy się bać. Zanim podjęte zostaną działania daleko idące, jak na przykład decyzja o wycofaniu produktów z obrotu, inspektorzy dają przedsiębiorcom szansę na podjęcie działań dobrowolnych.