Dokumenty dla gminy można poświadczyć też u adwokata

W toku postępowania przed organem administracyjnym, np. wójtem, burmistrzem czy prezydentem miasta lub sądem administracyjnym, strony mają obowiązek przedstawić oryginały lub uwierzytelnione odpisy dokumentów. Od początku tego roku mogą one jednak łatwiej poświadczyć odpisy za zgodność z oryginałem. Zasady uwierzytelniania dokumentów zostały bowiem zmienione ustawą z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów, która dodała m.in. art. 76a do kodeksu postępowania administracyjnego. Na jego podstawie adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi czy doradcy podatkowi występujący w sprawie mogą poświadczać za zgodność z oryginałem odpisy, które składają do akt zamiast oryginału.

W rozważaniach dotyczących art. 76a kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.), można się spotkać z poglądem, że skutkiem dodania do k.p.a. tego przepisu postępowanie administracyjne w wypadku strony niereprezentowanej przez fachowego pełnomocnika w istocie sformalizowano i podwyższono jego koszty. Zlikwidowano przy tym dobry i powszechny zwyczaj administracyjny polegający na urzędowym poświadczaniu kopii dokumentów przez organy prowadzące postępowania administracyjne Czy istotnie owa nowelizacja przepisów spowodowała jednak skutki, o których wyżej mowa?

W zamierzeniu ustawodawcy miała ona na celu (co wynika z uzasadnienia projektu ustawy) odformalizowanie postępowania administracyjnego przez racjonalizację istniejącego obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów oryginalnych lub ich odpisów notarialnych. Przepisem tym dodano zatem wykwalifikowanym pełnomocnikom występującym w sprawie kompetencję do poświadczania za zgodność z oryginałem składanych w tej sprawie odpisów dokumentów.

Do czasu wejścia w życie wspomnianej nowelizacji pełnomocnicy ci na podstawie art. 33 par 3 k.p.a. mogli sami uwierzytelnić jedynie odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Na marginesie warto wszakże zauważyć, iż po wejściu w życie tej nowelizacji organ administracji publicznej może - w razie wątpliwości - zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 33 par. 3 zd. 3).

Już na pierwszy rzut oka można zatem stwierdzić, że kompetencje należące w tym zakresie do profesjonalnych pełnomocników zwiększyły się, ponieważ obecnie mogą oni poświadczać zgodność z oryginałem wszystkich składanych w sprawie dokumentów. Strona przez nich reprezentowana nie musi zatem ponosić dodatkowych kosztów, np. notarialnych, związanych ze zdobyciem tego rodzaju poświadczenia.

Czy jednak zmieniła się w tym zakresie sytuacja strony niereprezentowanej w sprawie przez fachowego pełnomocnika? Otóż niekoniecznie. Wspomniany na wstępie obyczaj administracyjny polegający na urzędowym poświadczaniu kopii dokumentów przez organy prowadzące postępowania administracyjne nie znajdował bowiem podstawy w obowiązujących regulacjach prawnych. Można by wprawdzie podnosić, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, które do czasu omawianej nowelizacji milczały co do formy składanych w postępowaniu administracyjnym dokumentów nie sprzeciwiały się takiej praktyce.

Trzeba jednak mieć na względzie, że kodeks ten formułuje w art. 6 zasadę działania organów administracji publicznej na podstawie przepisów prawa. Innymi słowy, do takiego czy innego działania muszą mieć stosowną podstawę prawną. Nie powinny zatem działać według zasady co nie jest zabronione, jest dozwolone.

Dodatkowo zgodnie z z art. 98 ustawy z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (Dz.U. z 2008 r. nr 189, poz.1158 z późn. zm.) to notariusz stwierdzał zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Jednakże stosownie do art. 101 owej ustawy minister sprawiedliwości mógł, w drodze rozporządzenia, upoważnić organy samorządu terytorialnego (i banki) mające swoją siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania niektórych poświadczeń dokonywanych przez notariusza.

Z delegacji tej minister skorzystał, wydając rozporządzenie z 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz.U. z 2007 r. nr 27, poz.185 z późn. zm.). Na podstawie przepisów tego aktu prawnego - w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej - wójt (burmistrz, prezydent miasta) jest upoważniony do poświadczania własnoręczności podpisu na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji. Może także potwierdzać oświadczenia stwierdzające stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie, jak również do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Jak widać, minister sprawiedliwości nie upoważnił zatem - pomimo iż ma taką kompetencję - organów samorządu terytorialnego w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do sporządzania poświadczeń zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem (oryginałem). Tym bardziej nie byłoby zatem uprawnione dokonywanie tego rodzaju poświadczeń przez te organy w miejscowościach, w których choćby jedna kancelaria notarialna się znajduje.

Nieadekwatne do prezentowanego na wstępie poglądu wydają się także orzeczenia sądów administracyjnych powołane przez jego zwolenników. Wywodzony przez nich "z przeciwieństwa" wniosek co do tego, że NSA aprobuje urzędowe poświadczanie dokumentów w toku postępowania administracyjnego, odnosi się bowiem do orzeczenia (sygn. akt III SA 110/03), w którym sąd ten słusznie wskazał na niedopuszczalność nadsyłania doń akt składających się z niepoświadczonych urzędowo kserokopii dokumentów. Oczywiste, że na takich skserowanych, a niepoświadczonych przez organ administracji aktach sprawy NSA zasadniczo nie mógł oprzeć swego orzeczenia. Tylko taka konkluzja wynika również z wyroku WSA w Białymstoku (sygn. akt II SAB/Bk 32/05), który stwierdził, iż "przy orzekaniu organ dysponował pełnymi aktami administracyjnymi, w których kopia każdego z dokumentów została uwierzytelniona przez organ i nie budziła wątpliwości sądu co do zgodności z oryginałami". Dokumenty, o które tu chodzi, to oryginały znajdujące się w aktach postępowania administracyjnego. Mając takowe w swoich aktach, organ mógł zatem sporządzić i poświadczyć ich kopie celem przesłania do sądu.

Wspomniane orzeczenia nie mogą natomiast stanowić podstaw do twierdzenia, że NSA aprobuje poświadczanie przez organ zgodności z oryginałem kopii dokumentów, których ten organ w ogóle nie posiada. Z kolei powoływany przez zwolenników kwestionowanego w niniejszym artykule poglądu wyrok NSA w Warszawie (sygn. akt I SA 953/00) stwierdzał jedynie, że "nie stanowi dowodu - i nie ma cech dokumentu urzędowego - odbitka orzeczenia wywłaszczeniowego, pozbawiona daty oraz potwierdzenia jej zgodności z oryginałem" i odnosił się do "odbitki" decyzji (dostarczonej przez stronę), której oryginał nie został przez stronę nawet przedłożony do wglądu. Chodziło tu zatem tylko o kwestię, czego sąd nie mógł w postępowaniu uznać za dowód (z pewnością nie mogła nim być owa niedokładna "odbitka)", a nie o to, czy lub że organ mógł ową "odbitkę" uwierzytelnić.

● notariusza

albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego:

● adwokatem;

● radcą prawnym;

● rzecznikiem patentowym;

● doradcą podatkowym.

Maciej Napierała

dgp@infor.pl

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz 1071 z późn. zm.).