Jakich formalności należy dopełnić, żeby prowadzić biuro podróży

Profesjonalne świadczenie usług turystycznych wymaga nie tylko uzyskania wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (osoby fizyczne) albo wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (spółki prawa handlowego). Jest to działalność regulowana, której rozpoczęcie wiąże się z koniecznością spełnienia przez przedsiębiorcę dodatkowych wymagań określonych w ustawie o usługach turystycznych (dalej ustawa) w tym m.in. zabezpieczeń finansowych oraz wpisu do urzędowego rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. `

Działalność gospodarcza w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych jest działalnością regulowaną. Świadczenie takich usług wymaga uzyskania wpisu w rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.

Działalnością regulowaną nie jest natomiast działalność gospodarcza agentów turystycznych, polegająca na stałym pośredniczeniu w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na rzecz organizatorów turystyki posiadających wpis do rejestru lub na rzecz innych usługodawców posiadających siedzibę w kraju.

Rejestr organizatorów turystyki i pośredników turystycznych, do których muszą wpisywać się organizatorzy imprez turystycznych i pośrednicy, jest prowadzony przez marszałka województwa, właściwego ze względu na położenie siedziby przedsiębiorcy. W wypadku przedsiębiorców zagranicznych właściwość zależy od położenia siedziby oddziału. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy mającego siedzibę i prowadzącego działalność organizatora turystyki na terytorium innego kraju Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) lub Konfederacji Szwajcarskiej, który nie utworzył oddziału na terytorium naszego kraju. Jeżeli zamierza on organizować imprezy turystyczne w Polsce, może wpisać się do rejestru wybranego przez niego marszałka województwa.

Wpis do rejestru jest dokonywany na wniosek przedsiębiorcy zawierający dane wymienione w art. 7 ust. 3 ustawy. Są to:

● firma przedsiębiorcy, jego siedziba i adres, a w przypadku gdy przedsiębiorca jest osobą fizyczną - adres zamieszkania,

● numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada,

● określenie przedmiotu działalności,

● określenie zasięgu terytorialnego wykonywanej działalności (obszar kraju, kraje europejskie lub kraje pozaeuropejskie),

● wskazanie głównego miejsca wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru oraz oddziałów,

● imiona i nazwiska osób upoważnionych do kierowania działalnością przedsiębiorcy oraz działalnością jego oddziałów.

Przedsiębiorca musi też złożyć u marszałka oryginał umowy gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej lub ubezpieczenia na rzecz klientów. Gdy dokumenty poświadczające zabezpieczenie finansowe są sformułowane w języku obcym konieczne jest przedłożenie ich przekładu dokonanego przez tłumacza przysięgłego.

Starający się o wpis przedsiębiorca musi dodatkowo przedłożyć oświadczenie, w którym potwierdza, że:

● dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych są kompletne i zgodne z prawdą,

● znane mu są i spełnia warunki wykonywania działalności w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych określone w ustawie. Oświadczenie musi zawierać także takie elementy formalne, jak: firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres; oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia; podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Inne wymogi proceduralne wiążą właścicieli firm, którzy zamierzają wykonywać usługi wyłącznie na terytorium Polski i przyjmować wpłaty za wykonane usługi na rachunek powierniczy. Muszą oni złożyć marszałkowi województwa dodatkowe oświadczenie, w którym zagwarantują, że organizowane przez nich imprezy turystyczne będą odbywały się wyłącznie na terytorium Polski, a wpłaty od klientów będą wpływały wyłącznie na rachunek powierniczy.

Od wpisu do rejestru organizatorów i pośredników turystycznych stawka opłaty skarbowej wynosi 514 zł. Z kolei za zmiany we wpisie do rejestru, jeżeli dotyczą one rozszerzenia zakresu działalności, trzeba zapłacić 257 zł.

Rejestr organizatorów turystyki i pośredników turystycznych jest jawny i umieszcza się w nim wszystkie dane zawarte we wniosku przedsiębiorcy, z wyjątkiem adresu jego zamieszkania, jeżeli jest on inny niż adres siedziby. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym, jednak nie jest to dzisiaj obowiązek marszałków województw.

Wpisany do rejestru przedsiębiorca świadczący usługi turystyczne zostaje ujęty także w wykazie prowadzonym w Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych. Wpis ten następuje z urzędu, na podstawie kopii zaświadczenia o wpisie do rejestru oraz kopii umów gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo umowy ubezpieczenia na rzecz klientów.

W ewidencji prowadzone są jeszcze wykazy przedsiębiorców wykreślonych z rejestru z urzędu i objętych zakazem wykonywania działalności polegającej na świadczeniu usług turystycznych. Także przedsiębiorców, którzy wykonywali działalność bez wymaganego wpisu do rejestru oraz tych, wobec których wszczęto postępowanie w sprawie wykreślenia z rejestru.

Podstawą wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych są następujące dokumenty:

● zaświadczenie o wpisie do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa,

● decyzja o wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru lub o zakazie wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru (wydawana z urzędu),

● decyzja o wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru (wydawana na wniosek przedsiębiorcy),

● decyzja o stwierdzeniu wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego bez wymaganego wpisu do rejestru,

● zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie wykreślenia z rejestru,

● decyzja o umorzeniu postępowania w sprawie wykreślenia z rejestru,

● zawiadomienie o zawieszeniu, przedłużeniu zawieszenia lub wznowieniu przez przedsiębiorcę wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego.

Przedsiębiorca organizujący imprezy turystyczne oraz pośredniczący w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych musi spełnić wiele warunków. Są one związane głównie z ochroną klientów, służącej temu, by mogli oni bezpiecznie wrócić do kraju i odzyskać pieniądze za niezrealizowaną usługę w razie ogłoszenia niewypłacalności organizatora imprezy.

W tym zakresie przedsiębiorcy muszą zawrzeć umowy dające zabezpieczenie finansowe, które w razie upadłości pozwoli na pokrycie kosztów powrotu klientów do miejsca wyjazdu lub planowanego powrotu z imprezy turystycznej. Zabezpieczenie finansowe musi zapewnić ponadto zwrot części wpłat wniesionych tytułem zapłaty za imprezę turystyczną, odpowiadającą części imprezy, która nie zostanie zrealizowana z przyczyn dotyczących organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego oraz osób, które działają w ich imieniu.

Przepisy wymieniają wprost, w jaki sposób organizatorzy i pośrednicy turystyczni muszą zabezpieczyć finansowo osoby korzystające z ich usług. Mogą to zrobić, wybierając jeden z poniższych sposobów:

● przez zawarcie umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej,

● przez zawarcie umowy ubezpieczenia na rzecz klientów,

● przez przyjmowanie wpłat klientów wyłącznie na rachunek powierniczy.

Ta ostatnia opcja jest obowiązkowa, w przypadku gdy przedsiębiorca wykonuje usługi turystyczne tylko na terenie Polski i złoży marszałkowi województwa oświadczenie o przyjmowaniu wpłat na rachunek powierniczy.

Przyjmowanie pieniędzy na rachunek powierniczy zwalnia z konieczności zawierania umów ubezpieczenia lub przedstawienia gwarancji. Przedsiębiorca może jednak sięgnąć po nie dopiero po prawidłowym wykonaniu umowy. Takie zmiany w przepisach zostały dokonane w 2010 r. i zabezpieczają klientów przed skutkami upadłości firm turystycznych.

Minimalna suma gwarancyjna, która musi być zapisana w takich umowach, została sztywno określona w rozporządzeniu ministra finansów z 21 grudnia 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia na rzecz klientów w związku z działalnością wykonywaną przez organizatorów turystyki i pośredników turystycznych (Dz.U. z 2010 r. nr 252, poz.1690 z późn. zm.).

Inne zasady zabezpieczenia podróżnych przed skutkami upadłości mogą dotyczyć przedsiębiorców zagranicznych mających siedzibę w innym kraju Unii Europejskiej, państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Za spełnienie warunku prowadzenia działalności z opisanym wyżej zabezpieczeniem finansowym jest uznawane posiadanie zabezpieczenia finansowego w formie, która jest uznawana w państwie, w którym przedsiębiorca ma siedzibę. W wypadku gdy jego równoważność jest niższa niż minimalna wysokość zabezpieczenia wymaganego od przedsiębiorcy mającego siedzibę lub oddział na terytorium Polski, przedsiębiorca zagraniczny musi przedstawić dodatkową gwarancję bankową lub ubezpieczeniową wyrównującą wysokość posiadanego zabezpieczenia finansowego do minimalnej wysokości zabezpieczenia obowiązującej w naszym kraju.

W przypadku skorzystania przez przedsiębiorcę turystycznego z możliwości zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na okres krótszy niż 24 miesiące przedsiębiorca ma prawo przedłużyć ten okres łącznie do 24 miesięcy. Musi on jednak zawiadomić o tym pisemnie marszałka województwa, który prowadzi rejestr, w terminie 7 dni od dnia zawieszenia, przedłużenia zawieszenia lub wznowienia wykonywania działalności. Co istotne, zawieszenie działalności nie może być sposobem na pozbycie się kłopotów związanych z realizacją zawartych już umów z klientami. Te, które zostały zawarte w okresie przed zawieszeniem, muszą bowiem zostać w pełni zrealizowane.

Przedsiębiorca turystyczny musi poinformować marszałka województwa o wznowieniu działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego. Jeżeli tego nie zrobi, organ prowadzący rejestr z urzędu obowiązkowo wykreśla go w drodze decyzji administracyjnej.

Należy pamiętać, że w związku z ostatnią nowelizacją ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w dniu 1 lipca 2011 r. uległy zmianie zasady zawieszania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej, co do zasady, na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Nowością jest to, że przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej (albo w różnych formach prawnych) może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach.

Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia wskazanego w tym wniosku, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność turystyczną mogą być kontrolowani zarówno przez marszałka województwa, u którego są wpisani w rejestrze, jak i przez ministra właściwego do spraw turystyki. Wymienione organy mogą sprawdzać ich w zakresie zgodności danych zawartych w przedkładanej dokumentacji ze stanem faktycznym i z uzyskanym wpisem do rejestru. Mogą badać też, czy przedsiębiorca nie łamie zasad wykonywania działalności gospodarczej określonych ustawą.

W razie stwierdzenia przez ministra właściwego do spraw turystyki uchybień w sposobie wykonywania działalności gospodarczej, występuje on do właściwego marszałka województwa o podjęcie stosownych działań. Wtedy organ, w zależności od stanu faktycznego, podejmuje stosowne działania.

W wypadku gdy przedsiębiorca złożył oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania tej działalności, które jest niezgodne ze stanem faktycznym, marszałek musi z urzędu wydać decyzję o wykreśleniu go z rejestru oraz o zakazie wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru przez okres 3 lat. Taka sama sankcja grozi w przypadku, gdy przedsiębiorca nie usunął naruszeń warunków wymaganych do wykonywania działalności regulowanej w wyznaczonym przez organ terminie albo stwierdzi rażące naruszenie warunków wymaganych do wykonywania działalności regulowanej przez przedsiębiorcę.

Sankcja w postaci zakazu wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego przez okres 3 lat grozi również w przypadku wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego bez wymaganego wpisu do rejestru. Wymierzająca ją decyzja zawiera w szczególności datę stwierdzenia wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego bez wymaganego wpisu do rejestru.

W ustawie znajduje się zamknięty katalog przypadków, kiedy można mówić o rażącym naruszeniu warunków wykonywania działalności organizatora turystyki i pośrednika turystycznego. Takim rażącym naruszeniem jest m.in. proponowanie lub zawarcie z klientem umowy o imprezę turystyczną bez uprzedniego zawarcia umowy gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej lub umowy ubezpieczenia albo bez złożenia oświadczenia o przyjmowaniu wpłat klientów na rachunek powierniczy. Jest nim także wykonywanie działalności poza zakresem terytorialnym określonym we wniosku lub przyjmowanie od klientów wpłat z pominięciem rachunku powierniczego mimo złożenia oświadczenia marszałkowi prowadzącemu rejestr.

Łamanie zasad prowadzenia działalności turystycznej może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale też karnymi. Świadczenie usług turystycznych bez wpisu do rejestru działalności regulowanej jest wykroczeniem, za którego popełnienie grozi kara grzywny (do 5 tys. zł) lub ograniczenia wolności (tj. 1 miesiąc wykonywania nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne lub potrącenie części wynagrodzenia za pracę). Na podobną odpowiedzialność naraża się przedsiębiorca, który nie zawiadamia organu prowadzącego rejestr działalności regulowanej organizatorów turystyki i pośredników turystycznych o zawieszeniu wykonywania działalności organizatora turystyki lub pośrednika turystycznego w terminie 7 dni od dnia tego zawieszenia. Taka sama kara grozi również organizatorowi turystyki, który wprowadza klientów w błąd co do posiadanych uprawnień osób, którym powierza wykonywanie zadań przewodnika turystycznego lub pilota wycieczek.

organizowanie imprez turystycznych - przygotowywanie lub oferowanie, a także realizacja imprez turystycznych

usługi turystyczne - usługi przewodnickie, usługi hotelarskie oraz wszystkie inne usługi świadczone turystom lub odwiedzającym

impreza turystyczna - co najmniej dwie usługi turystyczne tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną, jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godziny albo jeżeli program przewiduje zmianę miejsca pobytu

organizator turystyki - przedsiębiorca organizujący imprezę turystyczną

pośrednik turystyczny - przedsiębiorca, którego działalność polega na wykonywaniu, na zlecenie klienta, czynności faktycznych i prawnych związanych z zawieraniem umów o świadczenie usług turystycznych

@RY1@i02/2011/133/i02.2011.133.210.0004.001.jpg@RY2@

Wzory

Adam Makosz

adam.makosz@infor.pl

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. 2004 r. nr 223, poz. 2268 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra sportu i turystyki z 21 kwietnia 2011 r. w sprawie wzorów formularzy umowy gwarancji bankowej, umowy gwarancji ubezpieczeniowej oraz umowy ubezpieczenia na rzecz klientów, wymaganych w związku z działalnością wykonywaną przez organizatorów turystyki i pośredników turystycznych (Dz.U. z 2011 r. nr 88, poz. 499).