Jakie prawa ma przedsiębiorca podczas wakacyjnej kontroli w firmie

W czasie wakacji nasilają się kontrole w firmach. Z powodu zagrożeń zatruciami gastronomię częściej kontroluje sanepid, a inspektorzy nadzoru budowlanego sprawdzają sezonowe prace prowadzone na świeżym powietrzu. W okresie największych upałów inspekcja pracy bada przestrzeganie przepisów bhp - w tym zapewnianie pracownikom bez ograniczeń zimnych napojów.

Przedsiębiorcę mogą skontrolować inspektorzy z ponad 40 organów kontroli oraz organów administracji publicznej, w tym m.in.: pracy, handlowa, sanitarna, ochrony środowiska, nadzoru budowlanego, ochrony roślin i nasiennictwa, ochrony środowiska, weterynaryjna, morska, transportu drogowego, kolejnictwa, a także regionalne izby obrachunkowe. Inspektorzy przeprowadzają kontrolę na zasadach określonych w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Zasady i tryb prowadzenia niektórych inspekcji - na przykład sanepidu - mogą jednak wynikać z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo z ratyfikowanych umów międzynarodowych.

Kontrole w firmach nie powinny być podejmowane z zaskoczenia. O zamiarze wszczęcia organ musi zawiadomić przedsiębiorcę. Wcześniejsze uprzedzenie kontrolowanego uzasadnione jest tym, by przygotował się i zgromadził odpowiednie dokumenty, udostępnił inspektorom lokal i stworzył warunki techniczne odpowiednie do wykonywanych czynności, a także zdążył upoważnić inną osobę do reprezentowania go podczas inspekcji w razie, gdy sam będzie nieobecny.

Tylko w siedmiu przypadkach wyszczególnionych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej kontrolę można rozpocząć bez wcześniejszego zawiadomienia właściciela firmy (patrz ramka). W takim przypadku w książce kontroli i w protokole kontroli zamieszcza się informację o tym, dlaczego przedsiębiorca nie został zawiadomiony przez organ o zamiarze wszczęcia.

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia organ kontroli określa miejsce i datę wystawienia dokumentu, oznacza przedsiębiorcę, który zostanie objęty kontrolą, wskazuje zakres przedmiotowy kontroli, a także oznacza organ, który ją przeprowadzi. Dokument podpisuje osoba upoważniona do zawiadomienia. Aby kontrola mogła zostać wszczęta, musi upłynąć co najmniej 7 dni od doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia. Jednak na wniosek przedsiębiorcy organ ma prawo rozpocząć ją wcześniej. Kontroli nie można rozpocząć po upływie 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Dlatego po bezskutecznym upływie terminu przewidzianego na wszczęcie kontroli organ musi ponownie wręczyć przedsiębiorcy zawiadomienie.

Inspektorzy rozpoczynają kontrolę w firmie dopiero po doręczeniu przedsiębiorcy dokumentu upoważniającego do wykonywania czynności oraz okazaniu mu swoich legitymacji służbowych, które upoważniają do przeprowadzenia kontroli. Tylko gdy muszą wykonać kontrolę, by przeciwdziałać popełnieniu: przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia, wykroczenia skarbowego, albo zabezpieczyć dowody popełnienia tych czynów - nie muszą wręczać przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej upoważnienia. W takiej sytuacji okazują tylko legitymacje służbowe.

Wykonanie czynności przy zastosowaniu ograniczonej procedury nazywane jest kontrolą na legitymację. Prowadzi się ją również w razie bezpośredniego zagrożenia życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. Jednak zawsze w razie wszczęcia kontroli na legitymację inspektorzy powinni poinformować kontrolowanego przedsiębiorcę o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli. Muszą to zrobić już po okazaniu legitymacji służbowej, ale przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej.

Już po wszczęciu kontroli na legitymację przedsiębiorcy muszą najpóźniej trzeciego dnia doręczyć przedsiębiorcy upoważnienie do jej przeprowadzenia. Gdy do firmy przyjdą inspektorzy, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy wręczone przez nich upoważnienie podaje dane wskazane w przepisach: podstawę prawną, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika organu uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej. Oprócz tego upoważnienie powinno zawierać oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą, zakres przedmiotowy inspekcji, datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia, podpis osoby udzielającej upoważnienia, a także jej funkcję lub stanowisko. Upoważnienie musi być opatrzone pouczeniem o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy. Jeżeli dokument nie zawiera tych wszystkich danych, to wówczas na jego podstawie nie można przeprowadzić kontroli.

Już podczas wykonywania czynności kontrolnych przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na to, aby zakres faktycznie podejmowanych działań nie wykraczał poza wskazany w upoważnieniu. Przekroczenie go stanowi podstawę do uznania, że kontrola prowadzona jest z naruszeniem przepisów.

Podczas wykonywania kontroli może się zdarzyć, że zmienią się inspektorzy bądź zmianie ulegnie zakres przedmiotowy kontroli albo miejsce prowadzenia czynności. Każda taka zmiana powoduje, że inspekcja musi wydać odrębne upoważnienie do prowadzenia kontroli. Natomiast z tego powodu nie może zostać przedłużony przewidywany wcześniej termin zakończenia kontroli.

Podczas kontroli w firmie powinien być obecny osobiście przedsiębiorca albo osoba przez niego upoważniona, która ma takie same uprawnienia i obowiązki w stosunku do inspektorów jak właściciel firmy. Na przykład zanim rozpocznie się kontrola inspektorzy mogą jej zamiast właścicielowi wręczyć upoważnienie do wykonania czynności oraz okazać swoje legitymacje służbowe. Przedsiębiorca powinien wskazać na piśmie, kto będzie go reprezentował podczas kontroli.

Inspekcja w firmie może być prowadzona również pod nieobecność przedsiębiorcy i osoby przez niego upoważnionej, ale wówczas inspektorzy powinni okazać legitymacje służbowe pracownikowi kontrolowanego. Nie może to być jednak każdy pracownik, lecz jedynie taki, co do którego na podstawie art. 97 kodeksu cywilnego można domniemywać, że ma umocowanie do dokonywania czynności prawnych. Chodzi o osobę, która znajduje się w lokalu firmy, na przykład w kontrolowanym sklepie, warsztacie rzemieślniczym, zakładzie produkcyjnym, kiosku, biurze fabryki, na placu postoju samochodów przeznaczonych do sprzedaży oraz w lokalu firmy, gdzie załatwiane są interesy związane z działalnością przedsiębiorcy. Zamiast takiego pracownika może być również obecny przywołany świadek, którym powinien być funkcjonariusz publiczny. Nie może być nim jednak pracownik inspekcji prowadzącej kontrolę.

Tylko w wyszczególnionych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej przypadkach przedsiębiorca może zostać skontrolowany podczas swojej nieobecności oraz nieobecności osoby upoważnionej. Na przykład gdy podjęcie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (również skarbowego) albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy trwa ono w toku postępowania prowadzonego z ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów bądź wykonanie jej zostało uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. W taki sposób można prowadzić ją również wówczas, gdy tak stanowią ratyfikowane umowy międzynarodowe.

Podczas inspekcji w firmie przedsiębiorca ma prawo się domagać, aby kontrolerzy przestrzegali przysługujących mu uprawnień. Kontrola musi być prowadzona sprawnie i w taki sposób, aby nie zakłócała funkcjonowania firmy. Gdy przedsiębiorca uzna, że jednak wykonywane czynności zakłócają prowadzoną przez niego działalność gospodarczą, i wskaże to na piśmie, to wówczas inspektorzy muszą uzasadnić w protokole kontroli, dlaczego takie czynności prowadzili.

Obowiązuje zasada, że kontrola wykonywana jest w siedzibie przedsiębiorcy, w godzinach pracy firmy albo faktycznie prowadzonej działalności gospodarczej. Tylko za zgodą kontrolowanego poszczególne czynności albo cała kontrola mogą zostać wykonane również w siedzibie inspekcji, pod warunkiem że usprawni to jej przebieg.

Podczas kontroli przedsiębiorca może uznać, że zostały naruszone przepisy. Wtedy ma prawo wnieść na piśmie sprzeciw wobec czynności, które zostały podjęte i są wykonywane przez inspektorów. Sprzeciw należy wnieść do organu, który podjął i wykonuje kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu zawiadamia też na piśmie kontrolującego.

Sprzeciw może dotyczyć m.in. naruszenia przepisów o zawiadamianiu przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia jej, prowadzenia kontroli pod nieobecność kontrolowanego lub osoby upoważnionej. Przedsiębiorca powinien wnieść go w ciągu 3 dni od wszczęcia kontroli. Musi go uzasadnić. Gdy w czasie trwania kontroli zostaną naruszone przepisy o czasie trwania inspekcji to wówczas bieg trzydniowego terminu rozpoczyna się w dniu, w którym został przekroczony limit dotyczący czasu jej trwania.

Po wniesieniu sprzeciwu czynności kontrolne zostaną wstrzymane na czas od doręczenia kontrolującemu zawiadomienia do rozpoznania sprzeciwu. Gdy od tego rozstrzygnięcia zostanie wniesione zażalenie, czynności kontrolne zostaną wstrzymane aż do czasu jego rozpatrzenia. Po wniesieniu sprzeciwu inspekcja może zabezpieczyć aż do jego rozpatrzenia dowody, które mają związek z przedmiotem i zakresem kontroli. Chodzi przede wszystkim o dokumenty, informacje, próbki wyrobów i inne nośniki informacji, które mogą stanowić dowód w czasie kontroli.

Wniesienie sprzeciwu ma wpływ również na bieg czasu kontroli. Wstrzymuje go na okres od dnia wniesienia do doręczenia przedsiębiorcy postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo o kontynuowaniu ich.

Na postanowienie wydane po rozpoznaniu sprzeciwu przedsiębiorca może wnieść zażalenie w ciągu 3 dni od otrzymania postanowienia. Natomiast rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia. Nie może jednak zostać wydane później niż w ciągu 7 dni od wniesienia zażalenia.

Gdy po rozpoznaniu sprzeciwu organ wyda postanowienie o kontynuowaniu czynności kontrolnych, wówczas inspektorzy prowadzą je nadal od dnia, w którym postanowienie doręczono przedsiębiorcy. Na to postanowienie kontrolowany może wnieść zażalenie. Wtedy termin dalszego prowadzenia czynności kontrolnych rozpoczyna się od dnia doręczenia mu postanowienia.

Przyjmuje się, że nierozpatrzenie sprzeciwu w terminie traktowane jest tak jak wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych i wywołuje takie same skutki prawne. Natomiast nierozpatrzone w terminie zażalenie rodzi takie same skutki prawne jak wydanie postanowienia, które uznaje jego słuszność.

Sprzeciw nie może zostać wniesiony m.in. wówczas, gdy wykonanie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego oraz zabezpieczenia dowodów jego popełnienia bądź gdy w takich wypadkach była prowadzona pod nieobecność przedsiębiorcy lub osoby przez niego wskazanej.

Czas trwania kontroli jest ograniczony, a w dodatku nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Zakaz równoczesnego podejmowania i prowadzenia kilku kontroli nie dotyczy m.in.:

● zasadności dokonania zwrotu VAT,

● kontroli niezbędnej dla przeciwdziałania przestępstwa lub wykroczenia (również skarbowego) lub zabezpieczenia dowodów ich popełnienia,

● gdy kontrola prowadzona jest na podstawie przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów,

● gdy umowy międzynarodowe nie przewidują takiego zakazu.

Zdarza się, że przedsiębiorca prowadzi działalność w kilku zakładach albo również w innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa. Wtedy ograniczenia co do równoczesnego podejmowania kontroli dotyczą zakładu lub tej części przedsiębiorstwa. W dodatku nawet wówczas gdy prowadzona jest w nich inspekcja, można równocześnie prowadzić czynności kontrolne zmierzające do zakończenia innej kontroli u tego samego przedsiębiorcy. Natomiast gdy firma objęta jest już kontrolą, a chcą w niej rozpocząć inspekcję pracownicy innego organu, to mogą odstąpić od podjęcia czynności i ustalić z przedsiębiorcą dla nich inny termin.

Ograniczenia dotyczą czasu trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym i zależą od wielkości przedsiębiorstwa. Dlatego kontrola tego samego organu nie może trwać dłużej w firmie niż:

● 12 dni roboczych - u mikroprzedsiębiorców,

● 18 dni roboczych - u małych przedsiębiorców,

● 24 dni robocze - u średnich przedsiębiorców,

● 48 dni roboczych - u pozostałych przedsiębiorców.

Można jednak ten czas przedłużyć z przyczyn niezależnych od inspekcji. Na przykład nie wlicza się do czasu kontroli czasu nieobecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej, gdy stanowi to przeszkodę w przeprowadzeniu czynności kontrolnych.

Każde przedłużenie czasu kontroli wymaga uzasadnienia na piśmie. Inspektorzy doręczają je przedsiębiorcy i wpisują do książki kontroli. Jednak przedłużenie to nie może naruszyć czasu trwania wszystkich kontroli przewidzianego w przepisach.

Ustawa dopuszcza też inne przypadki przedłużenia czasu trwania, np. gdy przy kontroli podatkowej zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego ponad równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania lub straty lub w razie niezłożenia deklaracji mimo takiego obowiązku. Wtedy kontrola może zostać przedłużona tylko do dwukrotności czasu trwania przewidzianego stosownie do wielkości firmy.

Do czasu trwania nie wlicza się też czasu powtórnej kontroli prowadzonej wówczas, gdy wyniki poprzedniej wykazały rażące naruszenie przepisów przez przedsiębiorcę.

Kontrola może zostać przerwana na czas niezbędny do wykonania badań próbek produktów lub próbki kontrolnej, pod warunkiem że jedyną czynnością po otrzymaniu wyników będzie sporządzenie protokołu kontroli.

Czasu przerwy nie wlicza się do czasu kontroli, gdy podczas niej firma mogła prowadzić działalność, a przedsiębiorca miał nieograniczony dostęp do dokumentacji i posiadanych rzeczy (z wyjątkiem próbki).

● kontrola zostanie przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

● kontrola jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia albo wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów na popełnienie ich,

● dotyczy jakości paliw i jest prowadzona na podstawie przepisów ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw,

● jest prowadzona w toku postępowania toczącego się na podstawie ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów,

● gdy uzasadniona jest bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

● gdy prowadzona jest u przedsiębiorcy, który nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby, bądź gdy doręczanie pisma na podane adresy było bezskuteczne albo utrudnione,

● kontrola wszczęta jest w przypadkach określonych w art. 282c ordynacji podatkowej (m.in. w przypadku niezgłoszenia do opodatkowania działalności gospodarczej, prowadzona jest na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

@RY1@i02/2010/149/i02.2010.149.087.0004.001.jpg@RY2@

(wzór) Sprzeciw

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj. Dz.U. z 2007 r. nr 155 poz. 1095 ze zm.).